这是《大兵从研记》的

第 11 回

随着课题越来越多，人员比以前多起来，一件事情一直困扰着大兵:

每月提交月总结报告，但是上个月做了什么，人一多，就有点记不清楚了，甚至有的人没交，最后却说自己交了，到底交没交，扯不清了；

每次讨论完，确定了下步的计划，但是什么时候完成的，结果是什么，一旦没有去问小兵，这事可能就不了了之了；

有时候小兵磨洋工，到底忙了些什么，也不清楚；

重要的样品（接受和给出）经常放着放着就找不到了，昂贵的试剂耗材用着用着也不清楚还剩多少，放在哪里了，有时候要用的时候才发现已经没有了；

有时候出现过的错误，掌握到的经验，当时明白了，可是事后就忘记了，也没有办法形成一个可以传承的经验，后来的新兵接着犯错，反复的重头开始。

总之，就是一团乱麻啊……

有没有什么方法，可以清晰的制定目标（时间、内容）、追踪结果、把握时间、统计数据呢？为了解决这个问题，大兵做了很多尝试，在几年的时间经历了一个变化的过程。

     阶段一：纸版的月报    

“能不能模仿公司里的周报、月报制度呢？”这是第一次尝试。大兵将每个人的月度目标和结果制成一个表格，打印出来贴在办公室门上。

但进行了一段时间之后发现进行不下去了，最主要的是因为没有考核与追溯，最后完成情况经常没有人写，因为就算不写也没有什么事，认真写也没有什么好处，导致往往该交的时候，大兵得催大家现写，有的人就随便写了。这样也导致，写的目标也不是真的目标，没有起到计划的作用。此外，纸版的收集起来，最后也不会进行进度的跟踪、复盘和总结，只起到一个收起来的作用。最后这种做法也就不了了之了。

    阶段二：word周报+例会   

当组织足够大的时候，开启了每周一的例会制度，由几位大兵汇报各组的进展，整理各小兵的每周工作结果和下周的工作计划，形成一个word的周报。

这样的好处是，每周小兵们做了什么，都得有汇报、有结果，哪怕是失败的结果，或者一个长周期的实验，进展到哪一个阶段了，这周做了什么总得向大兵、老兵有个说法，磨洋工的无所遁形，大兵对实验进展的把握会更精准。这个办法妙就妙在是在公开场合说，大部分人都有羞耻心，并不想在这么多人面前展现的是一个太糟糕的形象，所以“被动”的每周要有一些进展。这对偷懒的小兵来说，可不是一件好事  但是对勤奋努力的小兵来说，自己的努力能够被看见。

但这样的形式对大兵来说也还是有不足，每周下来有非常多个文件，但是文件之间是割裂的，想要找什么时候做了什么内容，需要挨个打开文件，如果有不同的课题，还得打开一堆文件，顺着时间去看。麻烦，太麻烦了……

    阶段三：在线表单+例会    

随着一些在线文档工具的出现，比如金山文档，WPS，等，大兵想能不能利用一下呢？于是给每个小兵提供了一个属于自己的在线周报excel表，包含日期，实验内容，实验结果，提交报告情况，下周计划。为了使经验和错误可记录，还增加了一下经验萃取。

这样做以后，每个人的实验进程清晰可追溯，进度慢了、快了，之前遇到什么问题了，都很容易串起来回忆，多久没写报告了也一目了然。当然，还是结合例会效果更好，即使没有例会，也一定要在每周的固定时期查看周报，并根据周报的结果、计划和相应的小兵讨论，不然，周报写不写没有后续，就又流于形式了，一定要让其成为习惯。但还是有缺点：一年下来到底写了多少文章和报告总结，需要自行统计，不是太清楚；表格有点丑；想要找到与周报上内容相关的报告有点麻烦，如果忘记保存到文件夹里了，就找不到了。能不能再优化一点点？

     阶段四：升级的在线智能表单+例会     

某天，大兵突然发现有智能表单，尝试了一下，哎呦不错哦~

在原有的基础上增加了附件，报告数量，根据报告上的数据可以自动生成甘特图（查看不同内容所用的时间），仪表盘（统计如报告数量，经验数量，每个月的报告数量，不同内容的数量）。大兵使用了一年后，感觉效果不错，界面美观、整洁、填写方便，后来推广到整个大课题组。接下来就聊聊大兵觉得不错在哪里。相比普通表单的凌乱，新的智能表单的默认字体和界面都很整齐，最重要的是，可以设置每列的格式，对懒人特别友好。

方便在于：1） 日期不用手写了，直接点

2）可以设置单选和多选。大兵经常要做不同的项目或工作内容，有时候负责人要选不同的小兵，但一个字都不想多打，直接设置选项，以后大家点点鼠标就好了

3）可以贴附件，上传下载都很简单，word、excel，ppt，图片等都可以。上传附件的优点在于当需要回头讨论当时内容的实验结果时，数据就在手边，有多少结果，一览无余；当需要异地办公时，有个云端可以提取；可以协作办公。

4）根据报告上的数据可以自动生成甘特图，用于查看不同内容所用的时间

5）自动统计每年的报告数量和经验萃取的数量，年底时看看大家的情况,也可以统计每个月的报告情况。

6）可以添加评论，做备忘。还可以@小兵

       在线表单的进一步应用      

尝到了在线表单的甜头之后，大兵想，能不能解决一下其他的问题？

——接收、外送样品台账——

表格中设置日期，接收方/提供方，样品名称，数量体积，样品信息（包含信息表和样品照片），接收人/提供人，存放位置。

当存在与其他课题组、单位合作的时候，台账的作用尤为重要。万一遇到收到的样品有问题，可以当时就留下记录，也便于查找，避免某天需要扯皮或者调查可能样品存在的问题时，很多信息由于在不同的小兵那里保存，可能出现丢失，或者压根不清楚有没有收到样品相关信息。每次收到或对外提供样品时，大兵都会要求小兵及时登记。有时候遇到项目合作方说已经寄出了某个样品，但是时间太久了大兵也不记得，一查台账，就马上能确定。

当然，台账要准确，大兵就需要及时核实样品信息到底登记没有，因为偶尔确实会出现漏填的情况，小兵当时说马上填，结果扭头就忘。

——物料采购台账——

有的课题组是每个人自己和销售定，有的是有统一的采购管理员。大兵组里是后者。如果能有一个清晰的列表，既能做到让大兵、老兵对谁花了多少钱，什么材料昂贵心里有数，又能让小兵知道自己买的材料多久了还没到，可以去催一下，还能让其他的小兵知道组里谁已经定了什么，自己要用的话就不用重新去买了，材料用完的时候很容易找到再次采购所需的信息，对材料和经费管理会有帮助。于是，大兵又做了一个在线的采购台账。有采购需求的人填写：采购物品名称，信息（货号、厂家、规格等），采购人，项目号。负责采购的人填写：采购日期，是否到货自动生成：未到货时间。（日期、项目号、采购人、是否到货等能用单选用单选，能点鼠标搞定就不打字，主打一个要对懒人友好）采购需求人填写好要的信息，就不需要负责人花很多精力去统计，大家随时更新。项目号是便于管理不同的材料从哪个项目经费出，最后可以统计支出经费。采购人填采购日期是让需求人知道到底买没买，到没到。未到货日期设置了距离采购日期的天数函数，没到货就会显示，到货了就无。

还设置了仪表盘，对超过14天（可以自己设置）的耗材自动生成列表，便于管理人去催销售。其实除了这两个例子以外，大兵还研究了经验集锦（随时有个教训就记录下来，附件贴上相应的附图或报告），模版集锦，关键耗材台账（登记有哪些试剂，放在哪里，使用注意事项，说明书贴在附件里）

    注意事项     

1.以上的内容都是为了希望能更清晰的管理、掌控而进行的尝试，它注定了是站在一个特定的角色而设置的，而被约束的某些人并不一定开心，因为一些个人行为将会被放在公开透明的场合，比如花钱多，偷懒等。其实周报的表也可以作为个人对自我目标管理的工具，看看自己的时间都花在哪了，谁说一定是要为别人做的呢？

2. 只有齿轮运转起来，流程运行起来才能执行下去。大兵的单位通过例会制度解决了周报的问题，通过多次的督促，使台账得以运行下去。这个过程中，如果在早期缺少严格的执行，那必然不了了之；这个过程中一定会出现一些小兵总是需要督促，但是没有关系，提醒一次不行就提醒两次。经过一两年的试验，大兵发现刚开始总要提醒，但近期很少需要提醒了，一旦成了惯例，新人来了会自动遵守。

3. 为了齿轮更好的运转，设计一定要足够简单方便，懒人友好。熵减要做工，麻烦的事情要靠意志力坚持的都很难坚持，哪怕是一件你认为简单的事情，除非这件事情上被动的加上了压力，不做会有后果。不要埋怨为什么这么简单的事小兵都做不好，而要想怎么做能让小兵更容易做到。求有不得，反求诸己。

4. 不要为了管而管，一定是有必要的，符合自己需求的。以上的探索都是因为大兵苦其久矣，确实起到了捋清楚的作用。工具很强大，这里也只是少量功能的个性化应用，到底有没有必要存在，看各人。

5. 形式不重要，重要的是为了解决自己遇到的问题，积极寻求方法，实践。大兵也有遇到一些人总是抱怨遇到的问题，可是抱怨有什么用呢？焦虑有什么用呢？

6. 注意管理权限，保密的东西不要用在线文档，不希望课题组资料外传的，一定要设置协作者权限。

最后，文中说到的周报模版链接如下：周报模板 https://kdocs.cn/l/cqEvSWaZwMnE

打开后请另存后再编辑，现在设置了权限，只能预览。对了，手机也可以填哦。

也欢迎各位有经验的朋友评论区分享自己的经验~。