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中大型学术会议,细节真的很重要

已有 2497 次阅读 2016-9-14 19:14 |个人分类:学术会议|系统分类:海外观察

以前参加过几个国际会议,作过口头和墙报发表,但总感觉没啥印象深刻的东西。今天,刚参加完某中大型学术会议,略有所得,以此为记。


1. 会议组提前3-4个月募集参会人员的发表内容概要(不是摘要,约1张A4纸篇幅,可附图),提前约2个月将全部概要编号装订成册,pdf版发给每位参会者进行内容核实,如有错误,及时告知会议组更改,提前约1个月将最终版pdf发给全部参会者。

***以上pdf文件均为upload在一公共网页,并设置密码,然后给参会者发邮件告知网页网址和密码,自行下载。以防止pdf文件容量过大(ex.,>1Gb),邮箱无法下载。
2.各参会者概要编号按照不同大类及进一步小类进行一一区分,同一小类口头发表和墙报发表须一致,例如:
物理海洋类下设个小分类编号 P01~15,
生物海洋类下设小分类编号 B01~26,等等;
然后进行口头和墙报发表编号的区分,
如:P01-O01,P01-P01,
其中“-”符号后面的O和P即依次表示口头和墙报发表,且举例的两个不同发表方式的内容属于同一小分类。同样地,B03-O02,B06-P08,等等编号就很容易理解了。
3. 墙报展示按照大类进行区分,不同大类之间进行明显标示隔开,如安排同一楼层相邻房间展示;同样,口头发表也按照不同大类安排不同分会场。
4.有很多天的口头发表,则十分相近小分类安排同一天,如:第一天为P01-O01~P05-O03和B01-O01~B06-O02,第二天则接着这个顺序往后面安排,这样方便参会者可以根据自己的专业选择集中在某一天或半天听完自己最想听的发表,而后参会者的时间安排空间更大,而不是自己最想听的发表却被安排在好几个不同的时间或地点,奔波劳累着。
5.头一两天有集中时间进行墙报展示,如12:30-14:00,这个时间不安排口头发表
6. 接5,头两天上午口头发表的分会场进行过程中,分会场主席会提醒大家去参与墙报展示的具体时间和地点,方便大家快速准确找到自己感兴趣的墙报并与墙报作者进行交流
7.口头发表每个分会场均配备一台windows和一台Mac电脑,大家懂的,用Mac的人不在少数了
8.会议组设置 ppt文件收集点,ppt收集点也配置一台windows和一台Mac
9. 会务组其他事项就不一一详述了,如概要集和名牌发放,休息室座位及点心安排,路边安放,会议晚宴等
10.基本每天9:00-17:30为会议时间,另外,会议开始前一天和会议结束后一天根据需要安排Symposium,会议期间根据需要安排Night session,比如海洋类教学工作Symposium,学生海洋研究创新力交流Night session等
11.会议期间住宿和饮食均有参会者自己解决,貌似这点在很多会议都普及了。
(一场中大型学术会议就安排的差不多了)
补充一点:
12.墙报发表者,要准确记住提问者的问题,并即时做笔记,另外,尽可能记住提问者的名字,名字,名字,方便进一步邮件交流或请教
-学会结束后返程途中
20160914




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