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麦肯锡时间分配法——阅读笔记

已有 5147 次阅读 2017-5-17 11:51 |个人分类:读万卷书|系统分类:科研笔记

图书规格【 书 名 】麦肯锡时间分配法【 作 者 】李志洪【 ISBN 】9787544285520【 出版社 】南海出版社【出版时间】2017-01 第一版笔记前言

每天有24个小时,这是一个被人们广泛认可的公理。在现实生活中,像著名画家达·芬奇、音乐巨匠歌德以及那些争分夺秒的企业经营者,每天24小时他们经手的上作,在质和量方面都远超那些虽然同样拥有24小时却碌碌无为的人。

达·芬奇除了众所周知的艺术成就外,还广泛研究天文、物理、地理、建筑、兵器、机械、植物学等,他几乎实现了文艺复兴的最终理想————万能之人。

正文

什么东西最长又最短?什么东西最快又最慢?什么东西被无视后,会让我们后悔?什么东西失去后会让我们一事无成?十么东西既能吞下一切微小,又能创造一切伟大?这是出现在伏尔泰的中篇小说《查第格》中一个以时间为谜底的谜语。在这里伏尔泰用生花妙笔描述了时间严肃、伟大而负责的形象。

对于所有人而言,时间是世界上最公平的东西。尽管每个人的人生长短不一,但他们每个人每天都绝对公平地拥有24个小时,谁也不多,谁也不少。这就是时间公平的直接体现。不同之处只在于他们是如何利用时间的,以及由于对时间态度的不同而导致的,他们在相同的时间段内创造价值和收益的不同。爱因斯坦曾经认为,导致人们成就差异的是对业余时间的运用。由此可见,能够充分利用时间,是走向成功的必由之路。

工作进度表作为一种常用手段,它记录下了简单却精准的信息。做好工作进度表的习惯,能够使你安心工作,不必分心用于其他的事青,从而有效地提高工作效率。下班后对其进行查阅对过去的一天所进行的工作做一个全面的回顾,并浏览一下需要第二天完成的工作,从而对工作做到心中有数。

作息时间表
1.该吃饭吃饭。有不吃早饭习惯的人,会因为饥饿的因素而一直盼着午饭时间的来临,同时在中午时候还容易出现瞌睡、打盹等犯困现象。
2.该睡觉睡觉。拥有良好的睡眠习惯,是一个人重要的心理、生理以及社会感知度健康的基础。
3.该休闲时休闲。①做一些有氧运动;②拥有积极的想法;③保持午饭后散步。

当你陷入琐碎的工作时,一定要及时进行自我反省。看看自己正在做的是不是最应该做的;如果发现不是的话,就一定要及时停止,并开始重要事项的安排。

在长达70-80年的一生中,真正被用于工作的时间居然只有短短的3.4年。

生命的大部分时间被用在了琐事上,就是这些看起来毫无意义的琐事将时间切割成了无数的小块,从而使时间失去了完整性,当你能够将这些琐事都剔除出去时,时间也就回来了。

简单原理:从最简单的开始

安全感的缺失,尤其是工作中安全感的缺失,是人们的一种通病。安全感的建立过程,是分阶段进行的,其过程因为个人因素不同而有所区别。具体分如下的几个方面:
1.对自己有一个明确的认识。认识自己,也是间接地明确该如何做事、怎样将事情做得完美的过程。
2.确立明确的目标。一个有效的目标应该出在我们擅长的领域中,它不但能带给我们实实在在的好处,并且以我们的工作能力能够很好地完成它。放弃近期无法实现的目标。
3.提高工作的兴趣。

犹太法则:重要的20%和琐碎的80%

每个优秀的管理者只要做好最为重要的事情,就可以了。
1.不要被事情牵着走,分清琐碎的事和重要的事。
2.精力和时间的分配。能够把20%的主要精力投入到最重要的事情上。
3.重点解决的事情。①不该自己做的事情不做;②不重要的大事不做;③做好重要的小事。

四象限原理:分清轻重缓急

1.紧急并且重要:迫切的问题、限期完成、马上要沟通的问题
2.紧急但不重要:临时安排的时间、需要沟通的事项、帮他人解决问题
3.重要但不紧急:准备工作、拜访客户、找领导签字
4.不重要不紧急:文件归档、搜集信息

有序原理:整理办公桌

要知道一个整洁干净的工作环境,会让人觉得身心愉悦,做事更有效率。当你能够将属于自己的东西整理得井井有条,使所有的东西伸手可及时,你在工作中将可以至少节约出1/1O的时间来用于其他事情。
1.优先考虑物品、文件的取用方便。
2.做好待办事项的档案管理。
3.定期整理档案。
4.物品摆放有规律。
5.合理使用垃圾桶。

专注原理:一次只解决一件事

为有足够的时间进行工作,应尽可能排除外界干扰,只有这样才能最快捷地完成既定的工作。当受到的干扰优先次序很高时,应采取接受的态度,并将其添加到自己的任务清单上予以合理的安排。

30秒电梯原理:抓住关键的核心

对于一件事情的一二三,人们普遍能够记住,但是要记住四五六,则要困难得多,所以将事情归纳在3条之内是很有必要的。
1.通过制定计划找出关键的驱动因素。
2.不要试图承担额外的责任。
3.掌握自己专注力的时间周期,合理利用。
毫无意义且没有必要的寒喧,被犹太人认为是浪费时间和生命的表现。

一个较为合理的计划基本遮通过四个步骤完成的:首先了将所有为了完成任务而需要做的一切事情都罗列出来。其次,排定一个基础的次序。这个次序,可以是进度顺序,也可以是按照轻重缓急的顺序。再次,在每一个步骤后面列出所需要的资源,包括工具、方法、资料、关键人物等。最后,为每一个步骤安排合理的时间期限。在这个过程中,要考虑好哪些任务是需要:单独去做、哪些任务是可以同时进行的,从而统筹安排时间。

“5W2H”原则

why (为什么要做)、what (任务的内容和达成的目标是什么)、when (在什么时间段进行)、where (任务发生的地点)、who (哪些人员参加此任务/由谁负责)、how (用什么方法进行)、how much (需要多少成本)。

根据任务计划,每日都列出需要在当天进行的工作。如果感觉自己迟迟不想行动,那就挑出最容易的、花费时间最短的那项任务先开始。
人们对于一件新任务的热度基本都能持续5分钟以上,所以,先给自己定下5分钟的工作计划。
如果自己对于某项较为费时间、费心思的大任务总是心存抵触,那就把它大卸八块吧,分解成一个个的小任务,小到自己愿意开始行动为止。
记录下自己完成每项任务的开始时间、完成时间,并与最初的计划时间相对比。如此就可以看出,自己之前定的计划是否实际。

WBS基本构架

运用WBS之前必须首先对任务要求、任务内容、任务范围、任务要点等进行细致的解读和分析,掌握正确、关键的信息;运用过程当中,需要把握的基本原则就是“复杂事情简单化”,把大的、复杂的任务分解为小的、简单易行的任务;分解过程中,要结合各方面实际情况,确定下执行者的具体管理任务。

PERT计划管理

通过使用PERT可以对某项任务进行全面的网络式分析,在此基础上能够制订合理计划,对各项计划进行有效评价。
将任务分为:事件、活动、关键路线。
所有活动部同时被估计出三个时间————乐观时间、悲观时间、可能时间。这三个时间都要由最熟悉此项活动的人员进行预估。通过对这三项时间的有效估算,项目经理能够评估出整个项目的不确定性。

合理沟通保证自己在做正确的事。
用正确的方式做事,确保非无用功。

无论时间安排得有多紧,只要挤,总能安排一些计划外的事情来做。

进行时间管理时,做事的顺序也很重要。

将琐碎的事情集中起来。

适当积累能够帮助你过滤掉一些不必要的麻烦;对于你掌握工作的主动权、使自已得到更大的锻炼和提高是很有必要的。

可以试着在日常生活中从以下事情做起: ◆在每个月的同一天支付信用卡账单,并一直坚持下去。 ◆在每周的同一时间健身,并且每次保持同样的时间长度。 ◆每天开车或者坐车时都听同一本有声书,听完了再换下一本。 ◆每周都提前把衣服搭配好、按顺序放好。 ◆每天同一个时间段处理需要跑腿的工作,每月同一天处理需要跑腿的家庭琐事。 ◆每天同一时间开始做当天最重要的工作。

突发事件

只要是能在2分钟内处理的突发事件,都应该立即完成。这样可以:不遗漏问题;让别人放心;可以少做记录;自身感觉轻松。

妥善保存手头工作:工作进度、工作想法、工作计划、妥善关闭当前工作。

不管是在工作还是在生活中,遇到真正的突发事件的比例是很小的,几乎不超过1%。所以,控制突发事件最好的办法,就是不拖延,按照期限每天完成一部分,确保按时完成,最好是能往前赶,为后面留有余地。

小事

重新认识小事情的重要意义,而不再一味地认为小事情是毫无意义的、不值得做的、浪费生命的工作。

检查“最不容易出错的地方”,确保完善无误。

很多时候,小事情之所以称为“小”,就是因为不会占用太多的时间、精力,而且都是在人的能力范围之内,所以,不会在实际上花费人们太多的心思,对于人们的计划不会有本质的干扰。但是现实生活中,被小事情而干扰了原本计划的却大有人在。

决策

难以做决定有时候会出于两种原因。一种是懒惰。如果是懒惰,除了抓紧决定之外,没有其他建议。另一种是恐惧。因此,针对恐惧,你可以按照以下三点步骤来进行思考,帮助自己尽快做出合理决定。①找个安静时间,放松自己,问问自己到底想要怎么做。②相信自己的直觉,特别是很难靠理智抉择时。③告诉自己,即使错误也能带来宝贵的成长经历。

做好准备工作

1.尽可能搜集有针对性的、直接相关的资料,避免无的放矢。
2.熟练掌握电子资料搜集工具是必要的。
3.当你引用了某些资料时,记得随手将资料来源备注在下面。
4.别忘了与你的团队共享资料信息。
5.关键人物提供的关键信息对于资料搜集至关重要。
6.必要的时候,信息搜集工作可以外包。
7.资料的搜集并不仅仅是罗列。一定要提炼。
8.具体到资料的最终展示方式而言,PPT是最佳选择,没有之一。

领导占用的时间

建议你在与上司沟通时注意以下几个要点:
1.在上司为你安排任务时,与他共同商定任务的完成期限。
2.主动、及时与上司沟通工作的进展情况。
3.在僻静地方办公。
4.将自己的计划安排与上司的安排保持基本一致。
5.当上司把你叫去时,记得带上你未完成的工作。
6.该拒绝的时候就得拒绝。
7.让上司清楚掌握你的任务安排表,从而自己撤回额外的工作安排。
8.当临时安排编委必须接受的任务时,与上司协调好时间,将额外安排带给自己的干扰降到最低。

心得
  • 1.必须具有在最短的时间内向客户讲述明白结果的能力。

30秒电梯原理中,抓住关键核心固然重要,这句话也很重要并且实际。

  • 2.对于突发事件,只要是能在2分钟内处理的突发事件,都应该立即完成。这样可以:不遗漏问题;让别人放心;可以少做记录;自身感觉轻松。




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