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归档中重要的不是工具,而是对归档系统的准确理解。
为使工作不中断,储备工具很重要。
创造一个能随时取用必要工具的环境。
归档是提高工作效率的必备技巧。
应该丢弃的文件是指估计今后不会再用到的文件。
选择公文包的注意点:
办公桌周围不宜摆放私人物品。这样可能导致工作空间被挤占。这种做法也会招来他人侧目。如果是公司内部人员可能会被原谅,但公司外部人员看到,不仅会影响个人形象,也会破坏公司的整体印象。
只有找到适合自己的手账,才能用起来得心应手。买手账时,要考虑自己的工作内容和使用场所再决定。这样自然就能找到适合自己的手账了。
用好手账的三个要点:
记好手账的方法:
工作先后顺序的确定:
养成回看手账的习惯,通过回看手账,可以了解自己的行为模式。
记笔记不仅有助于管理和活用信息,还可以避免出现一些细小的失误。
会议纪要中需要表明的信息:
记笔记的时机:
通过定期整理笔记养成重读的习惯。一个月或半年一次,定期整理笔记,把比较关注的信息重新整理。
通过写出自己的想法理清思路,而且做笔记能自然提高信息整理能力。
通过写下工作失误与对策,避免犯同样的错误,而且能找到通往成功的新法门。
为了写出完美的笔记,首先必须让做笔记成为习惯。坚持做笔记,信息积累得多了就有价值。
工作时跟着PDCA阶段走很重要。PDCA分别指P(计划)、D(实施)、C(评价)、A(完善),关键在于这一阶段的A对下一阶段的P有所影响。
用A~E这5个级别来评价当天的大事,并记录到笔记本中。如果总体上顺利圆满就给最高评价A,如果失误较多就给最低评价E,向这样按照自身情况设定标准很关键。
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