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科技写作漫谈 (50):How to chair a session

已有 8404 次阅读 2009-4-18 20:18 |个人分类:科技写作|系统分类:科研笔记

如何主持会议:Chairing a session at a scientific meeting is like so many things in life – do a good job and no one will notice you or remember your name, but do a bad job and you will be blamed for everything.

会议主持人的作用和责任根据会议类型而定,成功的关键是充分准备。

l         会前3个月

搜集会议报告人的简历、相关论著等,了解报告人及其研究主题和贡献。

l         会前2个月

获取会议报告人的论文摘要、电话和email,并与各位报告人沟通,帮助和鼓励所有报告人相互沟通演讲内容,甚至交换PPT,确保各演讲主题的相关性并避免演讲内容的重复。如果有分歧,充当调停人。

要了解报告人PPT制作的软件系统(PC, Mac)、版本、存储介质(CD, U盘等),鼓励报告人自带备用的笔记本电脑。

要确保所有报告人清楚会议的日程、各自的讲演时间(例如:25分钟的报告时间,10分钟的提问和回答时间)。要求报告人在自己报告的15分钟前到达会场。

如果需要多个或特殊的投影设备,应提前通知会议组织者。

如果条件允许,在会议的前一天召集所有报告人以喝咖啡或共餐的形式进行交流,以增进相互间的了解(请会议组织者建议并预定此类活动的场所)

l         会前一两天

如果可能,参加先开始的分会场,以了解会场、设备及可能的意外;检查麦克风是否足够,是固定的还是移动式的;会议室的音响如何,是否有声音死角;报告人还是会务人员操作投影设备;设备的功能和稳定性;听众提问时是否需要麦克风?麦克风的数量和传递是否方便;会场标志是否清楚、明显,且容易找到;出现紧急情况时能否容易找到会务人员;会议室的温度和通风情况如何?

上述情况有些可能琐碎且似乎不必为主持人了解,然而,如果不提前了解这些潜在的问题并设计解决方案,会议当天一旦出现麻烦就有可能束手无策。

主持人和组织者最为担心的问题是讲演人能否到会。应与会务组核实讲演人是否到达和注册,最好提前了解讲演人的旅程和住处安排,并提醒演讲人提前到达会场。

l         会议当天

至少要在会议开始前半小时到达会议室,确认所有的通知都已告示;与会务人员沟通,确保所有的PPT已准备好(通常是上午的会议在头天晚上准备完毕,下午的会议在当天早晨准备完毕);检查这些PPT能否正常放映,并确保会务人员了解讲演顺序;检查特殊的要求(: 是否满足多媒体放映);检查音响和激光笔(自己携带一支备用);是否有足够的水和干净的杯子;显示本分会场的主题,以防有听众误入本分会场;会前15分钟再召集所有讲演人开个短会:熟悉讲演人,介绍有关PTT放映事项; 强调时间控制并说明还剩5分钟或时间到时自己如何暗示(最好是视觉上的暗示); 鼓励缺乏经验的讲学者。

准时开始会议;会前简要介绍自己和共同主持人,欢迎听众并介绍会议大致安排(茶歇,用餐等);必要时十分简短地介绍一下本分会场主题;在各报告开始前介绍演讲人和演讲题目;确保报告人遵守时间安排,对于讨论,如果规定是10分钟,拖延的最大限度是3分钟;如果报告人不顾及时间已到的视觉提示,应打断,礼貌而坚决地请他结束讲演。

每个讲演结束后谢谢报告人并邀请听众提问或评论;可要求提问者通报自己的姓名和所属机构,确定所有听众都能听清楚问题,必要时重复一下问题;鼓励简短的提问;鼓励简短的回答;如果时间允许,确保所有想提问的人都有机会提问,如果时间不够,要留意没有机会提问的人并在以后尽量给他们机会;避免出现一两个听众控制提问的情况;如果讨论白热化,应礼节性干预;自己准备一两个问题,以防听众突然极其安静时报告人和主持人的尴尬;控制时间进度,缩短茶歇和用餐时间是令人不快的。

会议结束后要感谢报告人、会议的组织者和发起者、听众,并感谢会务人员;祝贺会议取得圆满成功。

         摘编自: Hall GM, ed. How to Present at Meetings. London: BMJ Books, 2001, 71-76



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1 刘进平

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