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如何借助PPT作好你的报告 精选

已有 11191 次阅读 2020-8-8 08:26 |个人分类:科研教育|系统分类:教学心得

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[博主按:本文是本博主(马臻)写的,已发《中国研究生》2020年第7期。]

读研期间,研究生需要作很多场报告——在课堂上,你要讲PPT,接受任课老师的考核;在课题组,你要作文献阅读报告,并汇报自己的研究进展;在院系,你要参加开题报告、中期考核、毕业论文答辩;在校外参加学术会议,你要作学术报告。今后走上工作岗位后,你还是有机会在PPT的辅助下,作述职报告或者向客户介绍你们公司的产品。作报告,是一种重要的职业生存技能。

在报告过程中,我们要把自己想讲的内容说清楚,让听众听懂,以达到最佳表现效果。为此,要注重报告的结构PPT设计现场表现这些都离不开充分的准备

报告的结构

在组会上,学生往往只是汇报自己近期的实验结果,而不介绍研究背景。这是因为,导师已经很熟悉研究背景,或者学生在前期组会上已经介绍过研究背景。但在作正式报告时,还得把20%的讲解时间放在“龙头”和“凤尾”。

“龙头”就是背景介绍。它把一个具体的研究放在合适的“上下文”中,还能证明开展这个研究的合理性。“龙头”的基本套路是:首先介绍具体研究所处的研究领域,说明该领域的重要性;其次,简介这个领域的脉络,举出典型的文献例子;再次,说虽然别人开展了很多研究,但还有什么没有做;最后,简短指出——针对文献中的缺漏,你做了什么。“龙头”遵循“倒金字塔”结构,从宽广到具体。

报告的“猪肚”约占讲解时间的80%。如果是讲解一个研究工作,那么你可以把“猪肚”分为实验方法和实验结果两部分。另一种情况是讲解几个研究工作。如果这几个研究工作采用类似的实验方法,那么你可以先简述实验方法,再逐一讲解几个研究工作。而如果这几个研究工作的实验方法有较大差别,那么你可以把“猪肚”分为几个小部分,在每个小部分先简述实验方法,再介绍实验结果。

报告的“凤尾”比“龙头”更简短,但“凤尾”能给听众一种意犹未尽的感觉。大多数听众听完你的报告,都记不住你的实验细节和实验数据,因而你需要给他们一些“能够带回家的信息”。在报告的结尾部分,你需要总结出几个要点,简述这个研究工作的意义、局限性,并指出后续研究思路。“凤尾”遵循“倒金字塔”结构,从具体到宽广。

总之,报告的思路要清晰,要讲清楚研究背景、研究思路、研究结果及其重要性。

PPT设计制作的技术

作报告不能“想到哪儿就说到哪儿”,而要借助精心设计的PPT设定报告的内容和进程,提升表达效果。PPT设计的总体原则是一目了然,就是让听众看一眼PPT就知道大致意思。

PPT设计的第一要求是图文并茂。不能在页面上堆满文字,而要把一段文字转化为几个简短的要点,逐条列出,甚至用图来表达文字信息。但是,页面上不能只有孤零零的一张图,而要在图的旁边或者以小标题的形式在页面配以简短的注解。

有些学生喜欢在页面上展示表格,以显示自己做实验的“工作量”,但听众可能会迷失在一堆数据中,不清楚这个表格能引出什么科学结论。你要学会把表格里的关键信息用图来表示,显示数据变化的趋势。至少要用红框或者红色的下划线把表格中的关键信息强调出来,并配上简单的文字注解,让听众能抓住要点。

PPT设计的第二要求是逻辑清晰。比如:你用一种新方法制备了一种材料,在报告的开头,你说别人用了几种方法制备这种材料,这些方法各自有哪些“变种”。于是,你可以像中学语文老师写板书那样,用几个大括号,把这些方法进行分类。除了表示“分类”,PPT页面还可以表示流程、因果、对比等逻辑关系。比如:在研究中遇到什么问题、你采取了什么方法、最终得到什么结果,这就是一种逻辑关系。

PPT设计的第三要求是要精简。作一场45分钟的学术报告,准备40-45页PPT足矣。要突出重点、有详有略。比如:你用一两个关键的实验证据已经能够证明一个要点,那么其他辅助证据只需要一笔带过即可。举例时要注意选取典型例子(即注意“剪辑”),不要把你知道的例子都“倾倒”到PPT中。

PPT设计有很多技巧。大家可以阅读《和秋叶一起学PPT》《说服力:让你的PPT会说话》《说服力:工作型PPT该这样做》等书籍,并反复操练。

报告者的现场表现

你需要一开始就抓住听众的注意力。一个技巧就是找到你的报告和日常生活、新闻的联系。比如:我曾作了一场关于“研究生师生矛盾及化解对策”的报告。一上来,我就讲到新闻曝出的“研究生师生矛盾”的极端案例,由此引出报告的主体内容。

在报告的过程中继续吊住听众的兴趣。有研究表明,听众的注意力在报告开始时最集中,之后注意力快速下降,并维持在低水平。因此,你需要采用某些方法提升听众的注意力。

我曾邀请一位人力资源经理到我们学校作有关职业发展的报告。他用抑扬顿挫的声音说话,讲到关键之处,还会突然沉默两三秒。他还在中途抛出几个问题,让学生回答。学生自信地说出答案,他却说大家都没有答对,于是听众期待他的解答。而当一位学生答对时,他从包里拿出一个小奖品,走到学生跟前,把奖品送给学生。

作学术报告不用像开演唱会这么活跃,但至少,你可以做以下几件事。首先,要抑扬顿挫地说话,让听众感受到你的激情。其次,增加和听众的视线接触。当面对一群听众时,你要慢慢扫视现场,而不能只是盯着某几个听众。再次,观察听众的体态语言,当他们昏昏欲睡或者频频看手表时,你可以通过提问等方式加强和听众的互动。而当听众表现出困惑时,你可以问他们“哪儿听不懂”,也可以详细讲解刚才说的内容。

不要超时。一场学术报告不仅有报告,还有问答环节。一个国际会议有很多平行的分会场,每个分会场都有作报告的时间表,比如你的报告被安排在上午9点到9点30分,下一个报告被安排在9点30分到10点。有的听众听完你的报告,就到隔壁分会场听别的报告。如果你作报告超时了,那么这不但影响你们分会场的下一位报告者,也会影响想去别的分会场接着听报告的人,听众也会不耐烦。

回答问题时,要等提问者说完了,停顿一下再回答,而不要粗暴打断提问者的话。如果你没有听清楚问题,可以要求提问者再说一遍,或者说:“如果我没有理解错的话,你的问题是……对吗?”回答问题还要简短、抓住要点,一般在一分钟之内解决一个问题。

报告的准备

报告的表现和准备的充分程度相关。我一般在收到作报告的通知后,就马上着手准备。首先,构思这场报告要讲什么,列出提纲。接着,着手准备PPT,然后反复修改。上述两个步骤就能花去我近一周的时间。完成PPT初稿,我就不担心了,等过了几天有了新的想法,再打开文档,继续修改。这个过程就像是我给报刊写稿,精雕细琢,思路也会更清晰。

报告者不但要提前准备PPT,还要考虑听众对象以及作报告的深度。比如给市民作科普报告,有可能你讲得太深,以至于他们听不懂。但也有可能反过来——有一次我去复旦大学附属小学给四年级学生讲“能源与环境”,讲到煤、石油、天然气的形成,发现很多学生已经知道了,我只能临时加深报告内容。

很多学生站在讲台上会很紧张。一个应对技巧就是事先把报告开始后一分钟的“台词”背出来。这是因为,有人发现报告者的紧张程度在报告开始时最大,随后迅速下降。当你顺利说出开场白,看到听众都在认真倾听时,你就能自然地说下去。

以前读博士时,我在作报告前,对着电脑屏幕反复试讲。这当然有用,但我反复试讲后,越讲越流利,以至于在正式作报告时,一场45分钟的报告,30分钟就讲完了。

作报告之前不但需要准备PPT和试讲,报告者还需要提前到达报告现场,调试话筒、电脑、投影仪等设备,和主办方、听众展开互动,进一步了解听众已经了解什么知识、现在想听什么。熟悉现场之后,你就不会那么紧张了。

在正式场合作报告之前,还得把头发修剪整齐,喷上定型水,并穿上皮鞋和西装——这不但能给你增添自信,而且听众会感到你就像专家一样,报告的效果也会更好。



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