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高效邮件工作法——阅读笔记

已有 1175 次阅读 2021-10-17 16:13 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

 

图书规格

【 书 名 】高效邮件工作法
【 作 者 】[日]平野友朗
【 ISBN 】978-7-521715316
【 出版社 】中信出版集团
【出版时间】2020-04

笔记

听到别人打电话,也可以从中参考学习语气、措辞、表达方式等。至于邮件,你几乎无从知晓别人是在什么时机发送了什么样的内容。 


高效能人士最常考虑的就是工作的“主导权”。
掌握主导权不是支配对方,是指自己积极主动地进行沟通,推进工作,先发制人。
原本就没有谁规定收到邮件必须立刻查看,自己掌握查收邮件的时间,结合工作需要制定合理的回复时间。
如果需要说明的内容太复杂,那就不要回邮件了,直接打电话吧。 


与其排出邮件的优先级,不如省下时间着手处理眼前的工作,反而更能迅速完成工作。 


尽量排除会影响工作的因素。忘掉工作的繁简,不去管对方是谁,从整体考虑工作安排。能做到这些,工作处理速度就会逐渐加快。 


邮件发送时注意:

  • 发送邮件的目的是什么

  • 视觉上方便收件人阅读么

  • 内容足以让收件人第一时间回复么

  • 措辞能够戳中收件人内心么

  • 注意缩短处理时间了么 


尽量不要在星期五下午发送重要的邮件。因为这个时候发送的邮件与其他邮件混在一起,被忽略或者拖后处理的概率很大。 


有人会说“只要是工作邮件,我不管周末还是深夜都会查收的!”如果你这么做,会让人觉得“这个人在工作时间之外也会回复”、“这家公司周末也工作”,如此一来,就会陷入失去工作主导权的状态。 


在紧急的时候,我不会太过在意输入或者助词的对错,而会重点检查金额、日期、对方姓名、公司名称等一旦出错可能会引发致命纠纷的信息。
发送的邮件完美无瑕,这是我们的理想。但是如果因为追求完美而错过对方期望收到邮件的时间,这封邮件就失去了它的价值。 


难读的邮件通常有以下特征:

  • 每行的字数过多(超过30个字)。

  • 没有空白。

  • 不换行。

  • 一段超过5行。

  • 应该分条列出的事情写成了一段。 


为了实现不用发送催促邮件就可以收到回复的目的,可以采用设定回复期限的方法。只要超过期限一秒钟就可以问询。 


在不能处理的时候,就不要查看邮件。以免被邮件打乱工作节奏。 


为了快速写完邮件,推荐大家使用自定义短语的方法。自定义短语是指通过简单的操作,使键入的较短的字符串被立即转换为长短语或短句的功能。 




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