Notion 使用详解：来自未来的笔记协作工具

说到笔记应用和协作工具，Evernote、OneNote、Google Doc、Quip……还有一众国内笔记应用，都在争夺着用户设备上的一席之地。然而纵使竞争再激烈，这个领域也从不缺乏挑战者，Notion 绝对是一款前所未见的笔记协作工具。

Notion 是一款将笔记、知识库和任务管理整合的协作工具。早在 2017 年 6 月，少数派就曾介绍过 Notion ，在今年的 2.0 版本更新中又加入了表格、看板、日历等功能的支持，堪称是一把瑞士军刀。

或许许多人不知道，Notion 的创始人 Ivan 是一位中国人，他在五六年前创立了 Notion。曾因一个版本的 Notion 不够稳定，解雇了全公司的员工。之后与联合创始人搬去了日本京都从头编程，才有了如今的 Notion。

经过了几年时间的考验，这款工具在许多方面都得到了进一步优化，越来越多的国内用户也开始上手这款应用，受到了许多人的喜爱。但不少用户苦于没有一份完整的中文教程做参考。所以今天就来给大家详细解读 Notion 的种种新奇功能，带大家更快地上手 Notion。

来自 Notion 官网

Notion：All in One 的协作平台

将 Notion 直译成中文，是「概念、观念」的意思。不同于大部分笔记应用的笔记本 + 笔记 + 标签，也不同于 Markdown 编辑器或是富文本编辑器。Notion 最具创造性的地方就在于推翻了用户脑子里对笔记应用的刻板印象，从头设计了一套仿佛来自未来的页面、编辑器、表格，分别对应着 Page、Block、Database，这三个部分，无论在哪个领域都算得上是独家功能，确实对得起它的名字。

Notion for iOS

我们通常向别人介绍 Notion 时会说它是一款「笔记应用」，但在我深入使用过后，我觉得它已经远远超出了「笔记应用」的范畴。要是简单的罗列一下功能：编辑器、看板、数据库、多人协作，是不是有点像 Word + Trello + Airtable 的组合？

而官方提供的使用模板就更多了：团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图，你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义：一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。

Pages：兼任笔记和笔记本

初次上手 Notion，我们通常会创建一个 Page 然后输入文字。实际上，要完全搞明白 Pages 的设定，还有点不容易。它有着无限层级，又不同于普通笔记应用中的「笔记」。可以说，Pages 既是笔记、又是笔记本。

无限层级

传统的笔记应用以「笔记」和「笔记本」来区分「文件」和「文件夹」。

以印象笔记为例，它的 笔记本组、笔记本、笔记 设计，最多只支持三个层级。层级之外还有标签来联系笔记。最大特点是笔记本只能存储笔记列表，笔记中存储文本。

印象笔记的层级

Notion 则采用了无限层级 Pages 设计，有下面几个特点：

每一个 Page 中都可以正常书写内容。
如果需要嵌套关系时，可以让一个 Page 中包含多个 Page。
Notion 没有标签体系，通过 /Link to Page 来实现 Pages 之间的跳转，或用 /Create Linked Database 来连接到数据库。

Notion 的层级

为了方便大家理解，可以把它的每个 Page 当成「档案袋」，你可以直接往档案袋上写字（直接书写）、往档案袋里放一些新的 Page 信纸（形成嵌套关系），也可以把所有的东西塞进一个大档案袋（更多嵌套层级）。

Page 就像档案袋

美观为先

每个 Page 从上往下依次有名称、封面、Emoji、标题、评论和正文这 6 个部分组成。

每个页面都有一个名称，当你将页面分享出去时，这个名称就是网页的标题。官方提供了一些封面，也可以自己上传。Emoji 在不同的系统下有不同的显示，图中的 Emoji 就是在 Windows 下的表现。

丰富的页面

在右上角的 … 中可以调整文字的风格，支持中文，Default 是宋体，Serif 是楷体，Mono 是微软雅黑。Small Text 会让字体小一号，Full Width 则是宽屏模式，这两个选项可以让页面显示更多的内容。

页面设置

分享权限

Notion 支持页面公开分享，有两种级别可选：允许评论和仅允许阅读。然后复制 Page Link 即可让所有人访问这个页面。

如果需要和别人协作，则需要在 Invite a Person 中输入协作者的邮箱，邀请他们加入文档。有四种级别可选：全部权限、允许修改、允许评论、允许阅读。分享后，该 Page 的子页面也会被一同分享出去。

换句话说，只要你愿意，也可以把 Notion 的页面当作一个产品展示页面分享出去。

分享的权限设置

你需要掌握这些快捷键：

在 Notion 中有许多页面，为了在这些页面中也能进行快速操作，就需要掌握一些快捷键：

页面操作

Ctrl + N：创建新页面
Ctrl + Shift + N ：打开一个新的 Notion 窗口
Ctrl + P ：快速查找页面（可用于快速跳转到其他页面）
Ctrl + [ ：返回上一页
Ctrl + ] ：进入下一页
Ctrl + U ：转到父页面
Ctrl + Shift + L ：切换黑暗模式
Ctrl + \ ：打开 / 关闭侧边栏
Ctrl + Shift + P（仅适用于创建新页面时）：用于选择添加页面的位置

好了，理解了 Pages 的基本概念，我们终于要进入本文的重点：编辑器。

Block Editor：块状的动态编辑器

Notion 采用了独具一格的块状动态编辑器。

从编辑角度来看，它本质上是一个介于 Markdown 和富文本之间的编辑器。它有着富文本的所见即所得的特点，便于排版；又具有 Markdown 的许多特性且可以直接使用部分 Markdown 语法，适合编辑。

从排版角度来看，它的内容都是由许许多多 Block 组成的。一段文字是一个 Block、一张图片是一个 Block、一个列表是一个大 Block 里套着许多小 Block。

从视觉角度来看，它的最终结果可以直接作为展示内容，并通过动态的 Block 来实现 Word 和 Markdown 编辑器无法显示的效果。

Block 操作

强大的 Block

编辑器中的 Block 分为 5 类，可以在每段的开头输入 / 并输入 Block 的名字，来快速使用它们：

Basic ：基础类型的 Block。新建标题、引用、列表等类 Markdown 格式都属于 Basic Block。新建页面（/Page）也在此列。
Database：数据库类型的 Block。与多数人理解的表格不同，Notion 中的 Database 更接近于数据库，你可以创建一个单独的 Database 页面（Full Page），也可以在一个页面中插入 Database（Inline）然后在其他地方调用其中的数据（Linked Database）。
Media：多媒体附件统称为 Media Block。图片、视频、音频、代码框、网页书签、文件附件都在此列。
Embeds：动态的网络服务是 Embeds Block。支持插入 Google Drive、Tweet、Github Gist 等网络服务的动态页面。
Advanced：高级模块。目前有 3 种：TeX 公式、新建自定义模板、当前路径。

所有的 Block 一览 / 来自 Notion 官方文档

这么一看是不是很复杂？在实际使用中，你不必在意到底用什么 Block，需要用到的时候 Notion 会自动识别链接插入相关的 Block。当你从外部粘贴一个网址进来时，就会自动提示是否转为 Web Bookmark，图片和文件同理。

我们在 Notion 中使用最频繁的是 Basic 和 Database，接着就是 Media 中的网页书签和图片，体验上和在普通编辑器中插入图片没有什么区别。

快捷调整 Block

Block 的另一个特点是便于统一调整，把鼠标放在 Block 前面，拖动六个点的图标可以改变顺序，拖动时按住 Option / Alt 键可以复制。按下则是改变 Block 的类型和样式。用鼠标框选就可以直接选中多个 Block，进行批量拖拽。

问题也有不少，Block 内不能单独调整文字的颜色和样式，只能统一调整。这种形式带来的好处和劣势，下面就会有专门讨论，这里暂且不提。

动态的编辑器

普通的 Markdown 编辑器通常是不支持动态内容的，一个纯文本编辑器，一个静态的浏览页面，再也没有其他东西了。

而 Notion 的编辑器不一样，它的 Media、Embeds、Advenced 模块都是动态的，你可以往编辑器里直接放一个视频、放 Google 地图、放一个自定义模板。然后在编辑器里点击它们、与它们交互。

举几个例子，Toggle List，输入 > 或是 /toggle 再回车，生成一个可以折叠的列表；Video Block，可以添加一个视频文件直接播放；PDF Block，可以插入一个 PDF 文件预览……浏览的界面可大可小，可以为它们添加备注，也可以点右上角的 Original 查看原文件。

快捷添加 Github Gist Block

其中最令人称道的是支持直接插入特定区域的 Google Maps 网页，Google Maps Block 不像其他编辑器只能贴一张图片，而是从 Google Maps 挖了一块贴在了编辑器里，放大缩小、卫星地图、星标保存、规划路线都能直接完成，一篇笔记中还能添加多个 Maps Block。在 PC 端完成旅游规划编辑，手机端查看、缩放完整版的地图。这在其他应用中是不可想象的。仅凭这一项优势，就从根本上完爆了其他所有的旅行规划工具。

可以交互的 Google Maps Block

总之，这些动态功能在 Markdown 和 Word 中是无法实现的。在 Notion 的编辑器里，你更像是在编辑一个网页，随意组织串联各种内容、文件、服务，我称之为动态编辑器。

Markdown + 富文本，有得有失

作为网站编辑，Markdown 编辑器一直都是我的首选，Word 的打开次数非常低。这是由于我不需要为文章调整特殊的样式、特殊的字体、不一样的字体颜色……直到有一天，有人跟我抱怨 Markdown 怎么连个居中都做不到。我才顿悟，无论 Markdown 有多少优点，它也无法替代一些特定的工作——它的能力本来就是有限的。

但在 Word 中，我又会深刻地感受到 Markdown 给我带来的便利。一个不注意，文本的样式就改变了。想要写一篇符合格式的论文，你需要多次调整文本的样式、标题层级、字体、字体大小。用上了格式刷和自定义格式也不见得方便多少——它太复杂了。

而 Notion 很巧妙地结合了两者的优点，各删去了一些功能，从而在 Markdown 和富文本之间找到了一个平衡点，一款全新的编辑器诞生了。

从 MD 和富文本中各取精华

这里介绍一下 Notion 编辑器与它们的异同。

Markdown 方面的调整

Notion 对 Markdown 编辑的支持并不完整（主要是标题级别），但它支持 Markdown 文件的导入和直接复制。

Markdown 标记：使用 ` 、*、** 时需要先打字，再标记。同时需要在文字前加上一个空格才会生效。（这可能和中文输入环境有关系，将来或许会改进）

不支持表格：Notion 取消这一点改用 Database 是一次合理的改进，毕竟 Markdown 形式的表格难用是有目共睹的。

仅支持一级标题和二级标题：也就是只能用 # 和 ## ，### 之后就不能用了。这在官方文档中被描述为「标题」和「子标题」。我个人的解读是官方觉得超过三级的标题就可以用新开一个 Page 来完成了，但在习惯使用 Markdown 语法之后，这确实是个挺影响体验的问题。

引用由 > 变成了 " ：> 变成了一个 Toggle List，也就是折叠列表，而引用则变成了 "。此外，在段落的开头输入 [] 可以创建待办事项。无序列表和有序列表则与普通 Markdown 没有区别。

Markdown 的调整

富文本方面的小加成

Notion 还谨慎地支持了一小部分类似富文本的功能，这让 Markdown 中无法实现的许多功能也在 Notion 中实现了。

所见即所得：Notion 直接砍掉了 Markdown 的预览模式，而所见即所得一直都是富文本的特征。

多功能拖放：Block 的最大好处可能就是拖拽了，上面已经讲过 Block 的拖拽方法。

允许分列：这是 Word 中比较的独特功能，在 Notion 中可以通过拖拽来快速实现列宽。仅限 PC 端，移动端查看时按顺序显示。

字体颜色和背景色：给 Block 的文字或是背景上色，来突出一些内容（不能同时生效）。

全文件类型支持：想在笔记中插入其他附件时，普通 Markdown 编辑器通常只支持图片。而 Notion 编辑器支持图片、视频、音频、代码、网页书签、文件，而且每一样的体验都做的很不错。

富文本加成

关于图床

Notion 有自己的图床，不支持自定义。用到图片时可能有两种情况：

如果从本地上传文件，会把原图上传到 Notion 的图床。导出 Markdown 文件时，Markdown 中引用的是图片的相对地址，图片会被一起打包进压缩包。
如果从链接粘贴图片，会直接使用图片原链接。导出 Markdown 文件时，Markdown 中会直接引用图片原地址，不会打包进压缩包。

所以大家自己在写作时，我推荐免费用户完全使用外部图床，节省容量空间；推荐付费用户从本地直接上传到 Notion 的图床，导出功能很完善。

你需要掌握这些快捷键：

Block 除了可以通过鼠标操作，还可以用这些快捷键来调整 Block（macOS 下将 Ctrl 替换为 Commend）：

选取 Block

Esc 键：选中当前编辑的 Block，逻辑是退出编辑，进入 Block 操作。
Shift 键：多选 Block
选中 Block 时，↑ ↓ ← → 方向键：上下选取 Block
选中 Block 时，Ctrl + A：全选所有的 Block

对 Block 操作

选中 Block 时，Ctrl + D：复制一份 Block。
选中 Block 时，Ctrl + Enter：激活，可以用于按钮、选中、切换待办事项、或者进入全屏图片
选中 Page Block 时，Ctrl + Shift + R：重命名这个 Page
选中 Image Block 时，空格键：进入图片全屏浏览

格式方面

由于上面这些调整，再加上没有预览界面，使得在 Notion 中使用 Markdown 标记时显得不够友好。所以学会使用快捷键就变得很有必要了，我建议每一位 Norion 用户都熟练掌握这几个改变文字样式的快捷键。

Ctrl + B：加粗文字
Ctrl + I：斜体文字
Ctrl + K：添加超链接
Ctrl + E：添加代码格式（同时变为等宽字体）
Ctrl + Shift + S：添加删除线

格式方面的调整，还可以选取文字后用鼠标在工具栏上进行。

工具栏

这些快捷键是比较常用的，如果希望学习完整的快捷键，Notion 已经在官方文档中提供了所有的快捷键使用方法，你可以在页面的右下角的？图标中看到 Tutorial & Guides。

官方文档快捷入口

为何 Notion 要采用 Block 形式？

块状 + 动态的设计着实新颖，但越是基础的东西，人的使用习惯越是根深蒂固。这种形式前所未见，它的实际体验究竟如何？

许多人遇到的第一个问题就是 Notion 的门槛高，与平日用的普通编辑器有太多不一样的地方。比如只支持到二级标题，Markdown 的许多语法不再靠符号来实现（更多的使用快捷键），再一看 Block 之间竟然不允许「跨段落选取」直接劝退……所以给人第一印象可能会比较差，「难用」往往是第一个贴上的标签。

但只要稍微了解一番快捷键，逐渐适应它的编辑器之后，就会有截然不同的感觉。除了三四级标题仍然无法实现，大多数 Markdown 能做到的功能都能做到。网络服务的加持，让 Notion 的编辑器更是获得了质的提升，许多不曾想过的功能都可以在一个页面中实现。

那么为什么 Notion 要采用这种形式的编辑器呢？我个人认为有这几个原因：

为了动态页面：Notion 希望展现的内容是动态的，直接采用纯文本或富文本编辑器无法支持这种内容动态显示，排除了使用传统编辑器的可能。
为了规范文本：如果内容是动态的，就很难保证用户不会在段落内随意插入一些组件（比如代码段里加一个视频文件），引起结构的混乱。需要 Block 来规范文本内容，禁止这种情况的出现。
为了兼容性：独有格式之所以不受欢迎，是因为不通用，难以导入导出（比如印象笔记的 .enex 格式）。Notion 在这点上选择了完全放弃独有格式，尽可能去兼容 Markdown、Word、Excel 等传统格式。这是出于兼容性和通用性的考虑。

所以，我认为 Notion 的编辑器完全称得上是一款新时代编辑器，为了深度结合网页的动态效果而诞生的动态编辑器。至于 Block，或许只是妥协的产物，是为了兼容老格式而采取的一种措施，可拖动、可排版则是附带的优势。

Database：数据库而非表格

讲完了 Page 和 Block，相信各位已经对 Notion 有了一个初步的了解，下面来讲讲 Notion 中的另一个大模块：Database。

这个表格不一般

许多人第一眼看到 Notion 的 Database 功能下意识的认为这是表格，但在实际使用时又觉得不是那么一回事。这个表格既不是 Markdown 下那种简陋的字符表格，也不同于 Word 和 Excel 中的多功能表格。

我们习惯中新建表格时除了方方正正的格子之外别无他物。而 Notion 中的 Databse 不仅可以单独使用，还能添加其他的视图，当做看板、列表甚至是日历来用。感叹表格功能强大之余又有些疑惑，这个表格怎么和我们习惯上的表格差别这么大？

Notion 中的表格

实际上是数据库

实际上，Notion 的 Database 更像是一个数据库，将其理解为「表格」是一种误读。数据都在数据库中，表格只能算是其中的一种表现形式。

Database 可以有 5 类视图：

Table：表格形式，类似于 Airtable 表格，便于做数据统计。每一行都可以单独打开变成一个 Page，添加更多的内容。
Board：看板形式，类似于 Trello 看板，便于任务分配、分类。卡片中的选项可以完全由自己定义，看板的分组也可以用选项来改变。
Gallery：画廊形式，便于查看多张卡片中的开头部分，可以在卡片开头添加一些概要内容。
List：列表形式，便于查看一部分关键性的信息，比如只显示名称和进度，来明确任务的进度。
Calendar：日历形式，便于查看时间相关的信息，可以在日历上按时间顺序查看任务。

改变 Database 视图

在使用时，Database 有 3 种表现形式，覆盖了大多数可能遇到的情况：

Full Page Databse：整页数据库。就像 Excel 一样，整个页面就是一个数据库。
Inline Database：段落内数据库。则像是在 Word 中插入的表格一样，可以在文章中间放一个表格或是日历。
Create Linked Database：连接到现有数据库。同样是在 Word 中插入表格，但内容是调用现有的 Database 中的数据，通过过滤和筛选来使用其中的一部分数据。在文章中修改时，也会对原有的 Database 数据进行修改。

筛选、排序、搜索、隐藏列，一个都不少

在右上方，可以对表格内容进行筛选、排序、搜索和隐藏特定列。

相比在 Word 中做表格，在 Notion 文章内的表格同样具备完整的功能，使用体验高度一致。

隐藏列、筛选、排序、搜索

Import：导入全类型文档

不过，正是因为 Notion 的设计如此超前，最初使用 Notion 的用户常常会一头雾水，冒出许多问题：「为什么在 Pages 里还能再新建一个 Pages？编辑的时候怎么是一块一块的？这是 Markdown 还是富文本？」……这种对工具的陌生感发生在我身边的许多人身上。

相信许多人在认识 Notion 之前，已经有一部分文档了。为了减少从头学起的陌生感，我们可以先从历史文档中导入一部分，然后逐渐深入。

你可以在空白 Page 中选择 Import，也可以在右上角的「…」中选择 Import 来导入文档。

导入文档的 2 种方法

Notion 的导入支持 5 种基础格式： TXT、Markdown、CSV（Excel）、Word、HTML，以及 7 种服务：Trello、Asana、Google Docs、Dropbox Paper、Quip、Evernote、Workflowy。由此可见，Notion 主要支持的文件类型是纯文本、富文本、表格、列表，以及 Trello 独有的看板，支持批量导入。

支持丰富的导入类型

除了不支持 PPT 和 PDF 导入之外，该有的导入功能都有了。当然，你也可以把 PPT 和 PDF 作为附件添加在页面中。

将 PDF 作为附件导入

导入之后也先别急着高兴，Notion 尽可能地对多种格式进行了兼容，但对 Markdown 和 Word 格式仍然有一定的要求，主要表现为「Markdown 的双回车换行」和「Word 大纲级别」等要求，一级标题会变成 #，二级和更高的标题级别都会变成 ##。

如果你的文档格式一团糟，Notion 是无法识别的。如果遇到了这种问题，可以通过转换工具格式化一下，用更标准的 Markdown 导入。

若不在 Word 中设置大纲级别，则 Notion 无法识别标题

Template：组合无限可能

Notion 的开发团队在官方帮助文档中提到了这样一句话：使用数据库的最大障碍是想象力。

The biggest hurdle when it comes to using databases is one of imagination.

没错，只要合理的使用 Notion 中的各个模块，你就能发现它几乎可以实现无限多的需求。仅仅是官方的内置模板就有 19 种之多，涉及到工作的方方面面。

官方模板库

这些 Template 不仅制作精美，使用方便，还能起到开拓使用思路的作用。

这里也有一些实用的模板：

博客文章：利用 Notion 的分栏功能，轻松排版出一篇图文并茂的博客文章。
每周议程：把一页分栏成五列，分别安排周一到周五的任务。
阅读清单：在数据库中添加希望阅读的书籍、链接、概述、作者，来督促自己看书、实时记录读书笔记、查阅阅读进度都是不错的选择。

如果你正在初次上手 Notion，我非常建议先去看一看这些模板的使用方法，可以帮助你更快的熟悉它的方方面面。

所有官方模板一览

Web：纯网页应用的胜利

在这方面，Notion 其实和 Slack 一样，是一个纯网页应用。你会发现网页端的界面和客户端的界面几乎是完全一致的，也就是我们常说的套壳应用。

纯 Web 应用让 Notion 轻易地完成了全平台客户端的设计，支持 macOS、Windows、Android、iOS，而且优化做的相当不错，实现了完全一致的操作逻辑。在不同系统的设备上登录、写作、排版都有着一致的体验，这在人人都有 2 个以上设备的今天是一件非常重要的事情，有效降低了学习的成本。

就我个人而言，我很少在手机上大篇幅写作的原因主要是效率低下。手机屏幕小，电脑上轻松完成的排序、加图，手机上都可能要戳好多下才能完成，相当低效。但在 Notion 中就异常高效，在手机上也可以对段落进行拖拽排列，插入附件。而且电脑版跟手机版的显示效果几乎完全一致，当我想到一些细节需要补充时，打开手机就可以直接调整段落顺序、增补内容。

手机调整顺序