文/唐常杰

      国际学术会议承办权是争来的、挣来的。虽然没有申办奥运会那么难，但过程相似，从竞争、答辩，一直到办完会议送客，需要N年。如果只用2个字描述，那就是“比”和“累”。比实力、比环境、比经验、比PPT、比天时地利与人和，其间的麻烦与忙累，一言难尽。
      办会如此麻烦，为什么还要争取，对学术建设和职业发展有什么意义呢？
      1） 展示成果、分享喜悦、征友问策，以图发展。学校有了新发展、学院新搬了教学楼、团队有了新实验室，承办一个会议，展示自己的发展，在展示中征求同行的意见，以图更好发展。
      2） 广交朋友，培育友谊。友谊能促通信息，友谊能破解困难。学术会议是个平台，参会者可“嘤其鸣矣，求其友声”。承办单位是这个平台的“庄家”。一场会开下来，交朋友最多的是庄家。研究难题常是“难者不会，会者不难”。交流时，常能一语捅破窗户纸，或可合作破解大难题。
      3） 承前启后，为新人开路。如果老一代人将要退休，年轻一代人还没有成熟，则多参会、多办会是推出新人的方法之一。办会时，年轻人多为学术界做奉献；参会中，新学人可了解前辈的工作，也可在本专业的精英面前亮相。
      4） 请进来比派出去合算。如果要把团队的年轻人都派出去开会学习1次，受益人较少而花费较大。如果办会，则是当东道主，把专家请到自己学校来。一个团队、一个系、一个学院乃至相关学科、院系的年轻人都可参加，更多的人可开眼界，长见识，瞻仰大师风采，聆听专家报告，触摸前沿脉搏。
      5） 可能给东道主留下长久的效益。会议上的思想风暴能激励灵感和巧思，可能出现有影响的结论，令后来者读文则联想起会议承办者、地点。而东道主的好客和友善也会给参会者留下美好的回忆，大师专家的指点和地久天长的友谊将有益于东道主单位的科研发展。
      那么，获准办会后，怎样才能办好一个学术会议呢？
      1） 准则：诚、谦、正、廉、勤、资、团。
      诚：如果承办者还没有少林、武当在武林中的那种地位，又想要办会，一定要摆正位置。记住，上级学术组织才是会议的主办者，而承办单位只是过程的执行者。有了一片为学术界做奉献的诚心，纵然经费不多，诚意能补；即使硬件不够，软件可添。
      谦：谦虚地学习办会经验。从申办意向萌芽开始，就要安排三五位团队成员，分工带着问题去参加几次学术会议，特别是即将承办会议前本领域召开的一二次学术会议。学习下列方面的经验：申请、会议主页、征文、审稿、会场、会议程序、宴会、疏散等。如果可能，尽量复制先行者的办会办公文件，包括邮件清单、录用通知，甚至嘉宾致辞的草稿，办会中还要不断向有办会经验的人员请教学习。
      正：公正，录取论文要公正。我们2010年承办“万维网时代信息管理国际会议”（WAIM2010）时，继承了陆洪均教授等前辈创办此会时所主张并坚持的好传统，即规定程序委员会主席不出现在作者清单中；在此适度回避制度下，程序委员会主席能在比较超脱的位置上处理问题，录取工作能较充分地尊重委员的评审和讨论意见，投诉和撤稿事件较少；如果发现抄袭行为，处理比较容易。
      廉：绝对不可有赚取会议经费以肥私的非份之想。办会不是做生意，参会者是朋友，经费取之于友，用之于会；持平、微赔或微盈而上交学会，都是好预算。参会者心里有杆秤，谁诚谁不诚、谁廉谁不廉，口中不说，心里雪亮。一旦贪心，会议一片抱怨；办会的初衷，如展示成果、分享喜悦、广交朋友等，全都失去。办得不好，不如不办。
      勤：前人的经验不一定能覆盖未来的困难。办会中，要勤思考、勤探索，在会程上、内容上还可做哪些创新、哪些容易被忽略，有了灵感，赶快记下来。
      资：如有条件，向基金委、院校所、相关公司等争取一切可以争取的资助，可以争取协办单位，团结一切可以团结的朋友。
      团：需要一个团队，需要妥善分工和良好合作。这个团队中要有海外学者，通常他们可在论文质量把关、邀请专家报告、会议程序上做很多工作；承办单位在会场、会务、食住行、争取资助等方面要做的工作较多。
      2） 办好会议网站。提前1年，办好会议的网络主页，可模仿同系列会议的老大哥单位的网站，需要安排专人维护，还需安装或申请一个会议系统。例如WAIM2010使用的是微软提供的免费会议管理系统CMT，网址https://cmt.research.microsoft.com。
      3） 论文的征、审、发、评。其中，“发”指发表，包括与杂志出版单位的沟通，以及考虑Ei或SCI收录等因素；“评”指评选优秀论文。通常，分一般论文、学生论文2个栏目，每个栏目取出2名候选人，要在会议的报告和回答问题时，考察最后确定。承办者要准备好必要的奖品。
      4） 食宿接送。如果承办单位很牛，办会环境很好，不需过分考虑接送。如果办会单位是个发展中地区的发展中团队，交通不方便时，考虑必要的部分接送，用好的软件（友善态度）替代硬件的不足。食宿接送虽然烦而不难，也是不可忽视的重要细节。会开完，客走才有主人安；有时候细节决定成败。
      总之，办会的基本思想是：要么不办，要办就办好。申请麻烦，办会更麻烦，把会办好，麻烦加麻烦。而敢于自找麻烦正是开拓精神的内涵。从申办到办完送客，需要忙N年，正是：团队齐努力，N年忙与累，都说自找苦，谁解其中味？
（责任编辑   陈广仁）