文/徐 坚

      受会议组织者的委托，在学术会议上担任大会主席或分会场主持人是一种荣誉，更是一种责任和义务。那么，如何专业地履行主持人的职责呢？
      1） 拿到会议日程后，注意看自己是否有担任主持人的任务。如果有，请注意会议的具体时间和地点（大型会议会有许多分会场），以免误事。如果与自己的其它安排冲突（例如不能全程参加会议），及时与组织者联系，或者委托其他有资质的人替代，或与其它会场的主持人互换一下主持时间。
      2） 进入主持人的角色，首先要召集分散在会场外的参会人员进入会场。特别是在茶歇（coffee break）之后开始的分会，大家常常因为互动而没有注意到开始的时间。开始前，应清点报告人是否已经到位，是否已经将报告的文件拷贝到会议准备的电脑上。有的人不是在session开始前将自己的PPT拷入计算机，而是在自己的报告开始前现安装，这样浪费掉的应该是自己的报告时间！主持人应将这个帐记在报告人的身上。
      3） 简单自我介绍。介绍每一位报告人和来自的单位、国家。介绍报告题目，提议鼓掌欢迎报告人。
      4） 严格控制报告时间！最常见的问题就是报告人超时。有的会议，组织者会提供一个倒计时的小计时钟，设置好后，会自动用铃声提示。这样最好，免得尴尬。设置的铃响时间应该比终止时间提前1或2分钟。在报告人演讲开始之前，应告知铃响意味着什么。如果没有倒计时钟，主持人就要根据自己的钟表来计时，在规定的报告结束时间还差1或2分钟时，站起身提示报告人。只是坐在下面示意，有时候报告人由于专注自己的演讲，会注意不到。最重要的是一定要留出时间让听众提问和讨论。国内会议最常见的情况是，主持人不提示报告人时间，擅自允许报告人占用讨论的时间。结果报告人讲完了就走，没有交流的机会，使得会议乏味。
      最近参加的一个国内的workshop，组织者安排的都是特别邀请的报告，报告为25分钟演讲加20分钟讨论。因为workshop的一个重要的特点就是希望能够有比较充分的时间来进行讨论，结果由于每个session的主持人没有严格地截断报告人的演讲，使得讨论的时间被报告人延长耗尽。这导致会议留下一些遗憾，至少在讨论这一环节上未能达到预期的效果。这一方面是由于主持人不够专业，另一方面也是“人情”文化作梗，不好意思打断报告人。其实，这完全是不必要的。没了原则，就没了质量，无形中是一种不负责任。
      作为主持人务必要确保会议（尽可能）严格地按照日程表上规定的时间运行。大型国际会议设有许多平行的分会场，有些听众会按照日程表去不同的会场听自己感兴趣的报告，有的报告人也有可能分别在几个分会上作报告。这也是在国际会议上如果报告人缺席，不能随意将下面的报告顶上来的原因。经常看到，国内会议在时间表上完全失控，乱了套。经常会出现赶到另外一个分会时，要么报告已经完了，要么还差好几个报告人的情形。时间的控制很不靠谱！这反映出很差的守时意识和专业素质。
      5） 报告后的讨论时间段无人提问怎么办？有的报告人演讲完后，会出现听众没有任何问题的局面，这多少有些尴尬。遇到这种情况，主持人应该自己提出1—2个问题，与报告人互动一下，然后再看看是否能够诱导出其他听众的提问。如果实在没有，也就只好开始下一个报告。有的会议安排的讨论时间较长，如5或10分钟。如果没有任何讨论，过早地提前进入下一个报告也不太好。因为如果有其他人按日程上的时间表来听这个报告，就会错过前面的部分。
      6） 报告后提问与讨论的场面火爆时怎么办？报告人演讲后，有时会出现十分火爆的提问场面，听众纷纷举手。反映出大家对这一问题浓厚的兴趣或者争议，这是好事情。作为主持人要控制好时间，绝不能让讨论占用后面报告的时间。有些提问人喜欢与报告人纠缠个没完，主持人应恰到好处地打断，让问题留在会后（场外）讨论。在较多的提问中，既要给专家机会，也要留机会给年轻的研究生，以示鼓励。在讨论时间快用尽时，强调一下“这是最后一个问题”。
      7） 合作主持。有时一个session会安排2个人一起主持（co-chair）。2个人可分一下工，也可由另一个人主持到底。如果你不想主持，应在事前与另一位主持人打招呼，以免会议不能按时开始。一次会议上，我与一美国教授一起主持。他在事前就告诉我，他想去另外一个分会去听一个报告，让我先主持上半段。其实我也很想去听那个报告，没办法，因他有言在先，我只能错过那个报告，去干主持人的活儿。
      8） 整个session结束后，要提议大家鼓掌，表示对整个session报告人的致谢。宣布session is closed。
      9） 组织者要求的会务说明。有时在session结束后，组织者会有一些会务的说明，如日程调整更改、用餐或旅游等事宜，需要主持人代言或者由组织者来宣布。
      10） 关于着装。参加国际会议并非要求一定要着正装。但按照惯例，在自己作报告、当主持人和宴会的当日应着正装，夏天可穿衬衫打领带。即使不dress up，也应该dress nice。就是略休闲些，但绝对不能太随便，如穿牛仔裤、穿圆领的文化衫等。着正装是表示一种态度，对这件事情重视，对别人尊重。只有尊重别人，别人才会尊重你。懂得基本的礼仪，只会有助于自己事业的发展，绝非无所谓。
（责任编辑   陈广仁）