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前天晚上，我在邮箱里收到了一封意想不到的邮件。发信人是一位英语系的教授，她表达了对图书馆在暑假期间取消 Digital Theatre+ 数据库的强烈失望。
该教授强调，这个数据库并不仅仅属于戏剧和舞蹈学科。在她的课堂上，中世纪与早期现代戏剧的教学离不开其中的资源，学生们也经常在课外主动观看演出并进行讨论。她遗憾地指出，英语系在这个决策过程中完全没有被咨询。
我的第一反应
看完邮件，我的第一反应是：必须立即回应。于是我晚上十一点立刻写回邮件，感谢她提出的关切，并承诺会请负责馆藏策略的同事进一步调查和寻找解决办法。我同时表态：今后我们需要改进沟通过程，在涉及跨学科的资源调整时，提前听取更多学科的声音。
但在采购馆员正式回复教授之前，我要求负责采购的馆员先向我说明当初做出取消决定的背景与依据让我进一步评估以帮助决策。
取消的背景
采购馆员第二天一早很快给我整理了情况：
使用数据低：供应商报告显示，在过去三年中，数据库几乎没有使用记录；
价格逐年上涨：每年约有 3% 的增长；
学科反馈有限：戏剧与舞蹈系曾反馈该资源对他们帮助不大。
基于这些理由，他们在预算有限的情况下和戏剧系沟通后选择了取消。
这些理由在纸面上无懈可击，但英语系教授的反馈让我意识到，数据可能没有完整反映实际使用情况，尤其是跨学科的课堂教学。
我的指示
在了解背景之后，我明确给馆员下达了两点指示：
联系教授并解释取消的原委，让他们了解当初决策的逻辑，同时承认沟通不够充分。
积极与供应商交涉，争取重新订阅的可能，并探索如何用专项基金支付费用，以避免增加常规预算压力。
我强调：在回应教授时，不仅要传递解释，更要展现解决问题的诚意。
馆员的行动
馆员按照指示很快展开工作：
核查供应商数据：她怀疑统计存在误差，要求供应商重新拉取数据，并请求技术支持。
联系供应商谈判：她成功争取到一个更优惠的多年度续订方案，可以节省几百美元。
资金来源安排：她确认这一资源过去曾由专项捐赠基金支付，并建议继续沿用这一渠道。
征求学科反馈：她同时请教授比较 Digital Theatre+ 与另一套正在试用的 Drama Online，确保我们能订到最合适的资源。
教授们的回应
教授很快回信，表示非常感谢我们的快速跟进和透明沟通。她明确指出自己和学生确实在频繁使用这个资源，这也再次证明了供应商的统计并不能反映实际情况。她还承诺会在系里进一步收集意见。
我的反思
这次事件让我和图书馆员们深刻体会到几点：
数据不是全部 ——供应商的统计可能存在误差，也难以捕捉课堂内的实际使用。
跨学科需求常被忽视 ——一个表面上“戏剧类”的数据库，对英语等学科却至关重要。
沟通的重要性 ——如果能提前征求更多学科意见，很多误解本可以避免。
危机也是契机 ——通过这次事件，我们不仅争取到更优惠的订阅条件，也推动了未来沟通过程的改进。
结语
从一封教授的邮件开始，这件事经历了从取消到续订的转折。它提醒我，图书馆的工作不仅是管理资源，更是倾听和服务学术社群。只有不断改进沟通与合作，才能在有限预算下最大化地支持教学与研究。
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