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【 书 名 】如何管好自己

【 作 者 】约翰·康特

【 ISBN 】9787508694702

【 出版社 】中信出版社

【出版时间】2018-11 第一版

笔记

当今职场，公司“减料不减负”，员工的工作压力与日俱增。随着公司进行重组和削减成本，员工肩负的任务越来越繁重，而获得的支持却越来越少。身处信息时代，我们可以利用一些工具来安排工作和生活，但与此同时，我们获得的信息量也在不断增加，老板希望我们随叫随到，我们的日常工作也经常会被打断，所有这一切都给我们带来了新的挑战。工作之余，我们对闲暇时间的期望值越来越高。我们希望既能照顾好家庭生活，又能和合作伙伴一同处理好繁忙的工作。我们需要协调好生活的方方面面。为了应对所有挑战，我们必须做到井井有条。

想做到井井有条，就要：

• 少花时间去临时救急和处理危机

• 以结果为导向，抓住重点

• 遇到复杂问题和局面时找到解决办法

• 少些压力和疲倦

• 完成一项任务后，停下来回味一番

明确前进的方向

想要成为一个有条理的人，首先要整理的是你的头脑，而不是邮箱、文件和电脑。

设定目标仅是一种手段，其目的是将巨大的挑战化整为零，然后各个击破，取得一些有意义的结果。

目标设定要：

• 具体化：分解总目标，具体到每一件要做的小事

• 可衡量：指标不要太苛刻，也不要太随意

• 可实现：设定目标是为了完成任务从成功中获得积极的心理暗示，而不是受到失败的负面影响

• 注重结果

• 有时效性：目标必须包含明确的截止日期

按照“重要”和“紧急”程度安排工作：

• 重要且紧急：必须马上处理

• 重要但不紧急：一般与长期目标或生活质量问题有关，保证自己有时间跟进这些任务

• 不重要但紧急：很容易在这种事上分散注意力。但不过是别人证明自己存在的假象

• 不重要且不紧急：没必要浪费时间和精力

80:20法则：80%的财富集中在20%人的手上，80%的结果来自于20%的努力。

合理安排时间

长期和短期规划的相对重要性会因工作性质有所不同：

• 每日规划：应在前一个工作日结束时做好第二天规划

• 每周规划：在一周结束前规划好下一周工作，不需像每日规划一般详细，但总体安排时间

• 长期规划：今后三个月的规划，确保①不同任务的截止日期不会撞车；②主要任务的完成时限切实可行；③大型项目化整为零；④子任务的完成顺序和时间；⑤可行的检测进度和重新完善安排的时间。

对有些人来说，两种最基本的工具就能充分满足信息跟踪的需要:一是笔记本，可用来记录任务和提醒任务;二是记事簿，可用未记录预约和答应了别人要在约定日期内完成的事。所有其他工具都是这两种基本款的变体，工具并非越复杂就越有效。

无论用什么工具记录任务和待办事项，一定要确保随时查看。

治愈拖延症的良方：

• 坦然面对畏惧情绪

• 合理平衡痛苦

• 传递积极信息

• 利用情景想象

• 调换任务顺序

• 做出坚定承诺

• 妥善安排任务

• 适当休息

• 记录成功

• 寻找突破口

认识自己的工作方式

在合适的时间执行合适的任务。任务可以分为几类：

• 常规任务

• 人际任务：谈判、参加会议、评估工作绩效、交流、培训、面试

• 创造性、计划性和问题解决型任务：计划、撰写报告、分析信息得出结论

明确不同任务的不同要求。通常，常规任务需要花费的精力最少。

找准自己的黄金时段。

简单地决定改变工作习惯并不一定能成功。你还需要改变导致目前行为习惯的环境，并努力培养和强化新的习惯，直到成为自然行为。这个过程不会立即见效，但为了获得最终的结果，这个过程值得坚持。

习惯培养的小技巧：

• 着眼于正努力培养的习惯最终的理想结果

• 将习惯与自我形象的积极方面联系起来，可以彰显你的创造力和果断性

• 相应地改变助长习惯的环境

• 迅速见效的正强化。eg：划去待办事项清单中的一项任务；用一个期待的结果奖励自己

• 在一天的某一时间段巩固习惯

• 利用清单、表格和模板来减少日常工作所需的精力

我们的日常生活中每天都要面临大大小小的决定。做出任何重大决定之前，你需要完成以下步骤：

• 明确参与者、目标与做法

• 明确所有选项

• 衡量每个选项的优缺点

• 排除法缩小范围

• 克服畏惧与焦虑

• 是否有无意识的偏见和直觉

• 考虑他人因素

• 用8:2法则考虑需要投入的时间和精力

信息管理

系统化处理别人不断发来的信息。

超过70%的电子邮件是垃圾邮件。

团队成员的合作可以减轻集体的信息负担。例如，对于团队中所有人都要经常阅读和学习的复杂文件，团队成员可以尝试轮流担任“领读者”负责为其余成员提供文件梗概，帮助他们更快地掌握文件内容。

管理与他人合作的方式

参加会议的须知：

• 确保已经了解和会议目的

• 婉拒跟你没有任何关系的会议

• 阅读会议材料，清楚表达自己的想法，但不过于坚持己见

• 如果预计有人反对你的观点，提前准备游说

• 提前考虑最坏的结果

• 不要再会议中做太多承诺

• 如果会议没完没了，提前安排一个“重要的”事项抽身

• 总结大家的观点

• 尽量定下自己能够参加会议的固定时间并广而告之

以充分的理由恰当地分派任务。

学会说不。

整理办公区

规律性的活动身体对于健康极为重要。定时站起身走一走，能大大帮助我们保持良好的工作状态。

文件分为：处理、分发、阅读、存档、丢弃五类。

办公桌不是归档的地方。

定期检查自己需要的设备是否都在手头。

“不知道什么时候还会派上用场”的东西，往往是该丢弃的。

整理归档系统

主要的参考文件应伸手可得。

养成文件归档的习惯。

别指望一下子就能把纸质文件全部转换成电子文件。纸质文件电子化是一项耗时且需要精心规划的工作，尤其是刚开始的部分

往往会耗费较多精力。

要是想将大部分文件都扫描成电子版，你必须要考虑清楚这样做的工作量有多大，最好在定期检查文件时顺手扫描为电子版。

相比起纸质存储，电子存储更加依赖于文件备份，做好定时备份，以防电脑死机时丢失文件，损失惨重。

电子文件的文件名关键在于简洁和便于查找。

在工作结束后，应该删除工作底稿、草稿等过程文件，仅保留成稿文件。

借助技术的力量

同一软件包对不同用户的价值不同。软件包的价值取决于用户使用类似产品的经验、个人信息技术水平、工作习惯和具体工作性质。

软件并不总是越高级就越好，很多简单的软件比花哨的软件更顺手。

在决定购买新软件前，对于扣除学习新软件所需时间成本后所得的回报，你要做出尽可能客观的评估。一种办法是估计回报周期，你可以问自己以下问题:

• 这个软件包会派上什么用场?

• 现在手上的工作每周花费多长时间?

• 我能熟练运用这个软件包后，每周大概能节约多长时间?

• 我要花多长时间才能基本熟练运用这个软件包?

软件的升级：

• 我是否需要这些新功能？

• 新版本的优势是否值得投入时间和精力学习？

• 是否需要同时升级硬件？

• 软件包版本是否可靠？

很少有人注意到Microsoft Word自带强大的大纲编辑器。

自我管理

对工作空间的建议：

• 门要能关上

• 椅子要舒适可以调节

• 工作台要能容纳所有设备并有充足的空间

• 环境要整洁舒适

• 存储空间要充足

出差建议：

• 留出空余时间

• 反复检查是否带齐了东西

• 准备好出差工具箱

• 不要小看旅途劳顿的影响

• 准备充电器

• 尽量处理日常邮件

• 及时记录支出

• 劳逸结合

再接再厉

审视目标 → 检查进展 → 坚持不懈 → 防止故态复萌