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投稿信、投稿前问询信和投稿介绍信

已有 1560 次阅读 2021-10-7 16:20 |个人分类:期刊投稿|系统分类:博客资讯

人们常说,学术论文的每个部分和投稿过程的每个环节都像是一座山峰;只有努力翻跃了每座山峰,才能到达胜利的顶点。


这话完全正确。


从撰写论文的标题、摘要到引言和结论,从撰写投稿信到回复审稿意见,无一不是一件具有高度专业技巧的任务。


在这些任务中,投稿信是容易被作者忽视但却异常重要的一个环节。


Wordvice曾经发布过两篇关于投稿信的中文博客文章,即“投稿论文的投稿信cover letter该怎么写?”和“期刊投稿信Cover letter要怎么写?”。


鉴于投稿信的重要性和复杂性,有必要三论投稿信。


投稿信的用处是让期刊编辑批准论文进入同行评议阶段,避免在专家评审前被编辑直接拒稿。投稿信在格式和内容上有很多英文模板可以借鉴。这导致很多作者的投稿信雷同。这种雷同的优点是英文语言基本是正确和标准的,缺点是作者容易忽视展示论文特点的机会。因此,撰写投稿信的秘诀重点并不在于纠正英文语法(因为可以依靠标准模板解决),而是在于如何用几句话将论文的标题、摘要、关键词、引言、结论这五个部分精炼汇总在投稿信中,把论文的意义、贡献和期刊适合度清晰地表达给期刊编辑,而不是隐藏在摘要、引言和结论中让编辑去寻找和琢磨。换言之,撰写投稿信就是借助亮点(highlights)将论文的上述五个部分进行精简和汇总的任务。


在详细论述投稿信的写法之前,有必要先介绍投稿前问询信(pre-submission inquiry)和国内独有的投稿介绍信制度。


很多期刊欢迎投稿前咨询,因为这样可以避免一稿多投。投稿前问询信的内容是从投稿信中抽取论文的意义、贡献、期刊适合度评价(即下述投稿信的十个要点中的前四点),加上关于审稿周期和发表费用等问询事宜。英文例句:I am writing to inquire whether our paper on the topic of … is appropriate for submission to the Journal of …。投稿前问询信可以发给期刊的投稿前咨询邮箱,注意不要夹带投稿信或论文稿件。


国内期刊的一个惯例是要求国内的作者在投稿时提交单位盖章的投稿介绍信。目前有一种呼声希望取消投稿介绍信,与国外期刊不要求投稿介绍信的做法接轨。实际上,由于有单位在投稿前审查把关,投稿介绍信制度能够有效防止一稿多投。期刊索要投稿介绍信的目的是希望作者所在单位履行对论文进行审查的职责,包括是否涉及一稿多投、虚假署名、泄密、侵权、抄袭等学术不端或违法行为。投稿介绍信虽然增加了作者和单位的工作负担,但是能够督促作者和单位对论文进行审查。如果不流于形式,它其实是一个有益的学术道德监督制度。事实上,国内外大多数企业对于员工发表论文均有投稿前的内部审批要求,当然它们的目的主要是为了防止泄密。


投稿介绍信的内容通常包括:投稿期刊名称,作者署名排序,资金资助信息,关于论文资料是否真实和有无一稿多投的单位审查意见。开具投稿介绍信的单位须为第一作者单位和通讯作者单位,同时应是作者完成此项工作的所在单位,而且须为能够承担法律责任的法人单位或其所属的授权下级单位。


投稿信是向期刊编辑宣传投稿论文的唯一途径,也是编辑在收到稿件后看到的第一份文档。作者需要在论文的意义、贡献、期刊适合度等方面,将标题、摘要、关键词、引言、结论中的大量繁杂段落提炼成能够在几分钟内快速说服期刊编辑的几句话。


投稿信的写法包括以下十个要点。


1. 尽量使用单位的信头,增强专业性和信任度。注意礼貌的称呼,例如,“Dear Editor:”,“Dear Dr. Smith:”,“Dear Lisle Smith:”,“To whom it may concern:”

2. 注明论文稿件的完整的基本信息,包括论文标题、投稿类型(original article, review article, clinical case report,short communication等)、总字数、插图数、表格数、通讯作者联系信息。须注明投稿期刊的全名,并使用英文斜体。英文例句:On behalf of all authors, I wish to submit our manuscript entitled “…” to be considered for publication in the Journal of … as an original research article.


3. 介绍论文的目标、意义、贡献、影响。不能照抄摘要和结论。需要提炼几句关键的价值、发现、影响、创新点、亮点(highlights)。需要注意的是,应当争取写清楚为什么在本专业领域之外的人也会对这篇论文感兴趣,具有普遍重大影响价值的论文比起意义较为狭窄的论文,显然更容易获得期刊编辑的支持。英文例句:This … study investigated …, focusing on ….

4. 根据期刊的具体宗旨和范围评价论文的期刊适合度。如果期刊曾经发表过与投稿的论文相似的文章,可以在投稿信中指出这些参考文献,作为投稿论文适合该期刊的强有力理由。英文例句:We believe that this manuscript is appropriate for publication by … because it ….

5. 声明论文是否存在利益冲突,披露所有的利益冲突。英文例句:I am authorized on behalf of all the authors of this article to confirm that no author has any conflict of interest to disclose.

6. 声明论文中的所有实验均遵守道德要求,已获得患者知情同意,并提供临床实验的注册号码。

7. 声明论文具有原创性,没有投给其他期刊,而且不包含已发表过的内容。英文例句:The work in this article is original. This manuscript has not been published and is not under consideration for publication elsewhere.

8. 披露过去的发布记录。如果投稿的论文发布过预印本(preprint),或者论文中的内容在会议上宣读过或被论文集收录过,需要声明,包括提供预印本链接和会议信息。

9. 声明所有作者已经阅读论文稿件并同意投稿到该期刊。英文例句:All the authors have approved the manuscript and agree with this submission.

10. 开列期刊要求推荐的审稿人名单,开列不适合同行评议的审稿人名单。英文例句:If you feel that the manuscript is appropriate for your journal, we suggest the following reviewers: … [institution, address, phone, E-mail], …. We respectfully request that … not review our manuscript.

投稿信结束语的英文例句:Thank you very much for your kind consideration of our article. Please do not hesitate to contact me if any further information is needed. I look forward to hearing from you.


投稿信不应当包括以下内容:


1. 详细的材料、方法、结果、讨论、结论。这些内容在论文中都有,无需在投稿信中汇总强调。


2. 作者的简历和出版成果列表。


3. 对作者的学术荣誉和地位的吹嘘。但是,投稿信的落款可以包括作者的学术头衔和职务。




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