——一个非母语者在主流学术图书馆的沟通实践

语言艺术是一种专业能力，尤其在大学这样的制度化组织（bureaucracy）中，语言的分寸（nuance）不仅仅是表达的方式，更是一种沟通策略，也是一种影响力的体现。

我还记得刚到耶鲁大学图书馆工作的时候，那时我是一名系统馆员，常常需要就系统问题、流程变更等事项向全馆发送邮件。当时我写邮件的方式比较直接，比如说“系统故障是因为你没有按照流程操作”，在我看来是技术事实的陈述，但这样的表达方式在当时的工作环境中，并不总是合适。我的上司的上司注意到这个问题，及时给了我指导。她不仅指出问题，更是特意为我买了一本《办公室邮件指南》，并告诉我，在办公室环境中写邮件，需要注重nuance——语言的细微差别，语气的拿捏，以及对人际关系和组织文化的敏感度。

这本书以及上司的教导，对我后来在图书馆界的发展有非常深远的影响。在像耶鲁这样高度制度化、多层级、以英语为主导的组织中，“怎么说”往往比“说什么”更关键。从那时起，我开始有意识地锻炼自己在公共沟通、政策制定和跨部门协作中的语言技巧。

最近，我所在的学校也面临人员优化，图书馆也有一个岗位被裁撤。在这个背景下，技术处理部门提出：由于人力不足，图书馆将不再接受一般实物捐赠（如书籍、DVD等）。他们起草的公告原文非常直接：“由于人手短缺，图书馆不再接受一般实物捐赠。”虽然表述并无错误，但在当前的敏感环境中，这样的说法可能引发不必要的联想，比如被误解为对裁员决定的消极回应，或者让外部人士产生“图书馆陷入困境”的印象。

幸好，我早前设定了一个内部流程：凡是涉及对外发布的政策公告，必须经我审核同意后才能发布。这次也不例外。我建议将公告进行改写，并将其置于更广泛的行业趋势中进行说明。最终的版本如下：

“图书馆将采纳当前大多数学术图书馆的最佳实践，调整捐赠政策：即日起，除特殊馆藏与档案外，图书馆将不再接受一般实物（如旧书、杂志、DVD等）捐赠。欢迎通过图书推荐渠道建议新书采购，我们将根据馆藏政策进行评估。”

这段文字背后，有几个重要考量：

• 从“被迫应对”转为“主动调整”：原稿强调“人手短缺”，容易传递出被动与资源匮乏的形象。改写后强调“采纳最佳实践”，展示的是专业判断与主动优化。

• 避免引发误解或负面情绪：没有人愿意看到自己向母校捐赠的好意被回绝，更不希望这种回绝显得冷冰冰。调整后的语气更为平衡，也留出了情感空间。

• 符合事实，也体现行业趋势：事实上，现在大多数大型学术图书馆都已经停止接受大批量旧书捐赠。原因很实际：编目和处理成本极高，而且由于加入图书馆联盟，我们已经可以通过馆际互借方式获得大部分文献资料，不再需要重复收藏。

在我参观哈佛大学东亚图书馆时，就曾看到他们有大量捐赠的旧书堆放在办公室角落，因人力有限无人处理。当我问这些书是否可以拿走时，对方干脆地说：“如果你有需要，随便拿。”

这类处理方式其实已经成为现实中的“潜规则”，只是我们选择用一种更加稳妥、有策略的方式来制度化它。语言在这里的作用，不是为了掩盖真相，而是帮助组织在表达变化与决策时，既能清晰传达信息，又能保持专业形象与情感温度。

对我个人而言，这种对语言分寸的长期锤炼，也正是我能够作为英语非母语者，在以英语为主导、白人为主流的学术图书馆环境中，不仅生存下来，更逐渐走到管理岗位的“秘密武器”。语言，不只是交流的工具，它更是一种文化适应力、一种组织智慧，甚至是一种领导力的表现。

有分寸的诚实，是对听众的尊重，也是对自己的信任。

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