昨天和张利华老师聊到信息管理系统开发的经历，今天就把原来（2006年）电子会务系统设计开发的思维图发出来，回忆整理下需要注意的地方；希望对需要承办学术会议的老师同学能有一点启发和帮助。

这个会议是自然科学基金委员会领头，几个学会和基金联合主办的国际会议，参会人数700左右，算是比较大型的一个国际学术会议。会议电子会务系统的设计、编码、实施以及前期维护运作，主要由我承担；全文审稿开始后，与人互动次数多起来，电子会务系统的运作就是一个团队了。由于当时国内外没有成型的在线电子会务系统和方案，所以一切都从零开始，自己开发。现在回头看去，一时反而不知从何说起。

这个电子会务系统贯穿整个会议，包含网站发布、在线通知、作者在线自助管理、在线摘要投稿、在线摘要审稿、在线全文投稿、在线全文审稿、在线会议注册、在线住房安排等功能；大概的思维框架，见下图（图很大，可点击看大图）。

清楚了大概的框架，设计编码就是简单的事情了，这里简单的说说需要注意的地方：

办公尽量自动化
主要是论文格式校对、文件格式转换等可以用技术手段来提高效率的地方，尽量用技术手段解决，不然极度耗费人力。比如论文格式校对，用宏来实现；修改意见等通知类邮件自动生成群发等。

数据安全
主要是数据备份以及病毒防护。由于文件交换量比较大，可能会遇到各种奇怪的病毒，因此积极防护病毒的同时，一定注意数据备份。同时也要保证团队计算机的正常高效运行。

系统设计注意容错
比如实际运作过程中，总可能出现一些地方不能访问网站、邮件不能正常投递等情况。因此在电子会务系统的设计过程中，需要考虑手工处理这些问题。

团队建设
会议中后期的财务、催审、住房、迎送等需要耐心的工作，细心的女孩子处理可能比较合适。

现在回忆整个系统的设计与运作，只有一个遗憾，就是后期和酒店住房数据接合不够好，导致部分学者没有住到网上预定的房间；其他功能都正常的承载了会议运行的需求。

系统的框架基本由上图表达出来了，具体实施和开发可能还会遇到一些技术性的细节问题，目前的开发工具和软件可能也有了更好的选择，这里就不赘述。

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