任何一个人，都可以成为一个项目管理者。项目有大有小，大者如三峡工程、“鸟巢”工程、“世博会会馆”工程。小者如一个住宅小区建设项目、一条公路或铁路修建工程等等。更小者，如科研资料查询工作、办公室卫生打扫工作等等。无论工程量大小、复杂度高低、涉及人员多寡、延续时间长短、最终项目交付物质量好坏等等，项目实施的目的都是要达到项目成功。那么，作为一个项目管理者，如何保证项目成功呢？今天就以近期我们研究所办公室打扫卫生的事情为案例，用项目管理过程中的5W1H（亦称“六何”）为分析框架，谈谈项目管理者如何运用系统思维确保项目成功。

对很多人来说，打扫卫生，这事根本不值得一提。然而，“一屋不扫，何以扫天下”。打扫办公室卫生，事虽小，系统思维却不可小视。

W1——Why：为什么要打扫卫生？

即明确做事目的。这次打扫办公室卫生，与往常每日一次的日常性卫生打扫不同，尤指每隔一段较长时间才进行一次的办公室大扫除。其具体要求为两点：一方面，就办公室整体环境而言，需做到整体布局更加整齐有序、办公环境更加洁净舒适。如门窗洁净、地面一层不染、墙壁恢复雪白面貌、空间保持宽敞明亮等等；另一方面对每个办公室成员来说，应确保私人领域不破坏办公室整体形象。每个办公室成员的私人领域，如办公桌桌面避免摆放过多私人用品扰乱办公秩序；抽屉内物品摆放整齐，防止露出不雅之物影响他人视野；办公桌周围避免因摆放其他杂物破坏个人领域整体美感，如此等等。以上既是具体要求，也是打扫办公室卫生的具体目标。总体而言，打扫目标即为：实现办公室整洁有序、宽敞明亮，使办公室成员在此环境中工作时心情舒畅。

W2——What：打扫卫生是怎么回事？

即明确任务对象，确定需要做什么。对“what”的确定，不能仅仅停留在这次任务就是“打扫卫生”这个概念性认知层面，还应进一步思考并确定操作层面的任务内容。就像项目管理中，在项目实施之前，都会进行概算、预算以及施工组织设计等事前计划工作，大概确定项目实施过程中的成本、工期、人员、材料、机器设备以及工作流程等。同样，在办公室卫生打扫过程中，也需要对该项目的实施流程进行事前预演，预估大概工程量、参加人员、持续时间以及所需物品等。

W3——Where：需要打扫哪些地方？

虽然地点非常明确，就是研究所办公室，但这并不代表已经非常清楚具体要打扫哪些地方。有些人可能理解为打扫公共区域，如门窗、地面等等，私人区域不便集体打扫。有些人理解任何地方都需要打扫彻底，私人区域亦在打扫范围内。当理解不同的情况下，怎样统一认识，则需要项目负责人确定并协调。大扫除，顾名思义，必定是彻底打扫一番，如果有人因怕麻烦而坚持只需要打扫部分地方即可，而项目负责人也信之、从之，则项目范围没有明确好，即项目范围管理未能做到位，也将导致项目失败。

W4——When：打扫卫生的时间？

打扫卫生，应属于在工作时间以外需要处理的事情。那么，时间怎么定？什么时候开始？什么时候完成？总共预计花多长时间？首先，我们确定一个信息，在接受任务安排时，确定是在第二天中午打扫卫生。因此，则需先确定两个基本原则：第一，不耽误办公室成员的正常工作；第二，不影响大家中午必要的休息。根据中午12：00-14：30是休息时间，那么在两大原则的指导下，打扫卫生的总时间最好控制在1个小时以内，午饭后，12：30开始，13：30之前结束。

W5——Who：由谁打扫？

即确定项目实施人员。通过预估工程量、预计项目实施开始时点、结束时点以及持续时间，最后则需确定项目实施人员。首先，确定项目总负责人，任务怎么分配，这是在前面的基础上，则需要选择参加人员。这次任务工程量不大，并不需要每个人都参加，那么哪些人参加，哪些人不参加，则需考虑清楚。如下级参加就可以完成的事情，那么就不需要上级出马。需要男生处理的重体力活，尽量用男生而不用女生。需要细心认真的人处理时，就尽量不用马虎大意之人。如此等等。

所有这些分析以及项目的实施，最终目标都是要达到项目成功。项目成功，不仅要做到“合格”（按时、保质和保量），还需做到“满意”（项目实施人员、顾客、业主等项目干系人满意）。不论是对5W1H哪一个方面进行思考，到最后确定，都需要从系统思维的角度出发，否则任何一方面没有处理好，就容易导致整个项目的失败。

生活中，有很多项目管理的案例存在，而我们往往会忽视系统思维的指导作用。在处理事情的过程中，往往指哪打哪。我们现在读研过程中，就存在很严重的单一化思维现象。例如，导师安排一项工作，在科研项目开展初期，需要查阅一些基本信息资料方便写项目申请书、项目前期调研等工作的开展。那么这项工作的最终目标是什么（Why）？该查哪些资料（What）？安排哪些人查资料，各人员怎么分配（who）？查到的资料什么时候提交给老师（When）？到哪里查这些资料（Where）？以怎样的形式提交（How）？等等。当我们接到这项任务时，什么时候提交，以什么形式发给老师等自己不确定的信息，都没有先咨询清楚。说查资料就查资料，那好，就蒙着头查吧。结果呢？查了老半天，却没见查到什么有用的信息。这个现象，只是我们研究生生活中的冰山一角，还有很多类似的情况，枚不胜举。

之所以在这谈项目管理者的系统思维，是因为在我们的学习生活中有太多这类事情值得我们反思和回味。生活就是这样，如果你不去想，浑浑噩噩也是一生。如果你不思考，朽木头脑也能过一辈子。只是，我想，我们读书不就是为了更清楚地认识自我，更好地提升自我吗？有值得我们回味反思的事情，为什么不就此多练练兵呢？

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