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办公条件和氛围固然会影响工作效率，但自己的工作方法和拖延症也足以成为桎梏。
伏案工作的效率有提升空间
马臻
大学教师除了讲课、参会、指导研究生和做实验，大部分工作时间都在伏案工作中度过。所谓伏案工作，可以是坐在桌子前看书、思考、在纸上写字，但大多数时间其实是对着电脑从事文字工作，无论在写论文、修改论文，还是在填写表格、写进展报告、回复电子邮件。那么，伏案工作究竟有什么奥秘呢？
在办公室伏案工作有氛围
提升伏案工作的效率，首先要有好的工作环境和工作的规律性。为什么暑假里，有些教师在家里的工作效率低下？这是因为，暑假在家没有工作的紧迫性，也没有规律性——不需要每天八点开车或者坐车、骑自行车去单位上班。在暑假，做点这个、做点那个（去超市购物、招呼小孩、做饭、外出游玩），时间一会儿就过去了。暑假里，斜靠在沙发上看碟片，甚至翘着个二郎腿。坐姿不佳，等看完碟片，就容易疲惫，想睡觉。而且，平时忙了一个学期，身体处于亏空状态；一到暑假，自己就会放松下来。暑假里，在家里即使有电脑，也很难集中精力干工作上的事情。
在办公室工作，好在有工作环境和氛围。温度——有空调；氛围——有办公桌、电脑（含手提电脑和大屏幕）、书橱、资料。我在办公室工作，没有浏览和工作无关网页的习惯，也不经常看手机，而是坐在电脑前，把事情一件一件地做完。如果一个人坐一间办公室，那自然是最好的。也曾经和另外一位老师坐一间办公室，我们背对背，各自面对着墙，工作效率也还可以。
伏案工作，并非一定得在办公室。有时候，我跑在外面，会见缝插针地在书店或者茶馆找座位打电脑。有的书店设有喝茶、喝咖啡的座位，顾客也不多。有的茶馆人少，甚至有包厢，在那儿坐着打电脑，效果还行。但没有大屏幕，所以也只是权宜之计。
我要是出差在外，也会在旅馆里伏案工作。那时候，没有家庭杂事的干扰，工作效率也是挺高的。
曾经有一段时间，校园封闭了，不能去学校，我在家里，坐在阳台的书桌前打电脑。只要习惯了这种做法、接受校园不能去了的现实，在家打电脑的效果还是可以的。
伏案工作的注意事项
就像记者采访要做好准备工作一样，在办公室开始工作之前，也要做好准备工作。温度、茶水等外部环境条件只是准备工作的一部分，还要做好办公资料的准备。办公资料包括参考书、参考文献、填写表格的通知和前期文书资料等。
更重要的，是进入一种工作心理状态，即事先要搞清楚：我今天到办公室来，上午要做什么、解决什么问题，下午要做什么、解决什么问题。不带有目的性地到办公室、看看自己能干什么，这只能偶尔为之。也许，每天打开电子邮箱，自然有事情飞了出来。但是，推进工作要有计划和目的性，不能混到哪里算哪里。
我的口袋里往往会揣着一张或者几张纸头，里面写下了近期要做的事情。每天，我做完一件事情，就划掉一件事情。
有些事情，集中精力，用今天上午、下午以及明天上午、下午的时间就能做完。而有些事情，需要接续努力。在做后者的过程中，很可能有别的事情不断地飞过来。这时候，只要沿着一个大方向不断推进，最终还是能够把后者做完，也不会耽误不断飞过来的别的事情。
伏案工作还要注意：不要拖。有些小的事情，比如电子邮箱里飞过来的花少量时间就能做完的事情要及时处理，或者分配给别人处理。如果小的事情堆积起来，自己会感到很烦，或者会耽误这个或者那个工作任务。
这是一个问题——因为有些飞过来的事情意义不大，但还是要处理。这会让自己的内心备受煎熬——丢掉吧，怕有后果（别人说你没有做）；不丢掉吧，零零碎碎地需要花一些时间，自己做了这些事之后，会感到不爽。
在重要的事情还没有完成的情况下，不要被别的东西所吸引。比如说，有时候我会在伏案工作的间歇，开始“漫游”，从一本书看到另外一本书，还看报纸，这样，时间就在不知不觉中流走。
换言之，如果自己在办公室里集中精力、按部就班做几件事，那么这些事会以较快的速度完成。但一旦事情琐碎、各种无意义但必须要做的事情飞过来，或者自己有拖延症，那么事情就会被耽搁，效率也会低下。
伏案工作要注意休息。有的老师一坐就是两三个小时，这会影响身体健康。
克服自己的心理障碍
很多人做事情会有心理障碍，我也会有。不作为或者拖延症是一种心理障碍。比如我去外地参加招生宣传，回来后，就是没时间去整理出差的发票，不愿意及时去报销。再比如，有的科研工作者论文被“枪毙”了，就是不愿意马上把论文改投别的杂志。
为什么会这样？
这涉及人的动机，或者说管理学、心理学、组织行为学中的激励理论。
人有拖延症，根据我自己的感觉，原因在于三点：1）不做这个事，没有惩罚（就是并非火烧眉毛）。比如，不整理出差发票，以后整理出差发票还是可以报销。2）做了这个事，没有奖励。3）事情太琐碎，或者有些难度，以至于当事人感到要克服自己内心或者实际上很大的“能垒”。比如，科研工作者的论文被好的杂志“枪毙”了，被审稿人批得一钱不值，自己感到需要花好多时间才能把论文改完，并且也不知道文章能不能命中下一个杂志。
还有第四个原因：有的人太过于精益求精、完美主义。举个例子：有的科研工作者同时改三、四个研究生的论文。她的丈夫说：应该先把一篇论文投出去，然后集中精力搞第二篇论文；旧的文章没有投出去，新的文章不能搞。但是她就是每一篇文章反复修改而不投稿。
我想起曾经看到一个外国谚语，原话是，对于一个好的铁匠，要Think twice, cut once。就是做事情之前，要想清楚怎么做；但做事情的时候，一次搞定。
在办公室从事文案工作切忌来回掰扯——时间是有限的，手头的任务又那么多，不可能什么事情都做到100%完美。有时候，我对妻子说：either this or that, just do something！这就是说，不要太过纠结怎么做事情才是最优解，也不要纠结自己的选择是不是最完美的选择；每天到了办公室，如果不知道什么是最优解，那就只管一件件地做事，做掉一件算一件。
说起来容易，但做起来难。在新的学期，希望工作效率更高一点！
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