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【 书 名 】极简工作 II

【 作 者 】（德）约根·库尔兹

【 ISBN 】978-7-3002-4364-1

【 出版社 】中国人民大学出版社

【出版时间】2017-07

笔记

如今人们接发信息有很多渠道，但是多一条渠道就意味着你需要花费更多的时间和精力来维护它们。
尽可能将邮件作为线上沟通的唯一渠道。 

关闭收信的声音和图标提醒。隐藏不重要的邮件提醒信息。更好地专注于当下的任务。
一味追随别人的脚步作出回应，则会饱受工作的困扰。 

设置一个独立的待办事项清单，将任务逐条列明，这样你就不必每次重复获取多余的信息了。 

宁可少一个文件夹，也绝不多设置一个无用的文件夹。 你应当经常对文件分类层级进行检查，是不是所有的文件夹都用得上。 

不要查看一封邮件却不做任何处理，就仍把它留在收件箱中，而直接跳转到下一封。 你应该每打开一封邮件就立即决定，需要做什么，然后开始着手。收到邮件后思考下一步应当怎么做：

• 删除

• 查阅并回复【如果能在5分钟内处理好邮件中隐含的工作任务，那么就立即行动。】

• 放入TODO列表

• 转发/委托

• 保存 
  
  
  

为处理邮件规划整段的时间，这对于提高处理效率很有帮助。 

写邮件尽可能简短，且每封邮件最好只包含一个主题，这样你就能尽快收到回复。写五封简短且主题明确的邮件，要好过写一封包含很多信息和任务的冗长的邮件。 

最重要的是邮件须有明确的主题及事由。 

由于邮件的时效性较差，所以如果可能的话，拨打电话进行沟通。这样也可以让我们专注于重要的工作。 

邮件应当发送给有需要的收信人，因为邮件内容并不是对所有人都重要。因此发送邮件选择收信人时，请评估一下收件人阅读邮件的时间成本。 

在手机、笔记本电脑、平板电脑以及其他电子设备上同步你的电子通讯簿。并且一旦你开启同步设置，数据将会自动同步。这样一来，你便可以随时获取你所需要的信息。 

很多网站在登录时需要注册账户并设置密码。每次都设置相同的密码风险是很大的。
用字母、数字及特殊符号设置一个基本密码，再根据不同的网站进行微调。
当你在设置一个网站的登录密码时，将该网站网址“www”后面的首两位字母连缀在你的基本密码之后形成新的密码。
eg：你的基本密码是“MMy2m！”，你要登录的网站网址是www.beispiel.de，那么你为该网站单独设置的密码就是“MMy2m！be”。 

在企业内部统一文件版本，确保每份文件只有一个最新版本。
再为文件的最新版本创建相应快捷方式。查找文件时，你只需使用快捷方式即可，点击文件的快捷方式，即可打开相应的原始文件。 应当确保每份文件均有相应的负责人对其进行维护和版本更新。 

在存储数据时的目标是：文件、资料、数据为团队全体成员所共知，即使文件不存储在个人计算机上、需要他人代劳查找，那么该文件在一分钟之内也能被找到。 

依照统一格式为文件数据命名。 

会议开始前两到三天，就每一项议程进行书面准备，列出议程大纲，可供会议组织者随时参看。
通过会议大纲及相关的会议书面材料，与会者可以一目了然地知晓：会议围绕的中心问题是什么，有哪些解决方案，最优方案是什么，推荐该方案为最优的原因是什么。
会议组织者应当将会议根据议程划分为不同的阶段，并预估每一项议程及其阶段所需要的时间。 

创建一张权责分工的表格，说明团队成员相应的工作及责任。

• 谁来负责文件打印、复印等工作。

• 谁来解决电话通信设备的问题。

• 谁来更新文件、表格等。

• 谁来更新部门通讯录，并负责联系成员。

通过这张表格，你可以一目了然地掌握大家的权责分工，并且可以随时对团队分工进行查缺补漏。 

学会熟练操作个人计算机，管理个人电子信息数据，当设备出现故障时可以自行初步排查解决，几乎已经成了每一位工作者的必备技能。 

在公司的电子设备摆放区域，专门设置一个储物柜，将不同种类的设备分门别类地放进储物柜，并给柜子的每一格标好相应的名称，使得所有员工都能在短时间内找到他们需要的设备，以此形成电子设备取用的自助模式。 

为解决电子办公问题，设置不同的公司内部负责人、紧急情况临时负责人，将负责人名单张贴在合适的位置，方便同事们查看。 

给你目前使用以及备用的配件都贴上标签，注明它属于哪一个设备。可以始终使用蓝色的标签标记电源线、用红色的标签标记数据连接线。 

为你办公场所的办公设备编写使用方法的简化教程，并配以图片。通过这种多图配以简单文字的可视化教程，员工可以迅速掌握相关设备的使用方法。 

成功源于专心致志，将分散精力的要求置之不理。——约根·库尔兹 

成功不在于人们完成了多少事情，而是在于人们有清晰的工作目标，并为之全力以赴。 

最简单的方法就是最高效的！适合自己的才是最好的！