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【 书 名 】秘书工作手记3 学会办事

【 作 者 】像玉的石头

【 ISBN 】978-7-302-59661-5

【 出版社 】清华大学出版社

【出版时间】2022-01

笔记

   办事要讲礼仪和规矩，礼仪绝不是繁文缛节，那是人心中最柔软的地方。 

   办事要会说话，很多事，可办可不办，话说得好，能办的可能性就大。 

   办事要注重细节，小事也能让你脱颖而出。 

   办事要有耐性，身处职场的长跑，笑到最后才算笑得最好。 

   “丛林法则”真的从人类社会完全消失了吗？我们真的不用再面对“生存竞争”了吗？答案当然是否定的。
学会办事，“学会”的过程本质上就是认识职场规律、适应职场规律的过程。
   世上只有一种英雄主义，就是认清了生活的真相后依然热爱生活。”成为一个成熟的人，去面对复杂的世界。 

   一个单位能搞得好，绝对不是仅仅靠氛围开明、环境民主、大家畅所欲言，而是靠领导远见卓识、杀伐决断，带着大家目标一致往前走。
   “画布策略”的关键是，小人物在工作上给大人物帮助，为大人物铺路，让大人物把事情做得更漂亮，以此来换取自己发展的机会。 

   “守正”我们可以理解为乐观正派，任劳任怨，总能扎实靠谱地完成工作。
   “用奇”则是用心体会琢磨，盯住领导的需求和关切，勇敢地抓住每个露脸出彩的机会。
   守正和用奇结合在一起，才能在职场发挥最大的效用。 

   我们总希望领导对我们的认识是基于理性的、全面的、深入的，但这是一种美好愿望。现实中，往往领导没功夫、没精力，更没时间，如你希望那样理性全面深入地认识你，了解你的工作，他的判断或许更多来自感性认识，也就是短暂的、浅层次的印象。面子功夫和花样直接作用于感性认识，它管用的道理就在这儿。 

   古语说“试玉要烧三日满，辨材须待七年期”。这是一种理想，在现实生活中其实是非常难做到的，领导不可能通过很多事来对你进行判断。领导对你的印象，往往来自一两件小事。 

给领导送文件之前：

• 把文件吃透

• 不要有基础错误 翻一翻文件形式上有没有错漏，最关键的是别缺页，还有页码编号是否连续，字体是否一致，有无空白页，有无打印不清晰页等。

• 要注意形象

• 有点儿眼色

• 注意细节 你要搞清楚今天是几月几号。 
  
  
  

   有好事的时候，要把领导当普通人看。领导身上有好事发生时，你可以把你们之间的级别差距、身份差距先放到一边，去换位思考——如果是我，作为一个普通人，碰到这个事情希望别人怎么做呢？然后来决定自己应该怎么和领导沟通， 

领导眼中的靠谱：

• 懂得 接受任务的时候，问清楚、记清楚，不要光点头说好，埋头干活，特别是真的不理解、没听清的地方，要敢于提问。

• 记得 一件事可以在两分钟之内完成，你需要马上完成它，或者在两分钟之内委派给他人，否则就把这件事推迟、存档或丢掉。

• 反馈 最重要的一条就是让他看到你的“进度条”和“实时位置”。

• 核查 出手前再看一遍，把错误发生的概率降到最低。 
  
  
  

   要把小领导往大了看，把大领导往小了看。 

   推活当然可以，也有技巧，但你要做好领导对你有意见的准备，你到底更看重什么，或者想发展到什么程度，自己内心得有数。
如何把推活的负面效应减到最小：

• 提高效率

• 抓大放小

• 摆出不容回避的客观事实

• 适当管理领导预期 通过适当方式，向领导传达合理正当的工作节奏是怎样的。

• 态度柔软

• 提供备选方案

人各有志，说到底，怎么选，还是自己的事。无论如何，愿大家在“加班还是推活”这个问题上都能做出不让自己后悔的选择。 

   微信几乎没有容量、字数限制，在换行的时候就不用再抠抠搜搜地节省，完全可以怎么好读、怎么容易区分怎么来，这是很重要的一点。 

   发语音，越来越成为上级对下级的一种权力，尽量不要给领导发语音。
   一条100字的短信，可能5秒钟就能看完，但是，语音30秒甚至1分钟才听得完。
   而且语音不方便重复查看，也不方便检索。 

   发图片或Word、PPT、PDF等文档要有摘要或说明。 

   有些文件明确需要领导在电脑上打开，比如某些稿件，需要领导用修订模式直接修改，这时最好不要只是微信发送。 

微信就是你的第一人格：

• 朋友圈其实是公共场所，千万不要搞错了性质，把朋友圈当成一个树洞或自家客厅。

• 不回别人微信，或许算不上十恶不赦，有可能那会儿是真的在忙。但不要一边不回别人微信，一边在朋友圈到处点赞，被人看到，就铁定是你的错了。

• 不要老在朋友圈抱怨工作苦，工资低，更不要说领导对你不好、不关心。

• 求点赞，求投票，求转发，求购买，发此类信息真的要慎重。

• 在群里问问题，最好发红包，人家凭什么帮你啊？

• 群里找人帮忙或问问题，不要搞得太复杂，更别强人所难。

• 点赞，回复，虽然俗气，但还是要有，谁发完朋友圈之后不是等着数点赞呢？

• 发微信不是聊QQ，不要问“在吗？”更不要连问好几次“在吗”“方便吗”。有事儿您直说。

• 有些表情包还是很好用的，比如捂脸这个表情，在拒绝道歉甚至求人的时候简直不要太传神。

• 直接发实时语音或视频聊天显得非常粗鲁。

• 有些人会把自己和别人的聊天记录发到朋友圈。石头实在是不敢和一个说话时先把录音笔掏出来的人有什么深交。

• 争取用一条信息把问题或者事情说清楚，不要一句话发一次，一件事情发十几条微信，只有情侣之间才能这样。

• 加好友的时候，说清楚自己是谁。

• 清理好友，这种事悄悄干就行了。

• 假如没有及时回复微信消息，还是稍微解释一下，比如在开会，在忙，迟复为歉，等等。

• 最好用真实姓名和真实头像，至少让人能够比较清楚地知道你是谁。

• 千万不要用符号做自己的名字，别人找你的时候会非常麻烦，切换输入法都要搞半天。

• 回复别人的时候，不要说嗯、啊、呵、行，如果是谈恋爱，这种回复基本要完。在工作中也不可取，还是说是的、好的、没问题，能够凸显职业素养。

• 发表情包也是有礼貌地结束聊天的一种好办法。

• 有单位的人还是不要在朋友圈做微商了吧。

• 上班时间尽量别发朋友圈，尤其是发些跟工作无关的。

• 无论是谁，新认识的人尽可能留个电话，加个微信，指不定什么时候就需要联系谁。 
  
  
  

   手头事再多、活再急，别人来找他时，他总是暂时放下手中的活计，起身，站着和别人交流；办完事，他也不立即坐下，而是寒暄着把来访者送出办公室门，甚至送到电梯口，甚至坚持挥手到电梯门关上的一刹那。
   这看似简单、技术含量为零的“起身和相送”，或许才是能让别人真正感受到重视、尊重、热情和温暖的关键。 

一般生活场景礼仪

• 坐电梯的时候别着急，讲究后进后出，无论上下都让领导先走。门打开时自己务必第一时间迈出门、按着门，等领导出来。

• 电梯靠内侧中间是好位置，把领导往那儿让。跑腿的小同志站在按电梯的地方就行了。

• 别人给你递名片，站起来双手接着，然后认真看一遍，也可以把他的职务念出来，配之以钦佩的表情，以示重视。

• 别主动跟女同志握手。

• 坐车的时候，让领导和客人先上，自己后上，一般车的右门为上、为先、为尊。

• 有幸领导开车送你，记得坐在副驾驶，坐后排那是把领导当司机了，很不礼貌。

• 经常去别的办公室串门是个好习惯，但记得先敲门，即使门开着也要敲。

• 除非特别紧急的事，午休时间别给人家打电话，上班的人就指望中午那会儿躺躺了。

• 开会的时候手机记得调成静音或震动。

• 在饭局上，手机最好不要拿出来，更不要有任何竖起来拍照的动作。

• 刚进入单位的年轻人，参加各类饭局，大部分时候，我们的职务和年龄都是最小的，落座的时候记得自觉坐到最差的位置，也就是靠门的位置或服务员上菜的位置。

• 如果有职位更高、年龄更长的抢了“最差”的位置，可以先去请“抢”了你位置的人去坐更好的位置，如果他不愿意或者比较推辞，那你可以大方地和你方领导开着玩笑解围：“领导，您坐这儿那我就只能找个缝钻进去了。您上座，我坐这儿方便搞服务。”

• 如果是正常的公务活动，吃完要拍照留念，在征求对方同意的前提下，注意选好背景，可选择墙面、窗外景色等为背景。

• 跟领导们在饭桌上吃饭，你要时刻明白自己在饭局中的定位，大部分时候我们都是饭桌上的“服务员”。

• 陪领导走路也是有讲究的，一般领导和客人在内侧，你在外侧“保护”。至于走在前面还是后面，具体问题具体分析。如果大家对环境不熟悉，你应该在前面引导；如果就是在你们单位楼下花园，那你就老老实实在领导和客人后面跟着。

• 钱的事千万别拖，钱的事儿对绝大多数人来说都是第一敏感的事儿。 
  
  
  

领导的精力和时间就是最大资源。所以，和上级的沟通一定是由你发起，别等他找你。

• 领导需要掌握情况

• 领导乐于把控进度

• 让领导感到被尊重

• 要规避风险 
  
  
  

   汇报形式是多种多样的。既有正式当面汇报，也不要忽视一般性通报、顺带提一句、发短信、打电话、集中汇报、紧急汇报甚至俏皮的汇报。 

   有时候人的身体状态也会影响心情。午睡的时候、困顿的时候、生病的时候，都不是汇报的好时机，尽量避开。 

当众发言的“四个有”

• 有准备

• 有态度

• 有说法

• 有“爆点” 
  
  
  

   竞聘当然要争取一时的输赢，但是无论输赢，我们都要追求更长远的目标，那就是让在场所有人看到你、认可你，让大家觉得你是一个诚恳谦逊的人，是一个可造之才、可用之人。 

寒暄找话题大法

• 朋友圈中找话题

• 穿着打扮上找话题

• 看天气找话题

• 看新闻找话题

• 围绕孩子找话题

• 聊八卦找话题

• 说胖瘦找话题

• 用“最近怎么样？”找话题

• 万能的微笑 
  
  
  

   不管人前还是人后，只说单位和领导的好话，绝不说单位和领导的坏话，这应该成为一种习惯。 

在单位特别拉好感的几个小妙招

• 带打饭和零食

• 记住生日

• 伴手礼

• 私下致谢

• 工作不掉链子

• 尽量不发飙

• 不要打破砂锅问到底 
  
  
  

怎么装成很有城府的样子？

• 大事小事不透底 对于不好的事，即使再小，也坚决不直说

• 设密码

• 走路慢

• 说话缓 
  
  
  

到上级单位借调注意事项

• 上级单位借调人，不是让你去镀金的，肯定是来干脏活累活的。调整好心态，乐于吃苦负重是搞好工作的关键。

• 新到一环境，先考虑融入。同事虽然不是领导，处得愉快了，适时给你指点一二，人事关系啦，编制情况啦，进人要求啦，能让你少走不少弯路。

• 抓紧把自己擅长的一面展现给领导。

• 刚开始的几个活儿，要使出吃奶的劲来干好。印象的窗口期很重要。

• 站稳脚跟之后，可以造造声势。尽可能参加上级单位的座谈、演讲、岗位练兵等活动，这种活动，单位的“老油条”一般都嫌麻烦，你这是帮他们减负呢。

• 定期向原单位领导汇报工作。

• 不定期与老同事联络感情。

• 在职权范围内为原单位提供一些便利。

• 如果你了解到上级单位有编制，也有意通过借调留人，大可以主动跟你的直接领导表态：“我这段时间学到很多，进步很大，想继续跟着您学习锻炼，个人也有个更高的平台。”他自然心知肚明。别太担心原单位不放人，“上面”有人，对他们也是好事。

• 如果发现上级单位纯粹是想抓个苦力干活，没有任何上调机会，那就不要恋战，拿好借调鉴定，到点儿就撤回去，以免耽误在原单位的前途。 
  
  
  

当小领导带好团队的要点清单

• 无论体制内外，领导者的权威往往不只来自于职位本身，更来自对职位的经营。

• 什么是运用职位赋予权力的能力？说白了就是两条，对下分配任务，活儿来了能分得下去；对上争取支持，领导愿意听你的，不听你们科室其他人的。你的所有管理动作都应该围绕这两条。

• 分配任务，先过心理关。从大头兵到管理者，最困难的不是学会管人，而是敢管人。管人管事，天经地义，组织重任，职责所在。你背后的靠山是组织、是领导，多提要求、大胆说不，就是你的权力和职责。

• 把分工具体到人头，落实在纸面上。制作一个分工表，科室职责范围内的各项业务，哪项工作谁去负责，谁是备份，在表中予以明确，然后把这个表呈报分管领导审阅。

• 怎么体现领导支持？上任后，先召开科室会议，邀请分管领导参加，为你站台。

• 别小看了开会和表态，一旦作出承诺，就会立刻受到来自内心和外部的压力，迫使自己的言行尽量和承诺一致。

• 可以建立科室学习例会制度，会议是一种仪式，一开会，大家各就各位，按部就班，其实是在反复提醒每个人：别忘了，你是科员，我才是负责人！

• 记好科室工作周记。每个人每一天做什么事，完成了什么任务，取得了什么成绩，以日为单位记下来，每周汇总一次，发到科室微信群里。

• 抓“两头”带中间。

• 时常“扯大旗做虎皮”，让大家知道领导始终信任你、支持你。

• 碰上比较刺头的部下，言语上绝不要轻易让步。他说不应该接这个活，你不要急，也不要默不作声。你就说，领导有多重视这个活，必须得干好！他说让你找别的人，你就说，你分管这块业务，我只能找你。态度坚决一点，他可能就顶不过你了。很多时候，微观层面的语言较量非常重要，甚至起决定性作用。

• 上面说的都是“做官”，做人也同样重要。中午尽量跟大家一起吃饭，时不时请大家一起聚聚；如有可能，帮忙解决一点部下的实际困难。

• 如果碰上个别不求进步的老员工，不必非要拿下。对老同志要多一些理解和尊重，他们现在可能工作状态不佳，但人家年轻搬砖的时候，可能比你还能吃苦。 
  
  
  

   只有索取和给予处于一种微妙的动态平衡，两个人的关系才会越来越紧密，友谊才会越来越深厚。 

   手机微信【长按】选中聊天信息中需要提醒的某一句话或者文件、图片，选择【提醒】，就会弹出【设置提醒时间】的选项，选择要提醒的时间就可以啦！ 

   工作可以商量，态度必须端正。 

   我们大多数人的舞台都比保安、服务员大、平台都比他们高，但扪心自问，是不是往往连在自己舞台上、剧本内的戏份都还没演好？ 

任何事情，一定是越主动，机会就越多，成功的可能性就越大。

• 回复与反馈

• 出现意外和变化及时通气

• 追问 显示主动，让人感觉到你有加深对工作理解和认知的强烈意愿。

• 多做一点，做深一点

• 推进 不能领导忘了说，我也装傻 
  
  
  

求人帮忙的姿势

• 不要上去张口就问，先自己尝试着解决一下再说。

• 别强人所难

• 全面如实客观地说明情况

• 减少对方的工作量

• 及时感谢

• 可以戴高帽，也可以给些压力

• 表明自己的价值

• 可以不会，但要耐烦 
  
  
  

   请人帮忙时，要让自己的“忙”尽可能轻，这里的轻不是说得云淡风轻，而是让别人帮你的成本尽量降低。 

   在单位端饭碗，与烦心事周旋，“耐烦”是唯一的出路，时时刻刻耐烦是一项必需的修炼。水平可以不高，态度必须到位。 

   在困境中、低落时，能否保持自信与坚定，保证自己的精气神不被打散，继续爬起来战斗，或许最终决定你能到达的高度。 

   能工作时就工作，不能工作时就写作，两者皆不能，读书、积累、思索。 

   期望比别人过得好，不做点出格的事、跟别人不一样的事，怎么可能实现呢？ 

    听大多数人的话，参考少数人的意见，最终自己作决定。 

如何避免成为一个乏味的职场老油条

• 不要让肚子挡住自己低头的视线。

• 不要开口闭口就是提拔那点事儿。

• 不要只看新闻联播，《人民日报》《光明日报》。多关注报刊亭新上的时政杂志、时尚杂志之类，经常看新上线的电影，娱乐八卦，赛车足球，游泳体操。否则永远只能存活在世界的某一面。

• 平常说话就不要用重要性、关键性、意义、深化落实、强化意识这种话了，劳逸结合张弛有度很重要。

• 了解一些着装的基本原则。

• 皮鞋要擦干净，穿西裤皮鞋不要配白袜子。

• 冬天可以买一些低领的秋衣，避免领子已经毛掉的秋衣总是翻在衬衣领子外边。

• 不要把钥匙和手机绑在腰带上。手机辐射大，绑在腰上不好。挂钥匙的话，走到哪儿都叮叮当当。

• 不要暴粗口。有时候基层做工作确实需要简单粗暴，但是对同事还是应该有春天般的温暖。

• 不要把小同志、年轻人、小东西挂在嘴边，老是觉得年轻人不行。

• 买一个潮一点的保温杯。

• 不要看到新入职的女同事，或者离了婚的女同事就两眼放光，有事没事撩两句，还觉得自己魅力十足。这样对自己的风评很不好。

• 不要在公开场合，用手机翻看仕途风云、官场风云、宦途风云之类的网络官场小说。小说里的世界很精彩，主人公都开挂，现实的生活更残酷。

• 微信签名，不要总是齐家修身治国平天下，或者“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”之类，完全可以谈谈生活的体悟、工作的体悟。人年龄越大，越应该往小了活，你其实只是世界的过客。

• 少打牌，多读书。

• 少吃肉，随时关注自己的尿酸指数，某天脚指头和膝盖肿了起来，疼得难以入眠，就糟了。

• 不要沉迷于捏脚、松骨、捶背，其实自己跑跑步，打打球，游个泳，都比所谓保健对身体要有用许多。

• 警惕挑错思维。挑多了，有时候会误认为这也是种本事，自己的水平比别人高。其实人家做的是从0～99，你只不过从99做到了100，完全不能说明水平高低。更吓人的是，容易看哪儿都是毛病，看谁都不行，这就自绝于天下了。

• 要成长，得有开放思维。最好是看哪儿都有值得学习的地方，哪儿都有可取的地方，哪儿的背后都有他的道理，哪儿都是机会，这个或许才是有利于成长的。