在科学家的职业生涯中，与人沟通至关重要。不论是学生、教授还是经验丰富的研究人员都需要与他人联系，而电子邮件已成为我们使用的主要方法。
无论是与其他国家的同事讨论重要的研究结果，还是查看一件预约这样的小事，电子邮件都可以使与人通信这件事在一个数字框架中进行。曾经需要打一个电话（或邮寄一封信）的事情，现在只需敲几下键盘即可完成。
想想您每天花在读、写和处理电子邮件上的时间，您每天做的第一件事和最后一件事可能都是查看电子邮件。既然如此，收发电子邮件应该很简单。然而，事实却可能恰恰相反——我们经常不知道如何表达特定的信息。
这是因为书面的语句很难传达我们使用的词语背后的深层含义，它不能展示我们的表情、手势或我们使用的语气（尤其是讽刺很难表达出来）。如果我们被误解，这些关键因素的缺失会导致一些尴尬的场景或不利的后果。无论您是与期刊出版商联系还是要向某位教授寻求帮助，避免交流不畅是拥有一个零压力收件箱的关键。
用适当的头衔称呼对方，特别是那些拥有博士学位的人（用Dr. XXX来称呼拥有博士学位的人尤其适用于欧美人士）。 使用完整的句子，千万千万要远离表情符号。一千个人眼里就有一千个哈姆雷特，您肯定不想暗示出错误的意思。
如果您向对方提出请求，使用条件句式会更有礼貌些。与其说“我们明天中午开会讨论这项研究”，不如说“您明天有空讨论这项研究吗？”前者假设对方永远有空，或者他们的时间毫无价值；后者给对方一些可协调的空间，这样他们就不太可能拒绝您的请求。
时刻保持专业，记得对文字进行校对。
语法和拼写错误不仅会让您的读者感到困惑，还会让他们怀疑您的能力。
如果收信人发现你把动词形式用错了，他们可能会认为只是个笔误。然而，他们也可能会下意识地认为你马虎、无才或粗心。花一分钟校对邮件，特别是要发给重要的人的时候。一个小技巧就是最后再填写收件人的地址，以免不小心发出一封乱七八糟的邮件。
我们习惯于在论文和文章撰写时长篇大论，但复杂的email内容会花费收件人太多精力。一封标题准确的简明电子邮件反而能传达最多的信息，并得到积极的回应。
出于礼貌，尽量少用“抄送”、“密件抄送”或者“全部回复”的操作，以确定您将信息发送给有需要的人。这样做可以减少不必要的邮件，您也会因此得到无声的感谢。
使用正确的email地址。
我见过许多可疑的电子邮件地址，其中一些绝对不适合用在工作或学校环境中。一般来说，您的地址应该包括您的名字、任职公司或您就读的学校。地址应该与其他信息无关，如果可能，也不要包含数字。
例如，如果期刊从huskyfan9198@yahoo.com收到您的稿件，他们就不太可能认真对待您的投稿；相反Johnsmith@uconn.edu就很容易被记住，因为它包含了您的名字，同时也告知收件人您所属的大学。
关于签名——把您的email签名看作是一张名片。
你的邮件应该给收件人留下深刻的印象，并给他们提供除email外可以找到您的方式。可以考虑添加办公电话、个人网站和公司信息等作为联系您的方式，与你的头衔放在一起，会让您看起来更全面、专业。
最后一点，就像生活的许多方面一样，耐心是有回报的。没有人愿意处理一大堆电子邮件。如果您的事情很紧急，可以尝试其他方法直接联系对方。
使用电子邮件时，给收件人至少一天的时间来回复您的询问——这是一种基本的礼貌。他们可能在路上、在开会，或者正专注于另一个重要的任务。如果您非常专注于一个实验，您最不可能做的事情就是回复邮件。
如果deadline迫在眉睫，可以礼貌性地发送一条后续跟进信息，但千万别做那个一下午给对方留了八条消息的人。
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