图谋按：本文系河滨加州大学资深馆员邱葵先生接受《高校图书馆工作》专访所作。原文刊载于《高校图书馆工作》2019年05期“思辨·感悟”栏目。引用格式：邱葵.圕人访谈：收藏捐赠图书的利弊[J].高校图书馆工作，2019（5）：87-94.
在2019年第1期本刊的访谈里，我们谈了学科馆员。因为顺着图书馆员“专业化“来提高馆员的地位这个热门话题，所以在第3期里接着讨论图书馆员招聘对于入职门槛建立的重要性，并强调馆藏建设是学科馆员工作的核心部分。既然如此，美国高校图书馆是如何做馆藏建设的呢？它和中国的采编有什么不同呢？这是个很大的话题，可以从日常的选书买书，以及影响到这些决定的馆藏政策、收藏级别，直到如何建设特藏以及如何看待捐赠等很多细节，所以今天就从中挑选一个相对迫切而且有意思的话题：图书捐赠。
图书捐赠服务不仅是网上网下不时出现的热门话题，也是很多图书馆界的朋友在实际工作中经常遇到的问题，而且也有不少相关的研究。一般而言，国内高校图书馆大致上是从深化推进捐赠工作、完善与捐赠相关的规章制度、制定有说服力和感染力的专项募捐计划、提供形式多样的捐赠回馈与奖励、实施众筹募捐、宣传国家与捐赠相关的政策等方面探索这个问题。由于各种原因，例如中美两地的个人收藏的情况、个人捐赠的动机、图书馆外界因素、图书馆管理的理念等的差别，两地的图书馆在对待图书捐赠上有太大的不同，甚至可以说是背道而驰，所以这很可能是我访谈中涉及的最有争议的一个话题，不过两地的图书馆在捐赠上还是面临着不少共同的挑战。
1、我以收集捐赠书籍开始的馆藏建设经历
我的馆藏建设的经历可以说是从收集捐赠书籍开始的。1994年我在美国国会图书馆的“美国报纸计划” (U.S. Newspaper Program)中的加州项目里做编目，地点也是在河滨加州大学图书馆，当时该馆要招聘一个亚洲学的学科馆员（Asian Studies Librarian)，主管来自亚洲文献的馆藏建设。因为我觉得这个工作比较有意思，所以就去应聘，并在经过复杂的应聘过程后，成为了该馆的亚洲学馆员。要说明一点的是，地域学的学科馆员在美国是一个相对特殊的职位，其分工十分细致。在一些地域学发达的高校图书馆里，地域学馆员往往只所负责的地区内直接买书（严格的说是选书，因为会另有图书管理员具体经办琐碎的采买过程，馆员只要决定从哪里买就可以了），而关于这个地区的英语书，往往另有有关学科馆员负责，比如，负责经济的学科委员会买关于中国经济的英文书，而负责世界历史和文学的，会买英文的《史记》和《水浒传》。因为我所在的学校，地域学的重点是拉丁美洲，其他规模都不大，所以我是负责所有来自亚洲或者是关于亚洲的资源收藏，而重点是中日韩文学。因为涉及的学科单一，在美国这算是极其初级的地域学馆藏，只比收集中日韩语言课本的稍微强一些。此外，由于馆里只有新增这个职位本身的资金，馆藏的预算都花在关于这个地区的英文书上了，所以要得到中日韩的原文图书只能另想办法。
虽然加州大学各校是分别独立治理，没有从属关系，但其联盟关系紧密。我一上任就给各校管理中日韩资源的学科馆员发电子邮件，要求他们把多余的书通过联盟内部的图书馆运输系统送给我，这样既快又免去了运输费用。大家都极其配合，纷纷把他们的堆在仓库里没有加入收藏的复本都给了我。此外，我还与日韩和台北的图书馆和基金联系，在很短时间里建成了可以满足我校师生教学和研究使用的非英语的东亚收藏。因为馆里一向是收集关于该地区的英语书，所以在这方面没有什么馆藏上的空缺。在后来很长一段时间里，尤其每当开始一个新的收藏领域，寻觅合适的赠书是我一直热衷的一个快速建设馆藏的方法。通过这个办法，我的确为馆里得到了大量珍贵、无法购买、或者需要花很多人力才能从二手市场上购入的图书。我不光在加州大学的联盟内找复本，还扩大到了美国各地的高校馆。这些学校无论是公立还是私立的，往往都很配合，很愿意帮助新的收藏。比如我校2005年前开始发展关于东南亚地区的馆藏，于是我加入了一个东南亚研究图书馆员的委员会，并复制了同样的做法。赠书的高校图书馆都是在美国东部，和我馆没有任何关系，而且他们都是自付邮资把书寄给我的。
除了图书馆之外，我也会接受私人赠书，我最为之骄傲的是一位叫周伯鲁的老先生赠给我馆的私人藏书，数量不多，但都是精品，包括一套台湾商务印书馆1983年出版的《文渊阁四库全书》全书，洋洋1500卷，原主人是卖了台北一套公寓后买下的这套书，至今还是作为我馆镇馆之宝放在书架上供人赏阅[ UCR Library. Professor Paul Chou Collection[EB/OL]. https://library.ucr.edu/collections/professor-paul-chou-collection]。为了这批书籍，我前后花了5年时间和精力，甚至为此专程驱车去旧金山（单程700多公里）参加其葬礼，并在他去世4年后才最后得到这批收藏。
2、图书馆接受赠书有什么优点？
对图书馆来说，接受赠书的最大好处是能快速有效地建设回溯收藏。建设有质量的回溯收藏不容易，尤其是高校图书馆需要的学术类书籍，因为本来印数就少，如果不是一出版就买，以后有钱也买不到。一个研究性图书馆要迅速发展以前从来没有收藏过的领域的藏书，不外乎有两个办法：一个是在二手市场上一件件地收集，但这个办法费时费力。如果主动寻访这方面的书籍的图书馆和私人收藏，并让对方能捐赠，那就比较理想。这种办法，在美国很方便，因为有很多学术有成的研究者到了退休的年龄，他们中很多人希望在有生之年能对自己的收藏做出安排，而不是麻烦子女在自己身后因为不了解这些东西在使用和收藏上的价值而随意处置这些书籍，他们更希望自己毕生收集的藏书有个好的归宿，比如我经人介绍，从新西兰著名锡克学教授H.W. McLeod的遗孀那里半买半送地得到他所有的锡克学收藏[ UCR Library. W.H. McLeod Collection of Sikh Studies[EB/OL]. https://library.ucr.edu/collections/wh-mcleod-collection-of-sikh-studies]。不过，要指出的是，这类的收藏活动是有针对性的，而且是在完全了解了这些私人收藏的内容后才作出的决定，并非不分青红皂白收下赠书，所以和读者向图书馆捐书的行为完全是两回事。
建设回溯收藏还有一个特殊的方法：购买整座图书馆。这当然不是一般人能做到的，除非你是富可敌国。南加州的汉廷顿图书馆 (https://www.huntington.org) 前主人就是这么一个人，他继承了是铁路大亨的叔叔的遗产，利用第一次世界大战后欧洲的经济萧条，完整地买下了几个图书馆全部收藏，在短时间内一举获得了欧美历史、文学、艺术和科学史等学科的著名收藏。
图书馆接受赠书除了偶尔有机会得到珍贵的书籍之外，捐赠图书可能是收到潜在的大笔捐款的前奏曲。有些捐款人往往通过捐书作为试探，来了解一个图书馆对捐赠人的诚意和捐赠作业流程，以及一个图书馆是否能妥善接受和使用捐赠物。如果不分青红皂白地拒绝，有可能导致图书馆真正需要的赠款的流失。在我馆一个图书馆员职位的面试时，我曾听过一个应聘者如何因为接受其他馆拒绝的一小批赠书而最后为本馆争取到一笔几百万美元的赠款的经历。不过无论如何，妥善处理图书捐赠是一个图书馆和所在社区交流以及和其读者互动的一个好渠道。
3、美国图书馆读者赠书的现况如何？
写本期访谈的时候，我也在网上检索了“图书捐赠”，并找到了大量国内高校图书馆的诚征图书捐赠的网页。多年前，我馆主页也有一个donate to library的链接，而且在图书馆大厅里也摆放了一个赠书箱供读者们使用，但现在都没有了。这种不推广不鼓励赠书的现象在美国图书馆里，包括公共馆在内，似乎比较普遍。越来越多的美国图书馆，尤其是那些成熟的历史悠久的图书馆，不太愿意接受普通的赠书。尽管我现在是负责全馆的书籍捐赠工作，但我们不光不邀请人捐书，同时极少接受主动上门的赠书。如果有人和我馆联系赠书，我大多是在了解赠书的内容之后，很快作一下评估，客客气气地拒绝，并说明原因。我曾拒绝我们从前一位副校长大约3万卷的藏书，这是一个花了主人毕生心血的很出色的个人收藏，他家里三个大房间和客厅以及走道的墙壁定做的书架上都堆满了书， 内容丰富，除了他个人研究的工作收藏以外，还有大量的闲书，而且品相一流，绝对是一个可以用来享受的阅读快乐的私人收藏，但我还是拒绝了。美国图书馆这种从鼓励读者赠书到不太愿意接受赠书的转变大致有以下几个因素：
（1）首先，随着图书馆资源的电子化和图书馆服务的改变，实体收藏不再是图书馆业务的重点。读者们对资源的时效性有了越来越高的要求，这不光意味着希望快速获取资料，更重要的是学术交流的时效性。和期刊相比，书籍的出版周期要长得多，所以，从信息传递的速度上看，书籍远不如期刊，更不要说一些和即时发布的出版方式，比如arXiv.org。此外，拿电子书来说，它的采购快捷、可以立刻让在外地做研究的本馆读者获取资源、无需实体储存空间的优点被越来越多的人所接受。更重要的是，在美国高校图书馆内，无论是纸本还是电子版，书籍已经不是馆藏建设的重点。以我所在的高校馆为例，电子资源的采购在资源采购的比例中超过90%，成为图书馆最主要的资源储存和支出，但其中绝大部分的资源不是书籍类。美国图书馆的最大功能一直是获取资源，而不是藏书，阅大于藏，而这种情况在目前的电子时代更加明显：美国高校图书馆资源发展的现实是图书馆需要的是内容，尤其是第一手资料，而这些内容越来越多的是电子化的，因为它们符合目前读者对快速索取得需求，而不是纸本的书刊，因为这些资源需要费大量的金钱和人力来处理和保管，而且其使用率是逐年降低。
此外，美国高校图书馆也没有国内生本率等硬性的指标，另外也不做相互的评比。一个高校图书馆只要能够满足读者对资源的整体资源和服务需求，就是出色完成任务了。单纯增加没人在意的纸本藏书量，除了无谓地消耗珍贵的馆舍面积，对提升图书馆服务的意义不大，而且更会和其他的图书馆服务争夺资源，所以没有图书馆愿意这么做。最后，由于美国高校图书馆馆藏政策的严格规定，图书馆一般不在主库里加休闲类、教科书，而收集的基本上都是严肃的学术资源，加上杜绝复本，这样就排除了赠书中的绝大部分书籍。当然，这种馆藏政策同时也是读者比较容易接受电子书，因为人们往往直接找自己需要的内容，而不是像休闲书籍那样，把一本书通篇读下来。
美国高校图书馆都希望解放自己的空间来引进新型的图书馆服务，努力建设高质量的馆藏，而不拘泥于量的多少。在这种大环境下，书籍采购在图书馆馆藏建设中的地位已经是今非昔比，更没有必要要花精力征求赠书了。
（2）任何一个成熟的、有长期规划的图书馆都有一个既定的并严格执行的馆藏发展计划，我们应该知道我们需要什么样的馆藏，并主动去收集这方面的资源。从严格意义讲，随意的图书捐赠可以说是对馆藏建设和图书馆运作的一种破坏。正常的图书馆运作是一个科学系统，它有既定的规划和程序，馆藏也是围绕着目前所在机构读者的需要而建设的，随意上门的赠书会打破这种正常的程序，把人力分散到这种无法控制内容的业务中去，而其实际的服务效果也未必是你需要的。具体地说：如果你需要这些书，其实你应该在这书出版时就购买了这本书，否则就多少意味着你的馆藏建设工作没有做到家，你的馆藏计划以及执行方面有欠缺。
即使美国公共图书馆的看法也是类似的，纽约市公共图书馆的Anderson说：“图书馆很少把赠书加入收藏，因为赠书的时间往往和图书馆需要某本书的时间不合拍。为了善用图书采购经费，图书馆员作了很多的规划，而这种规划并不指望靠读者赠书来完成[ Douglas, N. The library (usually) doesn’t want your used books[EB/OL]. Lifehacker. 2017.09.08. https://lifehacker.com/the-library-usually-doesnt-want-your-used-books-1802216430]！”
说白了：除非有人捐给你一本过云楼藏的宋版书，一般而言，如果你加了赠书，极有可能是下面的情况：如果正是你需要的，那就说明作为馆藏建设馆员，你的本职工作没有做到家，否则你早该买这本书了。从另外一个角度讲，如果你是一个合格的馆藏建设馆员，而你还没这本旧书，往往就说明这并不是你所需要的书。即使把它加入收藏，也未必会有人用。那么万一有人用呢？答案是：我们实在不能为这个万一而消耗大量的人力和财力资源，美国高校的馆藏建设已经不是以前的那种以防万一、求大求全的思路了，我们情愿通过馆际互借也不愿意把不符合馆藏政策的图书上架。我们可以把这看成是类似于库存接近零的现代工业生产在图书馆作业流程中的一种实践。
（3） 私人赠书的收集背景往往决定了其质量。由于私人收藏的使用属性，其收集的理由及其过程和高校图书馆长期有系统、有规划的馆藏建设有很大的区别，所以往往导致质量一般。其中大量的书籍不一定是高校图书馆所需，即使是学术书籍，也未必是图书馆需要补充的部分。此外，内容陈旧也是私人赠书的一大缺点，因为很少有人愿意把自己正在使用的书籍赠送图书馆，往往是在很多年后，确定自己不会再用时才愿意捐出。正如我在《数字环境下的美国高校图书馆纸本资源管理》一文中提到的，书籍的使用率和距离出版的时间长短有直接的关系，出版时间越久的书的使用率越低[ 邱葵, 数字环境下的美国高校图书馆纸本资源管理[EB/OL]. 图书馆论坛. 2019年第6期. http://kns.cnki.net/kcms/detail/44.1306.G2.20190310.2219.002.html]。绝大多数的赠书的收集过程决定了它们是比较老旧的书籍，所以很难获得高的使用量。
（4）期刊在私人收藏中很常见，但期刊是近年来受电子化影响最大的图书馆资源。电子版期刊检索和获取的便利性使读者越来越依赖于它，而纸本期刊是美国高校图书馆里大量剔旧的文献。美国私人收藏中最常看到的是整套的《全国地理》杂志，该刊自1888年开始发行，图文精美，是上佳的居家休闲读物，很多人花了一辈子来收集和阅读，所以很难割舍，我自己也有几十期的放在家里。公共图书馆一般都有这个杂志不说，即使没有，也不会愿意再收一套来放在书架上，因为这不是现在大多数图书馆读者所需的图书馆资源了，不光这个刊物有电子版，而且网上也可以找到大量的有关信息。至于其他的期刊，比如科学类的期刊，即使是百年前的美国期刊，也没有什么价值。除了极少珍稀刊物，即使是图书馆没有的学术期刊，高校图书馆也不收。原因是：如果一个图书馆真的需要，它应该去花钱买这个期刊的电子版，因为这是正确的、便捷读者的、一劳永逸的资源样式。此外，美国图书馆对资源的文物特性看得比较低，赠书者如拿来普通科学过刊，我往往建议直接当废纸回收了，因为没有图书馆会收旧的科学期刊，即使是100年前出版的。当然，中国的情况可能不同，一来现代出版业不是太发达，而且经过历次的历史动荡和战争，纸本书刊的损失量很大，近代的书刊，比如民国时代的期刊和书籍还是很有收藏价值的。
（5） 处理接受赠书所需的人力和物力的支出也是美国图书馆对赠书望而生畏的原因之一。处理这些和既定的馆藏建设方针没有相互联系的书籍，除了潜在的使用率低、性价比差之外，从成本看，图书的处理、加工（编目、贴标签磁条、装帧）和长期保存（储存费用、馆舍空间的折旧、乃至最后剔旧）的潜在支出相当可观。因此，出于“免费”的诱惑，增加了一本原先你并没有想买的书不是明智之举。
4、什么是赠书工作中该做和不该做的?
从上面的讨论中，我们可以看到捐赠活动本身有一种很有诱惑的外表，所以会被很多人看作是由百利而无一害的图书馆业务。但如果仔细分析，你会发现赠书远非是免费的，赠书是需要图书馆付出额外的人工和其他物质资源来处理的，否则就是堆在一角的废纸。此外，当你答应对方永久保存，甚至打造专柜专室来储存，这种允诺要图书馆永远保持，实在不是很容易的事，尤其是不久后你发现这些书没有你当时想的那么珍贵。另外，作为一个合格的有专业素质的图书馆员，你要想到馆藏和你自己工作的传承性，要看到你现在的工作给你的后任和图书馆造成的长远影响。当然，无论一个图书馆是否愿意接受赠书，图书捐赠是所有图书馆都可能面对的一个问题，因为我们经常会收到读者的赠书咨询。我们又如何在扎扎实实地建设馆藏的同时，同时做好读者赠书工作呢？回顾我多年来在这方面的工作，我有下面这些心得：
（1）首先，在图书馆内部一定要把赠书工作正规化、制度化，其核心是以一个书面的赠书政策 (Gift Policy) 作依据。赠书政策中需要规定本图书馆对赠书的要求：欢迎捐赠哪类文献资源，并明确规定不收哪类资源，以及图书馆对接受的赠书的全权处理权和解释权。美国图书馆协会对图书馆赠书政策的制定有些很好的建议[ American Library Association. Gifts to Libraries[EB/OL]. http://www.ala.org/tools/atoz/gifts-libraries]，尽管其中有些内容不合中国国情，比如它对捐赠在税务上的处理有特别的说明，但还是有一些很好的点子。赠书政策应该公开给公众，因为透明的政策对双方都有保护，而且要有可执行性。一个完善的赠书政策另外一个功能是过滤赠书内容，把一些不适合的赠书挡在馆外，从而节省本馆在人力和物力上的投入。最后，赠书政策的最大好处是能令人信服地对捐赠人或其要求作出某些拒绝，使捐赠业务有据可依。这在具体业务，尤其是在发生纠纷时有章可据。因为在遇到拒绝时，有些人有可能认为你是信口开河，而书面的政策比较容易说服对方，也更容易得到对方的理解。
（2）由于前面提到的原因，我目前大概会拒绝90%以上的图书捐赠，那我们又是如何处理愿意接受的赠书呢？即使在你情我愿的情况下，最好还是有个书面的赠书协议(Deed of Gift) 对一些细节加以说明和约束，这对重大捐赠尤其重要。我馆的赠书协议很简单，包括对方的姓名地址，对赠送书籍的描述，以及说明馆方会按本馆的赠书政策处理赠送的书籍，一旦捐赠，馆方有任意处理书籍的权利，不可撤销等。这个协议可以根据具体情况个别拟定。除非事先约定，比如说在检索本馆藏书后，如果发现复本并决定不加入收藏的话，在一定的期限内把原书退回捐赠者，否则赠书人日后不可要求把赠书退回，这样可以免去很多法律的纠纷和实际操作上的麻烦。尤其是如果你已经当废纸回收或出售了赠书，而赠书后人反悔找上门来想要回去，这会是很麻烦的事。最后，加注图书馆免责声明也是一个好办法，这样可以避免在图书产权不清的情况下，图书馆被卷入法律纠纷的问题。
网上有很多赠书协议网页，但美国档案员协会（Society of American Archivists) 介绍的最全面，甚至包括了赠书所有权的转移、赠书的索取、知识产权等诸多细节[ Society of American Archivists. A Guide to Deeds of Gift[EB/OL]. https://www2.archivists.org/publications/brochures/deeds-of-gift]。这些内容的规定十分重要，而且都是长期的经验积累，我有一个真实的例子正好能用来作为说明: 1957年出版的《戴帽子的猫》（The Cat in the Hat) 是美国当代儿童文学中最负盛名的经典之作。笔名为苏斯博士(Dr. Seuss)的西奥多尔•苏斯•盖泽尔(Theodor Seuss Geisel)写了48本绘本书，销售量数亿册，并译成几十种语言，是很多儿童人生的第一本书。他是加州圣地亚哥的居民，去世后其遗孀Audrey Geisel在1995年把他的价值连城的12 000多件个人手稿、插画和与其著作有关纪念品和两千多万美元捐给了圣地亚哥加州大学图书馆，图书馆也因此改名为盖泽尔图书馆，并把馆长的头衔改成Audrey Geisel University Librarian（往往意味着这个职位的现在和将来的薪水是全部或部分用其捐款的收益支付的）。此后不久，我正好去该馆开会，走入该馆，就像进入一个儿童图书馆一样，因为图书馆大厅的墙上画满了苏斯博士系列绘本中的经典人物，琳琅满目，十分养眼。但我过了一段时间后再去，图书馆的墙面都重新油漆成一色了。问了该馆的同事，被告知图书馆的确拥有这些绘本的原稿，但没有其内容的使用权，并被目前的版权拥有人告知是属于违法行为，因为Audrey Geisel在1994年就把Dr. Seuss有关的版权卖给了Living Books，成了由兰登书屋和一家电游公司联合拥有的资产[ Wikipedia. Living Books[EB/OL]. https://en.wikipedia.org/wiki/Living_Books ]。由此可见赠送协议的重要性，如果事先规范，不仅能明确和保证赠与双方的权利，也可以避免以后法律上的麻烦。
（3）负责捐赠工作的馆藏馆员一定要在工作中摆正观念：对一个成熟的馆藏而言，接受对方的捐赠是对其收藏的肯定，而不是我们要恳求对方捐书。有选择地接受或者拒绝赠书往往是一个图书馆走向成熟的表现。此外，前文说过， 图书捐赠工作因为它对馆藏建设乃至图书馆内部业务的直接影响，接受赠书的行为对本馆人力和财力有负担。首先，我们千万不能觉得只要拿到免费的书就可以了，捐赠工作一定要以本馆和读者的利益为先。充分保障图书馆的利益，也是要做对图书馆有利的事情，所以对捐赠方的要求，一定要辨别合情合理，不能一概接受，因为一旦接受，你所代表的图书馆在法律上和道义上是有约束的，需要长期甚至永远保证当时的承诺，所以经手人员要看到某些要求一旦作出长久承诺后的难度，并避免提示图书馆能为捐赠者做什么，不作出那些会承担长久后果的承诺。除非是大量的金钱捐赠协议的一部分，千万不要为了得到捐赠而去允诺那些永远没法永远兑现或会给馆里造成麻烦的事。举一个和馆藏建设有关的具体例子：哈佛的一些买书专款，很多都是很久前甚至上百年前有人捐献，由于当初对其使用定义狭窄，很多学科现在已经不复存在，所以这些专款就长久地挂在账上，而根据原来协议的定义，无法在过去的学科定义下买书，因为这些学科现在已经不存在了。
总之，我们要尽可能争取图书馆的权利，并婉拒赠书方的不合理要求。图书馆的底线应该是：我馆同意接受赠书，我们将全权处理这批图书包括直接作废纸回收或出售的权利，对于那些最后收入图书馆收藏的图书我们将它们视如正常采购的图书，直接并入图书馆收藏并且不做任何特别处理包括不另加藏书签。除此以外的任何要求都可视为特殊要求。
这是我馆接受赠书的常规做法，我们目前最大的让步是能在该书的电子目录条里加注：此书来自某某有关某学科的收藏。尽管如此，我在最近5年里只破过一次例。这是一个有关日本Hip Hop嬉哈音乐的收藏，捐赠人是从另外一所常春藤名校和我校毕业的，他的最大希望是能让他的收藏能得到研究人员的充分使用，但他先联系的这所常春藤学校却因为馆内政策需要把这部分东西放在特藏部。因为他本人在这方面的研究颇有名气，而且这方面的研究最近也比较热门，加注来自他的日本Hip Hop嬉哈音乐的收藏对方便读者使用很有帮助，所以我主动提出在目录中加注这是他的嬉哈音乐的收藏。结果效果很好：此后有不少读者咨询如何找到这批收藏，我们回答说只要在目录里查捐赠人的名字和Hip Hop就可以了。
（4）除非附带那种前无古人后无来者之类的重大金钱捐赠，比如重新为图书馆建一栋新楼，否则千万不要把捐献的书籍单独编目单独陈列，或者提出和图书馆平时上架地点不同的做法。原因是，我们接受这些资源以后，只有把这些资源和现有的收藏没有间隙地整合为一体，才能最好地服务我们的读者。这是我们的使命之所在，而不能随便迎合捐赠人的喜好。此外，为了得到捐赠而随意答应对方的要求，往往是自贬自己收藏和管理的水准。从长期看，这不光是对自己不利，而且会让懂行的、有真正有好收藏的捐赠人却步，他们会找更有眼光的图书馆收藏自己的藏书，我们也可以用上面的嬉哈音乐收藏的例子来说明这点。
正因为如此，在答应赠与方一些合理的同时也是对本馆读者有利的要求时，图书馆应该尽力阻止有悖于这个原则的要求，尤其是像专柜陈列赠书这种要求。每当我看到这些的专柜，真是痛心疾首，因为我们且不说这是捐赠人通过这种办法用几乎无代价地获得了个人永久纪念堂的待遇，公器私用，损害了纳税人的利益，这对图书馆工作流程、书籍的使用、读者的索取都有负面的影响，而且对赠书人本身也未必无害。
由于专柜陈列，这些赠书是使用独立的专柜名称和索书号，因此是和大库同一个分类的书籍是分开的。这不光无故地增加图书馆工作人员的工作量，并且使读者的索书过程变得复杂和不便。如果不用专柜而把赠书和本馆藏书混为一体，图书馆工作人员可以用同一的索书号为书籍上架，而读者也可以在一个分类区直接找到自己所需的书籍，这对图书馆内部工作流程和读者都方便。但是，一旦用了专柜，因为这些书和图书馆大库的藏书分开，除了图书馆工作人员在上架和索书都需要和多个地点打交道，读者也没法对本馆这个图书分类的书籍作整体的浏览，而这浏览本身就是研究的一个方面。此外，因为赠书的数量远小于大库，所以除了特殊需要，大多数的读者往往懒得特地跑到专柜去找某本书，实际上是降低了这本书的使用价值，这可能也不是所有赠书人希望见到的结果。
图书资源是一个流动的有机体，一定要不断更新而且需要和相关的其他资源相互弥补才能相得益彰。一个和主库图书分离的图书馆其实也就是一个死去的收藏，因为它得不到所在学科的新出版 图书的补充，从此也大大限制了它的实际使用率。我说的这些都是因为有一个深刻的教训：３０多年前，我馆收到了一个当地著名原住民的捐款以及收藏，包括一些手稿和其私人图书馆的图书馆。因为手稿等非出版物很有价值，所以在特藏处收藏。不过，他的私人图书馆其实就是一个工作收藏，质量普通，但当时的经手人很想得到这个收藏，并出于捐赠人是知名原住民的政治因素，就答应专设陈列室。尽管决策人员很快发现这是一个错误的决定，但再也没法收回承诺，于是就把这间房间作为阅览室和会议室，并禁止出借这些赠书或加入任何新书，让这个收藏冻结起来成为摆设，并且这个空间也可以充分利用。
再则，即使赠书完全符合图书馆的馆藏建设标准，因为毕竟是对正常图书馆的一种负担，所以在可能的情况下，应该和对方沟通，争取更多的好处，比如要求对方另外赠送一笔资金，作为及时处理赠书和为赠书编目的费用。这在美国的赠书工作中并不罕见，而且我也遇到过赠书人主动提出这点，希望借此吸引馆方接受这批赠书。
（5） 在对待一些重大而有价值的收藏时，在尽量避免那些对图书馆运作产生不利后果和有长久影响的赠书条件的同时，图书馆适度允诺对方一些合理的条件是完全可取的，但要灵活。我知道两个适度变通了的例子：一个在美国东部名校的东亚馆对重大捐献人的最高表彰也就是在该馆一面墙上挂一幅此人的肖像，但这往往意味着几十万美元以上，而且没有其他附加条件的捐款，在该馆近百年的历史上，也没有几个人留下了肖像，这个做法不仅凸显了该馆的名声，但对希望留名的捐献人也是一种激励。第二个例子，去年我们的一个姐妹学校得到了获赠一批极其珍贵的近代文献，共计7万多件珍品，很多藏品是独一无二的。该收藏中有一类藏品在国内拍卖市场上单件可拍到人民币10万元，而他有4000多件此类藏品，（这句是否可改为类似价值的有4000多件），所以整个收藏真可谓是价值连城[ University of California Berkeley Library. The Paul Kendel Fonoroff Collection for Chinese Film Studies[EB/LO]. http://exhibits.lib.berkeley.edu/spotlight/fonoroff-collection
]。捐献人是这方面的行家，认为世界上在馆藏内容等各方面能与其收藏般配的图书馆只有两个，不过由于他个人不富裕，而该收藏是他仅有的资产，他希望有偿捐赠这个收藏，用这笔钱来退休。他先联系了其中一家，但该馆刚花了一大笔钱买了一个重大收藏，在得知该收藏的内容后，自认没法支付所需的资金，所以就婉拒了。我们这个姐妹馆也没有钱，在想尽办法后也只筹到了实际价值的一个零头。但经手人员鍥而不捨，在和对方协商后提出，该校的汉学中心不定期举办一个和其收藏有关的学术研讨会，并邀请他来参加。这个研讨会已经举办了两次，而且还会继续。这的确是一个图书捐赠的出色案例。
从上面的例子来看，用精益求精的方法处理捐赠工作而且坚守图书馆自己的理念不仅能提高图书馆本身的声誉，更可以吸引更出色的捐赠人。同时，我们也应该看到遇到一个有对学术和文化有奉献精神的捐献人对图书馆建设的重要性，而这类不计个人得失的捐赠人的出现也是一个成熟的现代社会的标志，但这多少也要有社会的鼓励和培养，作为一个公共机构，图书馆其实也是有这方面社会功能的，要让人们了解如何做有社会责任的公民，而不是一味只顾自己眼前的利益。
（6）捐赠图书对负责此项工作的图书馆员有一定的专业要求。捐赠图书工作是一个很需要技巧的技术活，其关键是一定要和捐赠人有很好的沟通，并取得他们的理解和配合。诚恳对待可能捐赠图书者，并与之良好沟通是头等重要的事。即使拒绝对方，我们也必须仔细解释目前图书馆的馆藏理念和我们为什么不能接受其捐赠，千万不能一口拒绝而不给人家原因。除了这是起码的礼貌，你也不知道他是否把这赠书作为试探，以后可能会对我馆合适的捐赠尤其是赠款。我们无论结果如何，都要尽力给对方留下很好的印象。在目前对赠书的工作的把握上，我要给赠书者造成的印象是：尽管我很感谢你对我们图书馆的支持，但是作为我们这样的研究类学术图书馆，我们有严格的捐赠标准，现在是在经过精心挑选之后，才同意接受某些赠书的，这应该是被当作是对你的一种肯定和荣誉。有了这个基调，以下的商量就比较容易。另外，也可以解释当前图书馆发展的动态，比如电子期刊和书籍以及用户的使用情况对纸本书刊的影响。如果拒绝接受某人的收藏，也要提供备用方案。按照赠书的内容，我会向被拒绝的捐赠者介绍周围的几个合适的大学或公共图书馆的联系方式。另外，出于好意，我一般会直接告诉对方，先把所有期刊都当废纸回收了，因为现在没有图书馆会收纸本期刊的。很坦白地说，目前我在和捐赠方初步接洽后进入下一个环节的是少之又少，95%以上的捐赠都是拒绝的。
（7） 在决定是否接受一个捐赠之前，一定要对它有足够的了解，并据此来对它作一个初步的评估。在大多数情况下，一个有经验的馆藏馆员即使没有看实物，而单凭看书单和同捐赠者或其委托人的初步交谈，通过问一些简单的问题可以对收藏的内容有大致的了解，同时决定是否有必要发展到下一步。我一般有下面几个方面的问题： 收藏人的情况：比如是谁、从事的职业、现在有多大年纪了？他是什么时候收集这些书的？捐赠的资料的内容：是杂志还是书籍？藏书人是如何收集和使用这些书籍的？从这些问题中，我们可以获得大量的信息。根据我个人经验，赠书最大的群体是年纪比较大的学者或者是他们的家人，而从内容看，这个群体最可能捐赠的是这些人或他们父辈的工作收藏(working collection)，也就是他们以前做研究用的个人藏书。这些人里有些人可能是知名的学者，在很多人看来，这些书都是名人用过的藏书，很珍贵。但事实是：这些是捐赠人以前在研究时使用的工具参考书，因为其收集这些图书的目的是为了自用，这样就不必整天跑图书馆找自己常用的书。这类收藏对一些刚开始收集这个学科的图书馆是有用的，但对有多年馆藏建设历史研究性图书馆来说，可以说是没有价值的。美国高校图书馆一般是从内容来鉴定一个收藏的好坏，而工作收藏往往都是一些某学科常用的书籍，虽然可能都是典籍，但一般高校馆是不可能没有的，所以往往也就没有必要看实物了，因为我们毕竟不是博物馆，这些书一般也没有什么文物价值。拿中文藏书来说，我们大概也不会在书架上放两套绿皮1982中华书局版的《二十四史》。此外，鉴于书籍的文献老化问题，除非是文学作品和一些社科类书籍，大多数学术论著面临使用量呈堕崖型下降的情况，更何况大多数的10年旧学术书籍一般高校馆也都应该有，而比这更旧的书籍，尤其是10年旧的科学类书籍，特别是临床医学和计算机科学类的书籍往往内容早已过时，没有什么使用价值。
（8）在政策中一定要规定所有赠书需联系一个具体的部门或负责处理赠书的图书馆员。也就是说一定要有专人全权负责，使赠书政策的解释和具体工作的执行有一致性，而且口径一致。这有多重的意义：首先是赠书作业的流程清晰，方便捐赠者。避免捐赠者从不同的经手人那里得到不同的答案，让整个过程变得复杂，并造成不必要的矛盾，使图书馆的利益受损。另外，也可以避免赠书人有意利用图书馆没有专人全权负责，而故意用一个人的意见压另外一个人：某某上次答应接受了我的某个条件，你怎么就不行呢？如果是专人负责，就可以避免这种问题的发生。
（9）要了解捐赠人的动机和心理。现在有些捐赠人的动机并不纯正，他们往往是通过捐赠而换取某些利益。在美国，很多人往往想通过捐赠旧书也获得退税的福利，更有人是为了丰富退休以后的生活并得到社会对自我价值的承认，故意参加捐赠活动，并给人以有物品或大量钱财捐赠的假象。但在参加了很多免费的招待后，他们并没有什么具体行动。在中国，有些人可能纯是为了得到捐赠证书或者单独成列赠书的福利，还有大量的退休人员把自己生活琐记和诗歌散文集送给图书馆。这除了给自己留名，对图书馆和社会没有任何好处可言。所以，图书馆一定要在操作上滤去这些杂音，得到自己真正需要的东西。
即使赠书符合本馆的收藏内容，还是需要避免下面一些东西：过期期刊，原因前面已经说过了。还有就是机构送的现刊，原因是如果是缺期的，很难要求对方补，而且操作起来麻烦。如果本馆需要这份刊物最好自己去订，而不是眼巴巴地等某机构送你，因为即使机构的赠书还是赠书，你不能指望他年复一年一次不缺地送你。另外，即使有用的书也不能随意地加，比如某全集的零星卷，如果你真需要这套书，正确的方法是马上想办法买一套，不能因为它是“免费”的而加其中一卷。从读者看，这只能体现你的馆藏建设杂乱无章。
（10）有些赠书要特别留意。首先是机构捐赠，这类赠书严格讲应该和个人赠书完全分开而作为正常的馆藏建设的一部分，原因是这类图书的质量比较高，往往都是事先提供书单，由图书馆选书后再发送，所以图书馆并不是被动地接受，而是主动挑选图书，并拒绝自己不需要的图书，这和读者随意赠书的性质是完全不同的。另外有一类可遇不可求的赠书：推荐到某图书奖评选的图书。我们学校有几个学术图书奖的评委，他们在评审中会得到大量参赛的书籍，都是质量高的、图书馆本来就想买的学术书。当然，能得到这两类书和馆藏馆员的功底和人脉多少有关，因为你需要知道去哪里找这些书。
总之，我们应该全面地看待捐赠工作，因为和其他图书馆业务一样，这是一个不断变化中的事物，另外它是有利有弊的。特别强调的是，无论我们做图书捐赠业务还是不做，一定要因地制宜，看看什么是适合本馆情况的，并时时把图书馆的利益放在首位，只有这样才能完成我们以全方位地服务本馆读者的最终目标。
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