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秘书工作手记3 学会办事——阅读笔记

已有 1810 次阅读 2022-6-21 17:24 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

 

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【 书 名 】秘书工作手记3 学会办事
【 作 者 】像玉的石头
【 ISBN 】978-7-302-59661-5
【 出版社 】清华大学出版社
【出版时间】2022-01

笔记

   办事要讲礼仪和规矩,礼仪绝不是繁文缛节,那是人心中最柔软的地方。 


   办事要会说话,很多事,可办可不办,话说得好,能办的可能性就大。 


   办事要注重细节,小事也能让你脱颖而出。 


   办事要有耐性,身处职场的长跑,笑到最后才算笑得最好。 


   “丛林法则”真的从人类社会完全消失了吗?我们真的不用再面对“生存竞争”了吗?答案当然是否定的。
学会办事,“学会”的过程本质上就是认识职场规律、适应职场规律的过程。
   世上只有一种英雄主义,就是认清了生活的真相后依然热爱生活。”成为一个成熟的人,去面对复杂的世界。 


   一个单位能搞得好,绝对不是仅仅靠氛围开明、环境民主、大家畅所欲言,而是靠领导远见卓识、杀伐决断,带着大家目标一致往前走。
   “画布策略”的关键是,小人物在工作上给大人物帮助,为大人物铺路,让大人物把事情做得更漂亮,以此来换取自己发展的机会。 


   “守正”我们可以理解为乐观正派,任劳任怨,总能扎实靠谱地完成工作。
   “用奇”则是用心体会琢磨,盯住领导的需求和关切,勇敢地抓住每个露脸出彩的机会。
   守正和用奇结合在一起,才能在职场发挥最大的效用。 


   我们总希望领导对我们的认识是基于理性的、全面的、深入的,但这是一种美好愿望。现实中,往往领导没功夫、没精力,更没时间,如你希望那样理性全面深入地认识你,了解你的工作,他的判断或许更多来自感性认识,也就是短暂的、浅层次的印象。面子功夫和花样直接作用于感性认识,它管用的道理就在这儿。 


   古语说“试玉要烧三日满,辨材须待七年期”。这是一种理想,在现实生活中其实是非常难做到的,领导不可能通过很多事来对你进行判断。领导对你的印象,往往来自一两件小事。 


给领导送文件之前:

  • 把文件吃透

  • 不要有基础错误 翻一翻文件形式上有没有错漏,最关键的是别缺页,还有页码编号是否连续,字体是否一致,有无空白页,有无打印不清晰页等。

  • 要注意形象

  • 有点儿眼色

  • 注意细节 你要搞清楚今天是几月几号。 


   有好事的时候,要把领导当普通人看。领导身上有好事发生时,你可以把你们之间的级别差距、身份差距先放到一边,去换位思考——如果是我,作为一个普通人,碰到这个事情希望别人怎么做呢?然后来决定自己应该怎么和领导沟通, 


领导眼中的靠谱:

  • 懂得 接受任务的时候,问清楚、记清楚,不要光点头说好,埋头干活,特别是真的不理解、没听清的地方,要敢于提问。

  • 记得 一件事可以在两分钟之内完成,你需要马上完成它,或者在两分钟之内委派给他人,否则就把这件事推迟、存档或丢掉。

  • 反馈 最重要的一条就是让他看到你的“进度条”和“实时位置”。

  • 核查 出手前再看一遍,把错误发生的概率降到最低。 


   要把小领导往大了看,把大领导往小了看。 


   推活当然可以,也有技巧,但你要做好领导对你有意见的准备,你到底更看重什么,或者想发展到什么程度,自己内心得有数。
如何把推活的负面效应减到最小:

  • 提高效率

  • 抓大放小

  • 摆出不容回避的客观事实

  • 适当管理领导预期 通过适当方式,向领导传达合理正当的工作节奏是怎样的。

  • 态度柔软

  • 提供备选方案

人各有志,说到底,怎么选,还是自己的事。无论如何,愿大家在“加班还是推活”这个问题上都能做出不让自己后悔的选择。 


   微信几乎没有容量、字数限制,在换行的时候就不用再抠抠搜搜地节省,完全可以怎么好读、怎么容易区分怎么来,这是很重要的一点。 


   发语音,越来越成为上级对下级的一种权力,尽量不要给领导发语音。
   一条100字的短信,可能5秒钟就能看完,但是,语音30秒甚至1分钟才听得完。
   而且语音不方便重复查看,也不方便检索。 


   发图片或Word、PPT、PDF等文档要有摘要或说明。 


   有些文件明确需要领导在电脑上打开,比如某些稿件,需要领导用修订模式直接修改,这时最好不要只是微信发送。 


微信就是你的第一人格:

  • 朋友圈其实是公共场所,千万不要搞错了性质,把朋友圈当成一个树洞或自家客厅。

  • 不回别人微信,或许算不上十恶不赦,有可能那会儿是真的在忙。但不要一边不回别人微信,一边在朋友圈到处点赞,被人看到,就铁定是你的错了。

  • 不要老在朋友圈抱怨工作苦,工资低,更不要说领导对你不好、不关心。

  • 求点赞,求投票,求转发,求购买,发此类信息真的要慎重。

  • 在群里问问题,最好发红包,人家凭什么帮你啊?

  • 群里找人帮忙或问问题,不要搞得太复杂,更别强人所难。

  • 点赞,回复,虽然俗气,但还是要有,谁发完朋友圈之后不是等着数点赞呢?

  • 发微信不是聊QQ,不要问“在吗?”更不要连问好几次“在吗”“方便吗”。有事儿您直说。

  • 有些表情包还是很好用的,比如捂脸这个表情,在拒绝道歉甚至求人的时候简直不要太传神。

  • 直接发实时语音或视频聊天显得非常粗鲁。

  • 有些人会把自己和别人的聊天记录发到朋友圈。石头实在是不敢和一个说话时先把录音笔掏出来的人有什么深交。

  • 争取用一条信息把问题或者事情说清楚,不要一句话发一次,一件事情发十几条微信,只有情侣之间才能这样。

  • 加好友的时候,说清楚自己是谁。

  • 清理好友,这种事悄悄干就行了。

  • 假如没有及时回复微信消息,还是稍微解释一下,比如在开会,在忙,迟复为歉,等等。

  • 最好用真实姓名和真实头像,至少让人能够比较清楚地知道你是谁。

  • 千万不要用符号做自己的名字,别人找你的时候会非常麻烦,切换输入法都要搞半天。

  • 回复别人的时候,不要说嗯、啊、呵、行,如果是谈恋爱,这种回复基本要完。在工作中也不可取,还是说是的、好的、没问题,能够凸显职业素养。

  • 发表情包也是有礼貌地结束聊天的一种好办法。

  • 有单位的人还是不要在朋友圈做微商了吧。

  • 上班时间尽量别发朋友圈,尤其是发些跟工作无关的。

  • 无论是谁,新认识的人尽可能留个电话,加个微信,指不定什么时候就需要联系谁。 


   手头事再多、活再急,别人来找他时,他总是暂时放下手中的活计,起身,站着和别人交流;办完事,他也不立即坐下,而是寒暄着把来访者送出办公室门,甚至送到电梯口,甚至坚持挥手到电梯门关上的一刹那。
   这看似简单、技术含量为零的“起身和相送”,或许才是能让别人真正感受到重视、尊重、热情和温暖的关键。 


一般生活场景礼仪

  • 坐电梯的时候别着急,讲究后进后出,无论上下都让领导先走。门打开时自己务必第一时间迈出门、按着门,等领导出来。

  • 电梯靠内侧中间是好位置,把领导往那儿让。跑腿的小同志站在按电梯的地方就行了。

  • 别人给你递名片,站起来双手接着,然后认真看一遍,也可以把他的职务念出来,配之以钦佩的表情,以示重视。

  • 别主动跟女同志握手。

  • 坐车的时候,让领导和客人先上,自己后上,一般车的右门为上、为先、为尊。

  • 有幸领导开车送你,记得坐在副驾驶,坐后排那是把领导当司机了,很不礼貌。

  • 经常去别的办公室串门是个好习惯,但记得先敲门,即使门开着也要敲。

  • 除非特别紧急的事,午休时间别给人家打电话,上班的人就指望中午那会儿躺躺了。

  • 开会的时候手机记得调成静音或震动。

  • 在饭局上,手机最好不要拿出来,更不要有任何竖起来拍照的动作。

  • 刚进入单位的年轻人,参加各类饭局,大部分时候,我们的职务和年龄都是最小的,落座的时候记得自觉坐到最差的位置,也就是靠门的位置或服务员上菜的位置。

  • 如果有职位更高、年龄更长的抢了“最差”的位置,可以先去请“抢”了你位置的人去坐更好的位置,如果他不愿意或者比较推辞,那你可以大方地和你方领导开着玩笑解围:“领导,您坐这儿那我就只能找个缝钻进去了。您上座,我坐这儿方便搞服务。”

  • 如果是正常的公务活动,吃完要拍照留念,在征求对方同意的前提下,注意选好背景,可选择墙面、窗外景色等为背景。

  • 跟领导们在饭桌上吃饭,你要时刻明白自己在饭局中的定位,大部分时候我们都是饭桌上的“服务员”。

  • 陪领导走路也是有讲究的,一般领导和客人在内侧,你在外侧“保护”。至于走在前面还是后面,具体问题具体分析。如果大家对环境不熟悉,你应该在前面引导;如果就是在你们单位楼下花园,那你就老老实实在领导和客人后面跟着。

  • 钱的事千万别拖,钱的事儿对绝大多数人来说都是第一敏感的事儿。 


领导的精力和时间就是最大资源。所以,和上级的沟通一定是由你发起,别等他找你。

  • 领导需要掌握情况

  • 领导乐于把控进度

  • 让领导感到被尊重

  • 要规避风险 


   汇报形式是多种多样的。既有正式当面汇报,也不要忽视一般性通报、顺带提一句、发短信、打电话、集中汇报、紧急汇报甚至俏皮的汇报。 


   有时候人的身体状态也会影响心情。午睡的时候、困顿的时候、生病的时候,都不是汇报的好时机,尽量避开。 


当众发言的“四个有”

  • 有准备

  • 有态度

  • 有说法

  • 有“爆点” 


   竞聘当然要争取一时的输赢,但是无论输赢,我们都要追求更长远的目标,那就是让在场所有人看到你、认可你,让大家觉得你是一个诚恳谦逊的人,是一个可造之才、可用之人。 


寒暄找话题大法

  • 朋友圈中找话题

  • 穿着打扮上找话题

  • 看天气找话题

  • 看新闻找话题

  • 围绕孩子找话题

  • 聊八卦找话题

  • 说胖瘦找话题

  • 用“最近怎么样?”找话题

  • 万能的微笑 


   不管人前还是人后,只说单位和领导的好话,绝不说单位和领导的坏话,这应该成为一种习惯。 


在单位特别拉好感的几个小妙招

  • 带打饭和零食

  • 记住生日

  • 伴手礼

  • 私下致谢

  • 工作不掉链子

  • 尽量不发飙

  • 不要打破砂锅问到底 


怎么装成很有城府的样子?

  • 大事小事不透底 对于不好的事,即使再小,也坚决不直说

  • 设密码

  • 走路慢

  • 说话缓 


到上级单位借调注意事项

  • 上级单位借调人,不是让你去镀金的,肯定是来干脏活累活的。调整好心态,乐于吃苦负重是搞好工作的关键。

  • 新到一环境,先考虑融入。同事虽然不是领导,处得愉快了,适时给你指点一二,人事关系啦,编制情况啦,进人要求啦,能让你少走不少弯路。

  • 抓紧把自己擅长的一面展现给领导。

  • 刚开始的几个活儿,要使出吃奶的劲来干好。印象的窗口期很重要。

  • 站稳脚跟之后,可以造造声势。尽可能参加上级单位的座谈、演讲、岗位练兵等活动,这种活动,单位的“老油条”一般都嫌麻烦,你这是帮他们减负呢。

  • 定期向原单位领导汇报工作。

  • 不定期与老同事联络感情。

  • 在职权范围内为原单位提供一些便利。

  • 如果你了解到上级单位有编制,也有意通过借调留人,大可以主动跟你的直接领导表态:“我这段时间学到很多,进步很大,想继续跟着您学习锻炼,个人也有个更高的平台。”他自然心知肚明。别太担心原单位不放人,“上面”有人,对他们也是好事。

  • 如果发现上级单位纯粹是想抓个苦力干活,没有任何上调机会,那就不要恋战,拿好借调鉴定,到点儿就撤回去,以免耽误在原单位的前途。 


当小领导带好团队的要点清单

  • 无论体制内外,领导者的权威往往不只来自于职位本身,更来自对职位的经营。

  • 什么是运用职位赋予权力的能力?说白了就是两条,对下分配任务,活儿来了能分得下去;对上争取支持,领导愿意听你的,不听你们科室其他人的。你的所有管理动作都应该围绕这两条。

  • 分配任务,先过心理关。从大头兵到管理者,最困难的不是学会管人,而是敢管人。管人管事,天经地义,组织重任,职责所在。你背后的靠山是组织、是领导,多提要求、大胆说不,就是你的权力和职责。

  • 把分工具体到人头,落实在纸面上。制作一个分工表,科室职责范围内的各项业务,哪项工作谁去负责,谁是备份,在表中予以明确,然后把这个表呈报分管领导审阅。

  • 怎么体现领导支持?上任后,先召开科室会议,邀请分管领导参加,为你站台。

  • 别小看了开会和表态,一旦作出承诺,就会立刻受到来自内心和外部的压力,迫使自己的言行尽量和承诺一致。

  • 可以建立科室学习例会制度,会议是一种仪式,一开会,大家各就各位,按部就班,其实是在反复提醒每个人:别忘了,你是科员,我才是负责人!

  • 记好科室工作周记。每个人每一天做什么事,完成了什么任务,取得了什么成绩,以日为单位记下来,每周汇总一次,发到科室微信群里。

  • 抓“两头”带中间。

  • 时常“扯大旗做虎皮”,让大家知道领导始终信任你、支持你。

  • 碰上比较刺头的部下,言语上绝不要轻易让步。他说不应该接这个活,你不要急,也不要默不作声。你就说,领导有多重视这个活,必须得干好!他说让你找别的人,你就说,你分管这块业务,我只能找你。态度坚决一点,他可能就顶不过你了。很多时候,微观层面的语言较量非常重要,甚至起决定性作用。

  • 上面说的都是“做官”,做人也同样重要。中午尽量跟大家一起吃饭,时不时请大家一起聚聚;如有可能,帮忙解决一点部下的实际困难。

  • 如果碰上个别不求进步的老员工,不必非要拿下。对老同志要多一些理解和尊重,他们现在可能工作状态不佳,但人家年轻搬砖的时候,可能比你还能吃苦。 


   只有索取和给予处于一种微妙的动态平衡,两个人的关系才会越来越紧密,友谊才会越来越深厚。 


   手机微信【长按】选中聊天信息中需要提醒的某一句话或者文件、图片,选择【提醒】,就会弹出【设置提醒时间】的选项,选择要提醒的时间就可以啦! 


   工作可以商量,态度必须端正。 


   我们大多数人的舞台都比保安、服务员大、平台都比他们高,但扪心自问,是不是往往连在自己舞台上、剧本内的戏份都还没演好? 


任何事情,一定是越主动,机会就越多,成功的可能性就越大。

  • 回复与反馈

  • 出现意外和变化及时通气

  • 追问 显示主动,让人感觉到你有加深对工作理解和认知的强烈意愿。

  • 多做一点,做深一点

  • 推进 不能领导忘了说,我也装傻 


求人帮忙的姿势

  • 不要上去张口就问,先自己尝试着解决一下再说。

  • 别强人所难

  • 全面如实客观地说明情况

  • 减少对方的工作量

  • 及时感谢

  • 可以戴高帽,也可以给些压力

  • 表明自己的价值

  • 可以不会,但要耐烦 


   请人帮忙时,要让自己的“忙”尽可能轻,这里的轻不是说得云淡风轻,而是让别人帮你的成本尽量降低。 


   在单位端饭碗,与烦心事周旋,“耐烦”是唯一的出路,时时刻刻耐烦是一项必需的修炼。水平可以不高,态度必须到位。 


   在困境中、低落时,能否保持自信与坚定,保证自己的精气神不被打散,继续爬起来战斗,或许最终决定你能到达的高度。 


   能工作时就工作,不能工作时就写作,两者皆不能,读书、积累、思索。 


   期望比别人过得好,不做点出格的事、跟别人不一样的事,怎么可能实现呢? 


    听大多数人的话,参考少数人的意见,最终自己作决定。 


如何避免成为一个乏味的职场老油条

  • 不要让肚子挡住自己低头的视线。

  • 不要开口闭口就是提拔那点事儿。

  • 不要只看新闻联播,《人民日报》《光明日报》。多关注报刊亭新上的时政杂志、时尚杂志之类,经常看新上线的电影,娱乐八卦,赛车足球,游泳体操。否则永远只能存活在世界的某一面。

  • 平常说话就不要用重要性、关键性、意义、深化落实、强化意识这种话了,劳逸结合张弛有度很重要。

  • 了解一些着装的基本原则。

  • 皮鞋要擦干净,穿西裤皮鞋不要配白袜子。

  • 冬天可以买一些低领的秋衣,避免领子已经毛掉的秋衣总是翻在衬衣领子外边。

  • 不要把钥匙和手机绑在腰带上。手机辐射大,绑在腰上不好。挂钥匙的话,走到哪儿都叮叮当当。

  • 不要暴粗口。有时候基层做工作确实需要简单粗暴,但是对同事还是应该有春天般的温暖。

  • 不要把小同志、年轻人、小东西挂在嘴边,老是觉得年轻人不行。

  • 买一个潮一点的保温杯。

  • 不要看到新入职的女同事,或者离了婚的女同事就两眼放光,有事没事撩两句,还觉得自己魅力十足。这样对自己的风评很不好。

  • 不要在公开场合,用手机翻看仕途风云、官场风云、宦途风云之类的网络官场小说。小说里的世界很精彩,主人公都开挂,现实的生活更残酷。

  • 微信签名,不要总是齐家修身治国平天下,或者“为天地立心,为生民立命,为往圣继绝学,为万世开太平”之类,完全可以谈谈生活的体悟、工作的体悟。人年龄越大,越应该往小了活,你其实只是世界的过客。

  • 少打牌,多读书。

  • 少吃肉,随时关注自己的尿酸指数,某天脚指头和膝盖肿了起来,疼得难以入眠,就糟了。

  • 不要沉迷于捏脚、松骨、捶背,其实自己跑跑步,打打球,游个泳,都比所谓保健对身体要有用许多。

  • 警惕挑错思维。挑多了,有时候会误认为这也是种本事,自己的水平比别人高。其实人家做的是从0~99,你只不过从99做到了100,完全不能说明水平高低。更吓人的是,容易看哪儿都是毛病,看谁都不行,这就自绝于天下了。

  • 要成长,得有开放思维。最好是看哪儿都有值得学习的地方,哪儿都有可取的地方,哪儿的背后都有他的道理,哪儿都是机会,这个或许才是有利于成长的。 



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