如果我们具有了很大的知名度，或者当我们的事业蒸蒸日上的时候，自然来稿就会很多，很多知名的、一流的作者就会主动地给我们写稿。那个时候，约稿也许会成为编辑工作中一项不重要的工作。但目前，我们还不具备那样的实力，所以约稿依然是我们稿件最重要的来源。所以，我们有必要把这个环节讲得细致一些。
    1．约稿的前提：大家知道，约稿最重要的是要有约稿的对象，也即一个作者群。我们每个人，都有用很多的时间来开发自己的作者群。现在科技的发达，为我们开发作者提供的非常方便快捷的条件。我们可以从网上查找，可以从兄弟报刊上找，还可以通过我们遍及全国的发行人员来联系，当然，我们也可以利用一些开会的机会，结识更多的人，组建自己的作者队伍。每个编辑，要保持自己周围有一个优秀的作者团队，但是这个团队不能一成不变。我们要保持作者队伍的新鲜度，这也就保证了我们报纸的新鲜度。因为一个作者给我们写稿时间久了，会形成一种思维定势，阻止了我们报纸的创新。更何况，新的教师在不断成长，有许多很有思想很有实力的教师都希望能在教学之余写一些文章，或者是为得些稿费，或者是为评职称，或者是为了提升自己的品位。因此，发现、开发并培养新作者，永远都是我们光荣而神圣的职责。
    2．约稿的方式：约稿的方式包括写信约稿、电话约稿、E-MAIL约稿、手机短信约稿等。但因为时间和效率问题，写信约稿已不常用，我们最常用的是电话约稿和E-MAIL约稿、手机短信约稿，有时候，还是这几种方式的综合运用。
    我们经常采用的方式是：先给作者发一封E-MAIL，写明约稿要求，然后再打一个电话，询问是否收到，并落实回稿时间。事实证明，这种方式是比较可行的。当然，也可以给作者发了E-MAIL后，用手机发一个短信告知作者查收并落实时间也可以。如果内容比较简单，单纯的电话约稿也是可以的。
    3．约稿的语言表达要求：说到这一点，首先要求大家明确自己和作者之间的关系。作者大多都是有教学实践的，有许多还是教育方面的专家。我们首先要怀着一种尊重的心情，来面对我们的作者。他们永远都是我们的老师，他们永远都最有资格评论教学和学习。而我们，许多时候都是通过与他们的谈话或者通过看他们的稿件来提高我们自身的水平的。所以我们约稿时，语言要注意以下两点：第一，要用尊敬的、询问的口吻，如“想请您百忙之中写篇稿子，您有时间吗？”或者“我们要得很急，您看两天内回稿可以吗？”而绝对不可以用命令的口吻：“请务必在两天内回稿”“如果两天内不作回复，视为自动放弃”“让你写稿，是给你一个机会，你一定要抓住啊”等等。永远不要把自己放在高于作者的地位，永远不要用施舍的眼光去面对作者。第二，约稿表述要清楚。听说过一个作者把一篇稿子改了六遍才算交差的故事，这件事还就发生在我们报社。后来位作者在网上的论坛里发布了一些很不利于我们的言论。我想，这其中一定有我们编辑表述不明的问题。所以，约稿时表述一定要清楚。
    4．约稿的内容：约稿的内容至少应该包括以下几个方面：第一，对作者的问候、感激或称赞，引起作者的好感；第二，说明自己要约稿的内容及格式和字数要求；第三，说明回稿时间。第四，最好附上样稿或样报。现在，我们语文版给作者约稿，只要是课文辅导或阅读训练的，都要求给作者附写作的样稿。而样稿，也是可以不断更新的，因为总有一些作者的写作超越了样稿的要求，写得更有创意。没有样稿可以参照的，一定要把相关要求说得更明确一些。
    5．约稿中可能会遇到的几个问题及处理办法：
    第一，作者拒绝怎么办？要先看看他拒绝的理由是什么，是最近太忙呢，还是根本就不了解或不认可我们的报纸呢，要区别对待。如果是太忙，可以告诉他：以后有机会再和他合作；如果是不了解或不认可我们的报纸，就有必要首先向对方介绍我们的报纸，并尽可能快地给对方寄去自己的报纸。首先我们要用诚意去约稿，但如果许多的诚意也打动不了这位作者，那就可以放弃这位作者。
    第二，普通话说不好怎么力？在约稿中，我们要扬长避短。首先我们要努力说好普通话，但如果实在说不好，就多写几封邮件，发挥自己写的才能，同样能够有好的效果。
    第三，作者写回来的稿件不符合我们报纸的用稿要求怎么办？首先我们要有一定的鉴别能力，能够鼓励和保护作者的创意，而不能用一个标准随意切割作者的作品。但如果确实不属于创意而属于败笔，或者是作者不负责任的应付，我们就应该积极地想办法。处理的办法一般有两种：一种是打回去，重新强调一下要求，请作者自己修改；一种是编辑自己修改。编辑要提高自己的业务水平，能够和敢于修改作者的稿件，但要注意修改不可以违背作者的愿意，或者改得更加糟糕。
    4．约稿中体现的编辑的个人魅力：我们常听说向某某名家约稿，有的人就约得着，有的人就约不着。这里面，个人魅力占有很重要的作用。在约稿中，你要展示你的真诚，你的智慧，你的才情，你的实力。或者要以情动人，或者要以理服人，或者要以才摄人。在与作者的交流中，你要用内行的语言和作者对话，作者能感觉到在和一个有水平的人打交道，因而也很高兴。你要用乐观的心态和作者交流，使作者感觉是在和一个快乐的人打交道。编辑和作者交朋友，确实是一种双赢。