作为2012 IEEE计算智能与生物信息学和计算生物学国际研讨会的大会主席，我感受很深，既学到了很多，也有不少教训。首届IEEE CIBCB在2004年举行，今年是第九届。说来也有趣，我在2010年第一次给在加拿大蒙特利尔举行的CIBCB投稿，没想到竟拿了个Best Paper Award。会议期间，CIBCB 的主要发起人Gary Fogel问我是否有意组织2012年的CIBCB，我就答应了。 会议准备工作从2010年10月开始， 先是写proposal, 包括建立会议组织委员会，选择会议地址，并进行财务预算。在比较了西雅图和圣地亚哥的几个Hotel 后，最后选择了圣地亚哥的Bahia Resort Hotel。我们的proposal 在2010年12月被IEEE 计算智能学会批准之后，会议准备工作全面展开。主要工作有： 选择会议投稿审稿系统，准备征稿通知并发至mailing list, 建立会议网页，和Bahia Resort Hotel 签订正式合同，建立银行账号，组织会议Tutorial和Special Session， 邀请大会报告人等。我们有幸邀请到加州大学圣地亚哥分校教授 , PLoS Computational Biology 主编Philip E. Bourne教授作主题报告。 会议期间和Philip 聊天时才了解到，他原来是英国人，现在仍经常回英国看他在英国学习的儿子和住在英国的母亲。
最忙的自然是 截稿后的论文审稿和录用。审稿工作由程序委员会主席全面负责，6个技术委员会主席协助。 为保证审稿质量，我们要求每篇论文至少有3个有效的（detailed, relevant and constructive) 审稿意见。同时， 为避免利益冲突，程序委员会主席的投稿由我负责找审稿人。 程序委员会主席根据审稿结果提出录用建议，最后由我再征求几位的技术委员会主席的意见后决定是否录用。 为避免剽窃等情况，我们对每篇论文进行了检查，我也看了所有的评审意见。最后，从83篇投稿中录用43篇论文作口头报告。为了能使所有论文被IEEExplore 检索，还需获取 IEEE 出版部门的“Letter of Acquisition”, 包括会议论文的书号。
在发出论文录用/拒稿通知时出了点状况。由于通知内容是由审稿系统自动生成，到发出后我们才发现其中部分内容来自2011年的 通知，于是赶紧修改重发。
录用论文的修改稿回来后最繁琐的工作是论文格式校对，以使之符合IEEE的要求。另外还要给美国以外的部分作者发用于申请美国签证的邀请函。烦人的是我们也收到一些并不是论文作者的来信，请求发给他们邀请信。其中有自称为”Fxx Li“的来自北京的，在没有截稿时就给我写email 说准备投稿，要我给他/她提前发申请签证的邀请函。在我告知必须在论文录用后才能发邀请信后，此君还给组织委员会所有的人发同样的email。 可到最后也没见到他/她的投稿。
最大的状况出在会议召开前一个月！当时我在中国，有一天突然收到local arrangements chair 的email 说， 因为圣地亚哥市举办的国际三项全能比赛刚好在Bahia Resort Hotel附近，所以我们的会议必须改到Catamaran Resort & Spar Hotel举行！为此，除了要马上通知所有与所有会者之外，必须把在Bahia 订的房间转到Catamaran，并重新安排会议用房间。当时我确实非常担忧，因为离会议召开才一个月了。幸好Bahia 和Catamaran 是同一个集团下的，所以交接工作非常顺利。另外Catamaran还帮助在Bahia 附近订房间的与会者或重新订房间，或安排shuttle。但此时Catamaran 已经没有会议室，最后只能将会场安排在它的两条游船上，Bahia Belle 号和 William D. Evans （见图）。一开始我还有点不放心，可会议结束后，大家都觉得别有一番情趣。
本次会议设有“Best Overall Paper“ 和”Best Student Paper”, 另加两个“Student Travel Grant”。Travel Grants 的评审主要看学生是否IEEE CIS会员，是否是第一作者，论文录用的篇数和评审的评分。在评定最佳论文时， 我把学生论文和非学生论文按评分分别排名，各取前五名作为候选论文，然后再由Technical Co-Chairs 投票。 本来我学生的一篇论文也在前五名，但为避嫌，我把它拿掉了。委曲学生了，所谓瓜田李下。
总的说来，这次会议还是比较成功的。主要理由是：一，论文投稿数为83篇，最后录用了43篇做口头报告，论文总体质量较高 （需要说明的是， IEEE CIS 的会议和计算机学科的某些领域的会议不同，录用率一般较高，很少有所谓的“顶级会议”）。二， 来自23个国家和地区的80余名学者参加了会议，是近年来CIBCB会议系列出席人数较多的一次。三，只有一个报告人由于签证问题没来。四， 尽管5月的加州海滩很诱人，会议出席情况一直很好，最后一天下午的session总共三个报告仍有 20余人到会。
此外，在会议宴会上，IEEE 计算智能学会的前主席，IEEE 进化计算会刊的创刊主编David Fogel 给我们演奏了钢琴曲，为会议增色不少。
最后我要感谢Gary， Steven， Alioune, Yonghong 和Jonanthan，特别是Gary, 给了我跟多的支持，指导和帮助。他太太和女儿也帮助一起准备会议的Registration package。为表感谢，本来想把Catamaran 提供给大会主席（我）的升级房间给他们，因为他们就住在圣地亚哥，我就把房间让给财务主席Steven 一家住了。
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