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秘书工作手记1 职场心法——阅读笔记

已有 1265 次阅读 2022-6-19 20:59 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

 

图书规格

【 书 名 】秘书工作手记1 职场心法
【 作 者 】像玉的石头
【 ISBN 】978-7-302-46477-8
【 出版社 】清华大学出版社
【出版时间】2017-04

笔记

   办公室工作“日绩有余、岁绩不足”,务必要在事务性工作中注意总结、沉淀和学习,不能迷失在繁杂琐碎的工作中。
   想要实现作为大机器中一颗小零件的自身价值,只能靠我们用一种“匠人”的心态和精神去琢磨、去学习、去思考、去精进,最终把手头平淡无奇的活计做成一门手艺。 


   成功的前辈无数次为我们证明演示,要更好地实现自身的价值,有两个因素至关重要:一是始终保持学习和研究事物的热情;二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。 


   日本寿司匠人小野二郎捏寿司60年最终封神。办公室工作看上去全是烦琐和重复,但窃以为还是比捏寿司要精深、博大得多,值得办公室人用一种“匠人”的心态去琢磨。 


   事无巨细,对领导交代的事项一律回复反馈,其实不难,工作量也增加不多。很多办公室人不是不愿意做,而是疏忽了。然而,事实上,正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事,才累积起领导对你完全的信任,最后才换来他放手让你去做大事的信心。
   你汇报的次数,永远少于领导对你的期望。 


   我们要有果因思维,先汇报结果。如果领导想了解事情的经过,再述说缘由,否则不必过多赘述。 


汇报时最好有书面材料:

  • 显得工作扎实细致

  • 汇报过程中可以作为指引,有了书面材料作为大纲,就不用担心说着说着逻辑乱了、跑偏了,照着材料一条条一件件讲下来就行。

  • 有凭有据,清楚直观。

  • 可以留下给领导作为参考材料,印象更深刻。 


   站在一个为自己负责、工作负责的角度,我们在请示汇报工作的时候,应当有自己的想法,有解决问题的思路,有推荐方案和理由。 


   领导有自己的思维特点和思维方法,这是长期形成的,甚至是与生俱来的个性,没法去苛责。办公室人只能去适应,善于了解、把握领导惯常的某种思维萌动和思维导向,然后举一反三。 


   领导做指示时,秘书们在认真记录的同时,一定要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。
   一边积极思考:对没有听清楚或领导表述模糊的地方,第一时间确认;对贯彻意图时可能出现的多种情况,及时提出来,让领导能给予明确答复;对领导意图中可能出现的偏差,该纠正的纠正,该否定的否定。只有这样,才能为接下来落实指示打好基础。 


   向上级提问之前要“事先准备好三个答案”“让领导做选择题而不是论述题。
   先思考,尽自己所能提供方案,然后再问的思路无疑是正确的。 


   人脑有两个局限性,一是反应需要时间;二是容易遗忘。
   应养成随手拿本子的习惯,领导说话时集中精力倾听,随手奋笔疾书。 


   办公室干的就是参谋辅助的活儿,说到底,就是靠自己的工作让领导省心、省事。有眼力见的办公室人总能从同样的事物中看到别人看不到的东西,并做好万全准备。
   树立服务的意识和心态绝对是有眼力见的前提,对办公室人来说至关重要。
   当你面对领导的时候,不要把领导只理解成工作上的上级,而要把领导看成是你的长辈和前辈。他们大多是在某一领域取得了突出成绩的人、优秀的人。他们是生活中、工作中的长者和尊者,是值得你学习和亲近的,抱着这种心态去和他们相处,服务的意识自己就冒出来了。 


    无论哪种类型的领导,肯定都喜欢能干的人。 
   如果你感觉自己因为水平太高遭人忌恨,要反思的应是:有无恃才傲物、揽功推过、目中无人、不尊重领导、疏远同事、觉得这个人也不行那个人也不行就你最行这类言与行。
   办好事、提升能力永无止境;做好人、洞明世事同样永无止境。 


领导突然叫你起来即兴发言,如何才能讲得头头是道:

  • 有准备

  • 有态度。表态,可以套用“感谢+自谦+认同”模式来进行。

  • 有说法。逻辑性强;醒目、好记

  • 有“爆点” 


对别人说“不”的时候怎样才不会撕破脸

  • 认真而干脆

  • 态度坚定但语气温和

  • 如有可能,提供替代方案

  • 尊重自己的感受和需求 


    对待生人,给带孩子的妈妈让个座,给吵闹的一家人多一点理解;对待同事,下班时帮有孩子的同事盯一会,让他们先去接孩子;对待部下,要是孩子发烧生病头疼脑热了,睁只眼闭只眼,多准几天假,其实都是举手之劳,但是对别人,真的都是巨大的恩惠和情义。 


    文件处理完了,不一定代表“今日事今日毕”了,你每天还应该拿出一点点时间,检查一下自己的人际交往,这一天来,交往上的事处理完了没有?人际上的事理清楚没有?
在某种程度上,人际的事比文件的事更不能拖,文件没有情感、没有想法、没有怨念,它可以等。但人有澎湃的情感、想法以及怨念,人只有更少的耐心和更多的愤怒。 


    工作拼到最后,其实就是拼身体。 


    那些个名医教的方法,早上让吃枣、中午让吃参、晚上让吃粥,可能确实有用,但记不住也做不到就成了无用功。
    对办公室人来说,牢记管住嘴、迈开腿,饮食贵有节,运动贵有恒足矣。 


    换个脑子,做点运动,反而是比单纯睡觉更好的休息,而且运动多了,精力自然就旺盛了,体力也跟上了,又更不容易累,这样就是良性循环。 


    无论有什么理由,日子过得怎样奢侈舒坦,坚持不懈地把时间投入到一件占用了自己绝大部分时间和精力却又对自己没有所谓的事情上,无论如何也说不上幸运。
既然待在这,既然干着这摊子事,还没要辞职,还没法走人,就一定用心干,往好了干。 


    即使靠专业吃饭,做人也是一辈子的事业。 


    在办公室工作中,“找人帮忙”是一种必备的能力。有些工作并不是一个人就能够完成的,需要同事的配合、领导的帮助、朋友的帮助。找熟人帮忙其实就是我们常说的“协调资源”,它就是工作外包的精髓和本质。 


    碎片化学习的精髓在于“直接摘果子”。以往的系统学习是重推理的,希望把整个逻辑过程呈现在你面前。而碎片化由于篇幅和时间的限制,更常见的是直接告诉你结论,将智慧的果实呈现给读者,用实践经验代替生涩理论,用启迪代替灌输。 


    微信不要问“在吗?”。开门见山地把事情讲清楚,说明白,万一人家在忙,那就等着别人有空再回复;万一人家难办迟疑,给点时间认真考虑、权衡那也是应该的;万一人家看了你的事根本不想接招,是不是也可以装作是一场意外,就此翻篇,相忘于江湖。 


    公文的格式一方面是单位的脸面,别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应地,公文的格式也是办公室人自己的脸面,别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。 


公文格式要点:

1.标题
并非越大越好,千万别用黑体!一般用二号小标宋体字;在顶端或红色分隔线下空二行位置;分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应当使用梯形或菱形。若有副标题,破折号之后则是三号楷体。

2.正文
三号仿宋体字;每个自然段左空二字,回行顶格。

3.序号
“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;都是三号。

4.行距
每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。


    写东西的关键并不在妙笔生花,更在于要处处留心、注意积累写作资料库。 


点菜:

  • 点菜前,问情吃饭的目的;预算;来宾禁忌;酒楼特色。

  • 果盘和点心 宴请时一般人多且杂,有些人到得很早,有些人姗姗来迟,这时应该上些果盘和点心,以备先到的客人等待开席闲谈时随便吃一点。不要大油大荤。

  • 冷盘 主菜一般都是炖、炸、蒸,上菜比较慢,有几个冷盘先吃着可以有个衔接。冷盘的数量,一般为宴请人数的1/2差不多就够吃。

  • 热盘 和宴请人数大致相当即可,多一个少一个也无所谓,比如10个人吃饭一般需要10道热菜。

  • 位菜 位菜不是一定需要,视客户重要程度和领导给你的预算而定。讲究点的宴席男士女士吃的还不一样,比如男士一人一份海参或海马,女士一人一份燕窝或木瓜雪蛤之类。

  • 主食和甜点 主食最好上面食,一道干一道稀,也可以考虑粗粮拼盘或者是饼类,或者有意思的小点心。

  • 酒水饮料 酒店餐厅的茶叶和酒水都很贵,况且,茶叶的品质难以保证,酒水也难分真假,所以最好还是自己带吧。 


会议通知容易遗漏的几类人群:

  • 老领导。

  • 本单位新闻部门。

  • 外地的分支机构。

  • 新组建部门。 


办公室人员应根据领导的原则指示和要求,经过通盘考虑后提出与会人员名单。一般要考虑这些因素:

  • 工作的实际需要,研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责?哪些单位参与?需要哪些单位辅助?

  • 惯例,以前有没有开过类似的会?类似的会议请了哪些单位和人员参加?都发挥了什么作用?

  • 领导意见,领导有没有说过请某某单位也参加一下?请某某人也来提提建议?请哪些人听听会? 


    发短信通知信息,要写明“收到请回复”“期待您的回复”,没有及时回复的单位和人员就要打去电话催问。 


为每个上会事项准备一个Memo(备忘录)最多一页纸

  • 事项来源 事项名称、事项呈报部门。

  • 争议焦点 分歧各方的观点及各自依据是什么。

  • 请示事项 需要会议拍板解决的问题

  • 决策建议 


    文件命名越详细越好,文件名应该包括“3W”要素,When,Who,What。



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